Checklist pour organiser un marché des artistes

Un marché des artistes se prépare bien avant l’installation des stands. Il faut d’abord confirmer le lieu, les autorisations et les participants, puis organiser la répartition des stands, la communication et les besoins pratiques. Les derniers jours servent surtout à vérifier la météo, l’électricité, les toilettes et le matériel. Cette checklist rassemble les 68 tâches et les 46 éléments à prévoir, dans l’ordre où ils deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Vérifier les autorisations
Inviter les artistes
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Tenir à jour la liste des participants
Recueillir les besoins alimentaires
Créer le plan
2 personnes
Attribuer la répartition des stands
2 personnes
Envoyer la confirmation aux artistes
Inviter les visiteurs
2 personnes
Publier sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
2 personnes
Réserver le catering
Vérifier les toilettes
Vérifier l'électricité
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les dernières informations aux artistes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Balisage de la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les stands
4 personnes
Accrocher les numéros de stand
2 personnes
Répartir les points d'alimentation
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager l'espace traiteur
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Accueil des artistes
3 personnes
Orienter les artistes vers les stands
2 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes
Tenir le stand d’information
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Présenter le programme
Servir le service traiteur
3 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Dégager les voies de circulation
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Enregistrer le départ des artistes
2 personnes
Faire emballer les œuvres en toute sécurité
2 personnes
Clôturer le catering
2 personnes
Faire sortir les visiteurs
2 personnes

Suivi

Démonter les stands
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
Rassembler les factures des artistes
Envoyer un message de remerciement
Archiver les photos
Clôturer administrativement les autorisations

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 30
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 12
Chaisesqté 40
Tables de bièreqté 6
Tables pliantesqté 4
Portants à vêtementsqté 6
Poteaux de balisageqté 12
Chariots de transportqté 4

Équipement

Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Rallonges à enrouleurqté 4
Perceuses-visseuses sans filqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantier LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Draps de standqté 30
Panneaux d'informationqté 6
Numéros des standsqté 30
Panneaux directionnelsqté 8
Porte-affichesqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 8
Tapis rafraîchissantsqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Chariots de ménageqté 2
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant de lancer les invitations : les artistes ont besoin d’informations précises sur les horaires, l’accès et l’espace disponible pour leur stand.
Clôturez les inscriptions plusieurs semaines avant le marché. Gardez une liste à jour avec les coordonnées, les besoins alimentaires et les contraintes de chaque participant.
Préparez le plan des stands avant d’envoyer les confirmations. Réservez les emplacements en tenant compte des tables, tentes, portants et points d’alimentation nécessaires.
Transmettez les dernières informations aux artistes quelques jours avant l’événement : horaires d’arrivée, zone de chargement, numéro de stand, stationnement et personne à contacter sur place.
Prévoyez une vraie marge pour l’installation. Le jour J, commencez par ouvrir le lieu et baliser la zone de chargement, puis installez tables, chaises, stands, numéros et rallonges avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché des artistes ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de confirmer le lieu, vérifier les autorisations, inviter les artistes, traiter les inscriptions et organiser la communication.
Quand envoyer la confirmation aux artistes ?: Envoyez une première confirmation dès que leur participation et leur emplacement sont validés. Faites parvenir les informations finales 3 à 5 jours avant le marché, avec les horaires d’arrivée, le plan et les consignes de déchargement.
Combien de temps prévoir pour installer un marché des artistes ?: Prévoyez au minimum 2 à 3 heures pour installer les tables, chaises, tentes, stands, panneaux et branchements. Ajoutez du temps si la zone de chargement est éloignée ou si plusieurs artistes arrivent en même temps.
Que vérifier la veille d’un marché des artistes ?: Vérifiez les prévisions météo, les toilettes, l’électricité, le catering, les inscriptions et la présence de tout le matériel. Préparez aussi les numéros de stands, les panneaux directionnels et les dernières informations à envoyer.

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