Chorfestival organisieren: die Checkliste für die Planung

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Datum und Ort, bevor du Einladungen verschickst. Öffne das Anmeldeformular anschließend mit einer klaren Frist, damit Auftritte, Chorgrößen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.
• Sammle technische Anforderungen pro Chor schriftlich und nicht erst am Veranstaltungstag. Prüfe besonders Mikrofonanzahl, Bühnenmonitore, DI-Boxen, XLR-Kabel und die benötigten Strom- und Kabelwege.
• Schließe den Ablaufplan erst ab, wenn Repertoire und Auftrittszeiten aller Chöre bestätigt sind. Plane zusätzlich Zeit für Auf- und Abgänge, Umbauten sowie kurze Verzögerungen zwischen den Auftritten ein.
• Gib das Catering auf, sobald die Anmeldungen belastbar sind, und trenne Kühlprodukte von haltbaren Einkäufen. Berücksichtige dabei die erfassten Ernährungswünsche und lege Becher, Weingläser, Kaffeetassen und Teller vor dem Einlass bereit.
• Sende die letzten Besucherinformationen wenige Tage vor dem Festival: Route, Parkmöglichkeiten, Beginn, Einlass und eventuelle Wetterhinweise. Drucke die Programme vorher und lege sie an einem festen Ausgabepunkt bereit, statt sie während des Einlasses zu sortieren.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Chorfestival organisieren?

Beginne idealerweise 6 bis 9 Monate vorher mit Datum, Ort und den ersten Choreinladungen. So bleiben mindestens 8 bis 12 Wochen für Anmeldungen, Programmplanung, Technik und Catering.

Wann müssen sich Chöre für ein Chorfestival anmelden?

Setze die Anmeldefrist etwa 10 bis 12 Wochen vor dem Festival. Fordere mit der Anmeldung auch Chorgröße, Repertoire, Auftrittsdauer, technische Anforderungen und Ernährungswünsche an.

Wie viele Mikrofone braucht man bei einem Chorfestival?

Das hängt von Chorgröße, Bühne und Abnahme ab; lege die Anzahl erst nach den technischen Rückmeldungen fest. Prüfe die Planung spätestens 4 Wochen vorher mit Mischpult, Lautsprechern, Mikrofonständern, DI-Boxen und passenden Kabeln.

Wann soll man das Programm für ein Chorfestival drucken lassen?

Lass das Programm drucken, sobald Auftrittsreihenfolge, Zeiten und beteiligte Chöre endgültig bestätigt sind, normalerweise 2 bis 3 Wochen vor dem Termin. Halte danach einige Exemplare für Änderungen oder zusätzliche Besucher zurück.

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