Checklist pour organiser un festival de chœurs

Un festival de chœurs demande de coordonner les groupes, les horaires, l’accueil du public et toute la partie technique. Cette checklist de 72 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la confirmation du lieu aux dernières courses. Vous y trouverez aussi le matériel à prévoir pour la scène, la sonorisation, l’éclairage, les repas et l’orientation des visiteurs. Commencez plusieurs semaines à l’avance : les inscriptions, les besoins techniques et le programme prennent souvent plus de temps que prévu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Inviter les chorales
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Rédiger le texte promotionnel
Créer l’image promotionnelle
Publier l’événement en ligne
Envoyer les invitations
2 personnes
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Composer le programme des chorales
2 personnes
Confirmer les prestations
2 personnes
Recevoir le programme et les horaires
Recueillir les besoins techniques
Faire les réservations
Passer la commande traiteur
Répartir les bénévoles
2 personnes
Finaliser le déroulé
2 personnes
Faire imprimer le programme
Envoyer l’itinéraire et les informations de stationnement
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les dernières informations aux visiteurs
Faire les courses
3 personnes
Stocker les produits réfrigérés
2 personnes
Préparer les programmes
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Organiser les clés et l’accès
2 personnes
Recevoir les livraisons
2 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Monter les éléments de scène
4 personnes
Raccorder la sonorisation
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Aménager l’accueil des artistes
2 personnes

Événement

Accueillir les chorales
3 personnes
Faire répéter les choristes
2 personnes
Ouvrir l'entrée du public
4 personnes
Distribuer les programmes
3 personnes
Guider le public vers les places assises
4 personnes
Ouvrir le festival
Accompagner les spectacles
3 personnes
Changer d’artistes
3 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Annoncer le programme de la pause
Accompagner les chorales vers l’espace de repos
2 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Annoncer le dernier numéro
Clôturer le festival
2 personnes
Accompagner le public vers la sortie
4 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter le mobilier
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Partager les photos avec les chorales

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escalier de podiumqté 2
Jupe de scèneqté 2
Tablesqté 12
Chaisesqté 180
Tabourets de barqté 6
Porte-manteauxqté 4
Poteaux de balisageqté 12
Nappesqté 12

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Moniteurs de scèneqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 2
Câbles XLRqté 10
Câbles jackqté 6
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Ordinateur portable
Écran de présentation

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 6
Éclairage d’ambianceqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 220
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Assiettes à pâtisserieqté 120
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 180
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Petits bolsqté 20
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 8
Pains de glaceqté 24

Décoration

Bannière du festivalqté 2
Panneaux directionnelsqté 12
Badges nominatifsqté 80
Numéros de tableqté 12
Compositions floralesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 10
Bandes adhésivesqté 4
Marqueursqté 12
Stylosqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 10
Supports de sacs poubelleqté 6
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de lancer les invitations, puis ouvrez rapidement le formulaire d’inscription : les chorales doivent connaître les horaires prévus et les conditions d’accueil dès le départ.
Demandez les besoins techniques de chaque chœur au moment de l’inscription. Prévoyez notamment les microphones, pieds de micro, retours de scène, câbles XLR, boîtiers DI et rallonges avant de finaliser le plan de scène.
Composez le programme dès que les prestations sont confirmées, puis envoyez les horaires et l’itinéraire aux chorales. Gardez une marge de 10 à 15 minutes entre deux passages pour les changements de plateau et les retards.
Recueillez les besoins alimentaires avant de passer la commande traiteur. Comptez séparément les choristes, les bénévoles et les invités, et stockez les produits réfrigérés dès leur réception.
Répartissez les bénévoles avec des rôles précis : accueil, vestiaire, scène, restauration et orientation. Préparez les programmes imprimés et vérifiez la météo 24 à 48 heures avant l’événement pour adapter les dernières consignes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de chœurs ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour confirmer le lieu, inviter les chorales, traiter les inscriptions et réserver le matériel. Commencez plus tôt si plusieurs groupes doivent coordonner leurs horaires ou leurs besoins techniques.
Quand faut-il demander les besoins techniques des chorales ?: Demandez-les dès l’inscription et fixez une date limite environ 4 semaines avant le festival. Vous aurez ainsi le temps de vérifier la table de mixage, les haut-parleurs, les moniteurs de scène, les microphones et les câbles nécessaires.
Quand finaliser le programme d’un festival de chœurs ?: Finalisez le programme 2 à 3 semaines avant l’événement, une fois les prestations et les horaires reçus. Envoyez ensuite l’itinéraire, les informations de stationnement et les dernières consignes aux chorales et aux visiteurs.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival de chœurs ?: Prévoyez au moins 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour la scène, 1 pour la restauration et 1 pour l’orientation, puis renforcez l’équipe selon le nombre de chorales et de visiteurs. Organisez la répartition au plus tard 2 semaines avant le festival.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.