Checklist para organizar un festival de coros

Organizar un festival de coros requiere coordinar actuaciones, horarios, sonido, catering y desplazamientos sin dejar decisiones para el último día. Empieza confirmando la fecha y el lugar, abre las inscripciones y reúne cuanto antes las necesidades de cada coro. Después podrás cerrar el programa, repartir responsabilidades y preparar el montaje. Esta checklist reúne 72 tareas y 62 materiales para avanzar en el orden adecuado, desde las primeras invitaciones hasta la información final para el público.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Invitar coros
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Redactar texto promocional
Crear imagen promocional
Publicar el evento online
Enviar invitaciones
2 personas
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Preparar el programa del coro
2 personas
Confirmar las actuaciones
2 personas
Recibir el repertorio y los horarios
Recopilar necesidades técnicas
Hacer reservas
Realizar el pedido de catering
Asignar voluntarios
2 personas
Cerrar el plan de trabajo
2 personas
Imprimir el programa
Enviar información de ruta y aparcamiento
Comprobar el pronóstico del tiempo
Enviar la última información a los visitantes
Hacer la compra
3 personas
Guardar los productos refrigerados
2 personas
Preparar los programas
2 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Gestionar llaves y acceso
2 personas
Recibir las entregas
2 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Montar las partes del escenario
4 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Montar la recepción de artistas
2 personas

Evento

Recibir a los coros
3 personas
Hacer vocalizar a los coros
2 personas
Abrir la entrada del público
4 personas
Repartir programas
3 personas
Guiar al público a sus asientos
4 personas
Abrir el festival
Coordinar las actuaciones
3 personas
Alternar artistas
3 personas
Servir las bebidas
4 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Anunciar el programa del descanso
Guiar al coro a la sala de descanso
2 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Anunciar la última actuación
Cerrar el festival
2 personas
Guiar al público hacia la salida
4 personas

Seguimiento

Apagar el equipo de sonido
2 personas
Recoger el catering
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desmontar el mobiliario
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Devolver el equipo alquilado
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Compartir fotos con los grupos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 12
Escalera del escenariocant. 2
Falda de escenariocant. 2
Mesascant. 12
Sillascant. 180
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 4
Postes separadorescant. 12
Mantelescant. 12

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Monitores de escenariocant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 2
Cables XLRcant. 10
Cables jackcant. 6
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Portátil
Pantalla de presentación

Iluminación

Luces LED de escenariocant. 6
Iluminación ambientalcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Linternascant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 180
Platos de postrecant. 120
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 180
Cucharones de servircant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 8
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuencoscant. 20
Bandejas de servircant. 12
Pinzascant. 8
Acumuladores de fríocant. 24

Decoración

Banner del festivalcant. 2
Señales direccionalescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 80
Números de mesacant. 12
Arreglos floralescant. 8
Guirnaldascant. 10
Tiras adhesivascant. 4
Rotuladores fosforescentescant. 12
Bolígrafoscant. 20

Limpieza

Papeleracant. 10
Soportes para bolsas de basuracant. 6
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobascant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Confirma las actuaciones y recibe el repertorio y los horarios antes de cerrar el programa. Así puedes detectar solapamientos y reservar tiempo para cambios de coro, pruebas de sonido y pausas.
Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y calcula el catering con varios días de margen. Las dietas especiales suelen olvidarse cuando el pedido se hace al final.
Recopila las necesidades técnicas de cada coro antes de contratar o reservar el equipo. Comprueba especialmente micrófonos, monitores, mesa de mezclas, cajas DI, cables y tomas eléctricas.
Asigna voluntarios a funciones concretas, como recepción, escenario, catering, aparcamiento y apoyo técnico. Cierra el plan de trabajo al menos una semana antes para que cada persona sepa su horario y punto de encuentro.
Envía la ruta, el aparcamiento y la última información a los visitantes antes del festival. Imprime los programas y prepara linternas, regletas y canaletas para cables antes de que empiece el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de coros?: Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, coros e inscripciones. Reserva el equipo, el catering y los apoyos técnicos en cuanto conozcas el número aproximado de participantes.
¿Cuándo hay que cerrar el programa del festival de coros?: Cierra el programa entre 7 y 10 días antes, cuando hayas recibido todos los repertorios, horarios y necesidades técnicas. Imprime las copias después de comprobar una última vez los nombres y el orden de las actuaciones.
¿Qué equipo de sonido necesita un festival de coros?: Como mínimo, revisa la mesa de mezclas, altavoces, monitores de escenario, micrófonos, soportes, cajas DI y cables XLR y jack. Haz una prueba completa el mismo día y deja al menos 60 minutos para resolver conexiones o ajustes.
¿Cuándo se debe enviar la información final a los visitantes?: Envía la ruta, el aparcamiento y los detalles de llegada entre 3 y 5 días antes. Si el festival depende del tiempo, comprueba el pronóstico 24 horas antes y manda una actualización final cuando sea necesario.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.