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Checklist pour organiser un défilé de lanternes

Un défilé de lanternes demande plus qu’une date et quelques lampions. Il faut définir le parcours, sécuriser les déplacements, gérer les inscriptions et préparer un accueil fonctionnel avant la tombée de la nuit. Cette checklist de 56 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des autorisations aux derniers essais de sonorisation. Elle inclut aussi le matériel souvent oublié : éclairage de secours, piles, gilets réfléchissants, rallonges et signalétique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Définir l’itinéraire et le point de rassemblement

    2 personnes

  • Vérifier le permis et la déclaration

  • Réserver l'espace et les sanitaires

  • Coordonner les mesures de circulation

    2 personnes

  • Rédiger les invitations

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Vérifier l’itinéraire à l’avance

    2 personnes

  • Confirmer les livraisons et les réservations

  • Imprimer la liste des participants

  • Vérifier les prévisions météo

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Rassembler le matériel

    2 personnes

  • Vérifier les lanternes

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    3 personnes

  • Aménager la table d'accueil

    2 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Installer l’éclairage et les lanternes

    3 personnes

  • Suspendre les flèches d’orientation

    2 personnes

  • Préparer le matériel de sécurité

    2 personnes

  • Tester le système de sonorisation

    2 personnes

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

Événement

  • Tenir le bureau d’inscription

    2 personnes

  • Distribuer des lanternes

    3 personnes

  • Encadrer la décoration des lanternes

    4 personnes

  • Réapprovisionner le matériel de bricolage

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Accompagner les participants jusqu’au point de départ

    4 personnes

  • Effectuer le contrôle de sécurité

    3 personnes

  • Prononcer le mot de bienvenue

  • Encadrer la procession de lanternes

    8 personnes

  • Doter les postes du parcours en personnel

    6 personnes

  • Accueillir les arrivées

    3 personnes

  • Servir des boissons chaudes

    3 personnes

  • Assurer la musique et les annonces

  • Enregistrer les objets trouvés

  • Rassembler les lanternes retrouvées

    2 personnes

  • Saluer les visiteurs à leur départ

    2 personnes

Suivi

  • Démonter le mobilier

    4 personnes

  • Éteindre l’éclairage en toute sécurité

    2 personnes

  • Laver la vaisselle et le matériel

    3 personnes

  • Trier et évacuer les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Retirer les flèches de circulation et le balisage

    2 personnes

  • Vérifier et ranger le matériel

    2 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Conserver les restes en toute sécurité

    2 personnes

  • Gérer les objets perdus

  • Informer les participants des objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 2
  • Tables pliantesqté 8
  • Chaisesqté 40
  • Bancs pliantsqté 6
  • Poubellesqté 6

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 150
  • Assiettes réutilisablesqté 120
  • Couverts réutilisablesqté 120
  • Tasses à caféqté 80

Cuisine

  • Thermosqté 6
  • Bouilloiresqté 3
  • Plateaux de serviceqté 6
  • Ciseauxqté 12
  • Couteaux de tableqté 6

Équipement

  • Enceinte portable
  • Microphone
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4

Décoration

  • Lampionsqté 130
  • Bâtons de lampionqté 130
  • Guirlandesqté 12
  • Nappesqté 8
  • Panneaux de signalisation décorésqté 12

Éclairage

  • Bougies chauffe-plat LEDqté 180
  • Guirlandes lumineuses LEDqté 8
  • Lampes de pocheqté 12
  • Piles AAqté 48

Sécurité

  • Gilets réfléchissantsqté 20
  • Trousse de premiers secours
  • Lampe de poche pour les points de parcoursqté 8
  • Ruban de balisageqté 4
  • Cônesqté 16
  • Talkies-walkiesqté 8

Matériel de bricolage

  • Tables de loisirs créatifsqté 4
  • Tabliers pour enfantsqté 20
  • Crayons de couleurqté 12
  • Feutresqté 12
  • Rouleaux de ruban adhésifqté 8
  • Rouleaux de cordeqté 4
  • Perforatricesqté 4

Inscription

  • Étiquettes nominativesqté 150
  • Marqueursqté 12
  • Presse-papiersqté 4
  • Formulaires des participantsqté 150
  • Caisse

Nettoyage

  • Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 20
  • Seauxqté 4
  • Balai et pelleqté 3
  • Sets de serpillièreqté 2
  • Gantsqté 12
  • Pinces à déchetsqté 4

Catering

  • Courses

Conseils

  • Commencez par le parcours et le point de rassemblement, puis vérifiez les autorisations, les sanitaires et les mesures de circulation avant d’envoyer les invitations. Prévoyez cette vérification plusieurs semaines à l’avance.
  • Traitez les inscriptions avec une date limite précise et demandez les besoins alimentaires en même temps. Imprimez la liste des participants le jour même afin que l’accueil dispose d’une version à jour.
  • Répartissez les bénévoles avant la semaine de l’événement : accueil, points du parcours, circulation, boissons et rangement doivent avoir chacun un responsable. Donnez aux personnes placées sur le parcours un gilet réfléchissant et une lampe.
  • Ne vous fiez pas uniquement aux lanternes pour éclairer le site. Testez les guirlandes LED, les lampes de poche, les piles AA, les rallonges et les multiprises avant l’installation, puis gardez une lampe de secours à chaque point sensible.
  • Refroidissez les boissons et préparez les encas avant l’arrivée du public, mais confirmez les livraisons et les réservations la veille. Installez les tables, chaises, poubelles et panneaux d’orientation assez tôt pour garder du temps en cas de pluie ou de problème technique.

Questions fréquentes

Quand faut-il commencer à organiser un défilé de lanternes ?
Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de définir l’itinéraire, vérifier les autorisations, réserver l’espace et les sanitaires, envoyer les invitations et répartir les bénévoles.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un défilé de lanternes ?
Prévoyez au minimum 1 bénévole par point de parcours, plus 2 personnes à l’accueil et 2 pour les boissons et les encas. Ajoutez une personne référente pour la circulation et une autre pour la sécurité afin d’éviter les postes sans responsable.
Que faut-il vérifier le jour d’un défilé de lanternes ?
Vérifiez les prévisions météo, l’itinéraire, les lanternes, les livraisons et les réservations le jour même. Faites aussi un essai de l’enceinte et du microphone, contrôlez les rallonges et installez l’éclairage avant la tombée de la nuit.
Combien de lampes et de piles prévoir pour le parcours ?
Prévoyez au moins une lampe de poche pour chaque point du parcours et un jeu de piles AA de rechange par lampe. Gardez également une lampe supplémentaire à l’accueil et dans le matériel de sécurité, car les piles faibles sont souvent découvertes trop tard.

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