Checklist para organizar un mercado de artistas
Un mercado de artistas necesita más que invitar a expositores y colocar unas mesas. Esta checklist te ayuda a coordinar permisos, inscripciones, distribución de puestos, difusión, catering y montaje sin dejar decisiones para el último momento. Trabaja primero con la fecha, el espacio y la lista de participantes; después confirma necesidades técnicas y dietéticas. El día del mercado, reserva tiempo para la carga, la electricidad, la señalización y la apertura del recinto.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Comprobar permisos
Invitar a artistas
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Llevar la lista de participantes
Recoger preferencias dietéticas
Hacer el plano
2 personas
Asignar la distribución de los puestos
2 personas
Enviar confirmación a los artistas
Invitar a los visitantes
2 personas
Publicar en redes sociales
Distribuir carteles
2 personas
Reservar el catering
Comprobar los baños
Comprobar la electricidad
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Enviar la información final a los artistas
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Delimitar la zona de carga y descarga
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar los puestos
4 personas
Colgar los números de los puestos
2 personas
Repartir los puntos de electricidad
2 personas
Instalar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señalizadores
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar el espacio de catering
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Recibir a los artistas
3 personas
Indicar a los artistas dónde están los puestos
2 personas
Realizar la última ronda de seguridad
2 personas
Atender el mostrador de información
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Presentar el programa
Servir el catering
3 personas
Reponer café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Mantener libres las vías de paso
2 personas
Comprobar la iluminación
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Hacer el check-out de los artistas
2 personas
Empaquetar las obras de arte de forma segura
2 personas
Cerrar catering
2 personas
Hacer que los visitantes se vayan
2 personas
Seguimiento
Desmontar los puestos
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Desmontar la iluminación
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Recoger el catering sobrante
2 personas
Recopilar las facturas de los artistas
Enviar mensaje de agradecimiento
Archivar fotos
Cerrar administrativamente los permisos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Puestos de mercadocant. 30
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesascant. 12
- Sillascant. 40
- Mesas de cervezacant. 6
- Mesas plegablescant. 4
- Percheroscant. 6
- Postes separadorescant. 12
- Carros de transportecant. 4
Equipo
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 12
- Enrollacablescant. 4
- Taladros de bateríacant. 2
- Cajas de herramientascant. 2
- Neveras portátilescant. 6
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Cajas registradorascant. 2
- Datáfonoscant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Focos LED de obracant. 6
- Linternas a pilascant. 8
Decoración
- Guirnaldascant. 10
- Manteles para puestoscant. 30
- Paneles informativoscant. 6
- Números de puestocant. 30
- Señales de orientacióncant. 8
- Portaindicioscant. 10
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 180
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Jarras para servircant. 8
Cocina
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Pinzas de servircant. 8
- Alfombrillas de refrigeracióncant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 4
- Carros de limpiezacant. 2
- Escobillas de bañocant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y la ubicación con varias semanas de margen y comprueba los permisos antes de anunciar la convocatoria. Si el espacio requiere autorización, no envíes confirmaciones definitivas a los artistas hasta tenerla.
- Define el plano cuando ya tengas la lista de participantes. Asigna cada puesto, numéralo y envía la distribución junto con la información final para que nadie llegue sin saber dónde descargar ni montar.
- Comprueba la electricidad antes del montaje: cuenta los puntos disponibles, reparte los alargadores y regletas y deja los enrollacables fuera de las zonas de paso. Lleva focos LED o linternas por si el montaje termina con poca luz.
- Confirma las necesidades dietéticas al cerrar las inscripciones y encarga el catering con tiempo suficiente para ajustar cantidades. Las tazas, vasos reutilizables, neveras portátiles y máquinas de café suelen olvidarse hasta el día anterior.
- Reserva una franja concreta para abrir el recinto, delimitar la carga y descarga, colocar mesas y sillas y montar los puestos. Haz la comprobación meteorológica el día anterior y decide entonces si necesitas carpas o cambios en la distribución.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de artistas?
- Empieza al menos 6 semanas antes. Así puedes confirmar la fecha, comprobar permisos, gestionar inscripciones, preparar el plano y avisar a los artistas con tiempo.
- ¿Cuándo debo enviar la distribución de los puestos?
- Envíala entre 5 y 7 días antes del mercado, cuando la lista de participantes esté cerrada. Incluye el número de puesto, la ubicación, el horario de llegada y la zona de carga y descarga.
- ¿Cuántos puntos de electricidad necesito para un mercado de artistas?
- Cuenta un punto por cada equipo que no pueda compartir conexión y añade al menos 2 puntos de reserva. Revisa también la longitud de los cables y mantén las regletas y alargadores fuera del paso del público.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior al mercado?
- Confirma la previsión meteorológica, el catering y la información final a los artistas. Deja reunidos los materiales, la señalización, los números de puesto, las herramientas y las linternas para no buscarlos durante el montaje.
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