Künstlermarkt organisieren: die Checkliste für den Ablauf
Ein Künstlermarkt braucht mehr Vorbereitung als nur Tische und Einladungen. Du koordinierst Künstler, Standflächen, Besucherinformationen, Genehmigungen, Strom und den Aufbau am Veranstaltungstag. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Ortsbestätigung bis zur letzten Kontrolle vor der Öffnung. Besonders leicht gehen Ladezonen, Kabel, Standnummern und die Erfassung von Ernährungswünschen unter, wenn sie nicht früh festgelegt werden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort bestätigen
Genehmigungen prüfen
Künstler einladen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Teilnehmerliste führen
Ernährungswünsche erfassen
Lageplan erstellen
2 Personen
Standaufteilung zuweisen
2 Personen
Bestätigung an Künstler senden
Besucher einladen
2 Personen
In sozialen Medien veröffentlichen
Poster verteilen
2 Personen
Catering reservieren
Toiletten kontrollieren
Strom überprüfen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Letzte Informationen an Künstler senden
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Event
Location öffnen
2 Personen
Lade- und Entladezone absperren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Stände aufbauen
4 Personen
Standnummern aufhängen
2 Personen
Stromanschlüsse verteilen
2 Personen
Beleuchtung installieren
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Infostand einrichten
2 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Cateringbereich einrichten
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Snacks bereitstellen
2 Personen
Künstler empfangen
3 Personen
Künstler zu den Ständen weisen
2 Personen
Letzte Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen
Infostand besetzen
2 Personen
Besucher begrüßen
2 Personen
Programm vorstellen
Catering ausgeben
3 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Laufwege freihalten
2 Personen
Beleuchtung kontrollieren
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Künstler auschecken
2 Personen
Kunstwerke sicher verpacken lassen
2 Personen
Catering abschließen
2 Personen
Besucher hinauslassen
2 Personen
Nachbereitung
Stände abbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Beleuchtung abbauen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
Künstlerrechnungen sammeln
Dankesnachricht versenden
Fotos archivieren
Genehmigungen administrativ abschließen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- MarktständeAnz. 30
- PartyzelteAnz. 4
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 40
- BiertischeAnz. 6
- KlappischeAnz. 4
- KleiderständerAnz. 6
- AbsperrpfostenAnz. 12
- TransportwagenAnz. 4
Ausstattung
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 12
- KabeltrommelnAnz. 4
- AkkuschrauberAnz. 2
- WerkzeugkistenAnz. 2
- KühlboxenAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KassenAnz. 2
- KartenlesegeräteAnz. 2
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 8
- LED-BaustrahlerAnz. 6
- BatterielaternenAnz. 8
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 10
- StandtücherAnz. 30
- InfotafelnAnz. 6
- StandnummernAnz. 30
- Wegweiser-SchilderAnz. 8
- PostenhalterAnz. 10
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 180
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- AusgießkannenAnz. 8
Küche
- ThermoskannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
- KühlmattenAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 4
- ReinigungswagenAnz. 2
- ToilettenbürstenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Standaufteilung fest, sobald die ersten Anmeldungen vorliegen. Halte eine Teilnehmerliste aktuell und sende jedem Künstler eine Bestätigung mit Standnummer, Aufbauzeit und Lageplan.
- Prüfe Genehmigungen, Stromanschlüsse und Toiletten mindestens 4 Wochen vor dem Markt. So bleibt Zeit, fehlende Ausstattung oder zusätzliche Anschlüsse zu organisieren.
- Schicke die letzten Informationen 3 bis 5 Tage vor dem Termin. Nenne darin Wetterlage, Zufahrt, Lade- und Entladezone, Aufbauzeit und eine Telefonnummer für Rückfragen.
- Plane den Aufbau rückwärts von der Öffnungszeit. Rechne für Tische, Marktstände, Standnummern und Stromverteilung mindestens 2 Stunden ein, besonders wenn Kabeltrommeln oder Zelte aufgebaut werden.
- Bereite Werkzeug, Verlängerungskabel, Kabeltrommeln und Transportwagen am Vorabend vor. Kontrolliere außerdem Kassen, Kartenlesegeräte, Beleuchtung und wiederverwendbare Becher, bevor die Location geöffnet wird.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Künstlermarkt planen?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Künstleranmeldungen, Catering und Werbung brauchen meist mehr Vorlauf als der eigentliche Aufbau.
- Wann sollte ich Künstler für den Künstlermarkt einladen?
- Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Setze eine Anmeldefrist von 3 bis 4 Wochen und bestätige die Standaufteilung danach möglichst innerhalb von 7 Tagen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Künstlermarkts?
- Plane mindestens 2 Stunden für Tische, Marktstände, Beschilderung und Strom ein. Bei Zelten, vielen Ausstellern oder einer großen Fläche sind 3 bis 4 Stunden realistischer.
- Wann sollte die Wettervorhersage geprüft werden?
- Prüfe das Wetter 48 Stunden vor dem Markt und noch einmal am Veranstaltungsmorgen. Entscheide dann über Partyzelte, Beleuchtung, zusätzliche Absperrungen und die Kommunikation an die Künstler.
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