Checklist voor een goed georganiseerd korenfestival

Een korenfestival staat of valt met afstemming tussen koren, techniek en publieksinformatie. Begin met datum en locatie, open daarna de aanmeldingen en leg per koor repertoire, optredenstijd en technische wensen vast. Werk vervolgens het programma, de catering en de vrijwilligersindeling uit. In de laatste week controleer je route, parkeren, weersverwachting en alle podium- en geluidsmaterialen. Zo voorkom je dat belangrijke details pas tijdens de opbouw boven water komen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Koren uitnodigen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Promotietekst opstellen
Promotiebeeld maken
Evenement online plaatsen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Korenprogramma samenstellen
2 personen
Optredens bevestigen
2 personen
Repertoire en tijden ontvangen
Technische wensen verzamelen
Reserveringen maken
Cateringbestelling plaatsen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek afronden
2 personen
Programma laten drukken
Route en parkeerinformatie sturen
Weersverwachting controleren
Laatste bezoekersinformatie sturen
Boodschappen doen
3 personen
Koelproducten opslaan
2 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Sleutels en toegang regelen
2 personen
Leveringen aannemen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Podiumdelen opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Infobalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Artiestenontvangst inrichten
2 personen

Event

Koren ontvangen
3 personen
Koren laten inzingen
2 personen
Publieksentree openen
4 personen
Programma's uitdelen
3 personen
Publiek naar zitplaatsen begeleiden
4 personen
Festival openen
Optredens begeleiden
3 personen
Artiesten wisselen
3 personen
Dranken serveren
4 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Servies afruimen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Pauzeprogramma aankondigen
Koren begeleiden naar rustruimte
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Laatste optreden aankondigen
Festival afsluiten
2 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
4 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Catering opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Meubilair afbreken
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Huurapparatuur retourneren
2 personen
Bedankbericht versturen
Foto's met koren delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrapaantal 2
Podiumrokaantal 2
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 180
Barkrukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 4
Afzetpalenaantal 12
Tafelkledenaantal 12

Apparatuur

Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Podiummonitorenaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 2
XLR-kabelsaantal 10
Jackkabelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Laptop
Presentatiescherm

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Zaklampenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 220
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Gebaksbordjesaantal 120
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 180
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Schaaltjesaantal 20
Serveerschalenaantal 12
Tangenaantal 8
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Festivalbanneraantal 2
Richtingsbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 80
Tafelnummersaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 10
Kleefstripsaantal 4
Markeerstiftenaantal 12
Pennenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalzakhoudersaantal 6
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag elk koor uiterlijk twee weken voor het festival om repertoire, bezetting, optredenstijd en technische wensen. Zet deze gegevens direct in één overzicht voor het programma en de geluidsploeg.
Plan de techniek niet pas op de festivaldag. Controleer vooraf of er genoeg microfoons, statieven, kabels, monitoren en stroomaansluitingen zijn en leg kabelgoten klaar voor looproutes.
Stuur de laatste bezoekersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld route, parkeren, aanvangstijd en eventuele wijzigingen in het programma, zodat de publieksbalie minder vragen krijgt.
Maak het draaiboek uiterlijk 1 week vooraf af met opbouw, soundcheck, optredens, pauzes, catering en afbouw. Geef vrijwilligers per onderdeel een starttijd en één duidelijk aanspreekpunt.
Koelproducten bewaar je pas na ontvangst gekoeld en je doet de laatste boodschappen kort voor het festival. Leg programma’s, bekers, glazen en servies op een vaste plek klaar voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik koren uitnodigen voor een korenfestival?: Stuur de uitnodiging bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf. Geef koren daarna minimaal 4 weken om zich aan te melden, zodat je nog tijd hebt om afzeggingen en het programma te verwerken.
Wanneer moet het programma van een korenfestival definitief zijn?: Rond het programma uiterlijk 3 weken voor het festival af. Laat optredens en tijden daarna nog één keer door de koren bevestigen en laat de programma’s uiterlijk 1 week vooraf drukken.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de techniek van een korenfestival?: Plan minimaal 3 uur voor opbouw en controle van podium, mengpaneel, luidsprekers, microfoons en verlichting. Reserveer daarnaast per koor 10 tot 15 minuten voor een soundcheck als de planning dat toelaat.
Wanneer stuur ik bezoekers de route- en parkeerinformatie?: Stuur de route- en parkeerinformatie uiterlijk 3 dagen voor het festival, samen met de aanvangstijd en het programma. Bij wijzigingen door weer of locatie verstuur je dezelfde informatie opnieuw zodra die bekend is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.