Checklist voor een goed georganiseerde kunstenaarsmarkt

Een kunstenaarsmarkt organiseren vraagt vooral om strakke planning rond deelnemers, kraamindeling en de opbouw. Begin met datum, locatie en vergunningen en leg daarna vast hoeveel kunstenaars meedoen en welke ruimte elke kraam krijgt. Regel stroom, toiletten, catering en bewegwijzering ruim vooraf. In de laatste week draait alles om bevestigingen, materialen en de weersverwachting. Op de dag zelf heb je een duidelijke laad- en loszone, kraamnummers en een vaste volgorde voor het opbouwen nodig.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Vergunningen controleren
Kunstenaars uitnodigen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemerslijst bijhouden
Dieetwensen verzamelen
Plattegrond maken
2 personen
Kraamindeling toewijzen
2 personen
Bevestiging naar kunstenaars sturen
Bezoekers uitnodigen
2 personen
Sociale media publiceren
Posters verspreiden
2 personen
Catering reserveren
Toiletten controleren
Elektriciteit controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Kunstenaars laatste informatie sturen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Laad- en loszone afzetten
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Kramen opbouwen
4 personen
Kraamnummers ophangen
2 personen
Stroompunten verdelen
2 personen
Verlichting installeren
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Wegwijzers plaatsen
2 personen
Infobalie inrichten
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringruimte inrichten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Kunstenaars ontvangen
3 personen
Kunstenaars naar kramen wijzen
2 personen
Laatste veiligheidsronde uitvoeren
2 personen
Infobalie bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Programma toelichten
Catering serveren
3 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Looproutes vrijhouden
2 personen
Verlichting controleren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Kunstenaars uitchecken
2 personen
Kunstwerken veilig laten inpakken
2 personen
Catering afsluiten
2 personen
Bezoekers laten vertrekken
2 personen

Nazorg

Kramen afbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Verlichting demonteren
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Overgebleven catering opruimen
2 personen
Kunstenaarsfacturen verzamelen
Bedankbericht versturen
Foto's archiveren
Vergunningen administratief afsluiten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 30
Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 40
Biertafelsaantal 6
Klaptafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 6
Afzetpalenaantal 12
Transportkarrenaantal 4

Apparatuur

Verlengsnoerenaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Kabelhaspelsaantal 4
Accuboormachinesaantal 2
Gereedschapskistenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Kassa'saantal 2
Pinapparatenaantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
LED-bouwlampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Kraamdoekenaantal 30
Informatiebordenaantal 6
Kraamnummersaantal 30
Wegwijzerbordenaantal 8
Posthoudersaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Koelmattenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de kraamindeling zodra de aanmeldingen grotendeels binnen zijn. Reserveer per kunstenaar een genummerde plek en houd enkele meters vrij voor looppaden, wachtrijen en een laad- en loszone.
Controleer de stroombehoefte uiterlijk één week vooraf. Tel alle stroompunten op en leg verlengsnoeren, stekkerdozen en kabelhaspels zo aan dat bezoekers niet over kabels kunnen struikelen.
Stuur kunstenaars uiterlijk drie dagen voor de markt de laatste informatie. Zet daarin het aankomstuur, de ingang, het kraamnummer, de laad- en losregels, beschikbare stroom en het tijdstip waarop de markt eindigt.
Plan de opbouw achteruit vanaf de openingstijd. Trek minimaal 2 uur uit voor locatie openen, tafels en stoelen plaatsen, kramen opbouwen, kraamnummers ophangen en stroom verdelen.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal wie partytenten, kraamdoeken en verzwaring regelt. Leg ook een alternatief klaar voor kwetsbare werken, verlichting en pinapparaten bij regen of weinig licht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kunstenaarsmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en uitnodigingen voor kunstenaars. Plan de definitieve kraamindeling en praktische bevestiging uiterlijk 1 week voor de markt.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een kunstenaarsmarkt?: Reken voor een kleine tot middelgrote markt op minimaal 2 uur opbouw met een team van meerdere mensen. Bij veel kramen, partytenten of beperkte toegang is 3 tot 4 uur realistischer.
Wanneer moet ik kunstenaars uitnodigen voor een markt?: Stuur de eerste uitnodiging 6 tot 10 weken vooraf, zodat je aanmeldingen en dieetwensen tijdig kunt verwerken. Bevestig de definitieve plek, aankomsttijd en voorzieningen uiterlijk 3 dagen vooraf.
Wat moet ik regelen voor stroom op een kunstenaarsmarkt?: Breng uiterlijk 1 week vooraf in kaart welke kramen stroom nodig hebben en waar de stroompunten liggen. Regel per aansluiting passende verlengsnoeren en stekkerdozen en werk kabels vóór opening veilig weg.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.