Korenfestival organiseren: checklist van plan tot uitvoering

Een korenfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen koren en een podium regelen. Je legt eerst datum, programma en locatie vast, daarna bevestig je optredens, vergunningen, techniek en catering. In de laatste weken verwerk je aanmeldingen, verzamel je dieetwensen en koorinformatie en publiceer je het optredenschema. Deze checklist helpt je de 80 taken in de juiste volgorde uit te voeren, zodat vrijwilligers, apparatuur, programmaboekjes en ontvangst op de dag zelf klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
3 personen
Koren benaderen
2 personen
Optredens bevestigen
2 personen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Uitnodigingen versturen
3 personen
Aanmeldingen openen
Vrijwilligers werven
2 personen
Catering reserveren
2 personen
Geluidsmateriaal reserveren
Promotie ophangen
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Koreninformatie verzamelen
2 personen
Optredenschema publiceren
Programmaboekjes maken
2 personen
Routebeschrijving versturen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Cateringbestelling plaatsen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Apparatuur ophalen
2 personen
Programmaboekjes sorteren
2 personen
Koelkasten vullen
2 personen
Koren ontvangst bevestigen

Event

Locatie openen
2 personen
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
5 personen
Podium opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Geluidsproef uitvoeren
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Cateringruimte inrichten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Hapjes klaarzetten
4 personen
Koren ontvangen
3 personen
Koren aanmelden
2 personen
Kleedruimtes aanwijzen
2 personen
Laatste podiumcontrole uitvoeren
2 personen
Publieksingang openen
3 personen
Programma uitdelen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Eerste optredens begeleiden
3 personen
Pauzedranken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Servies afruimen
3 personen
Optredens aankondigen
Koren naar podium begeleiden
2 personen
Microfoons wisselen
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Koren voorzien van water
2 personen
Finale begeleiden
4 personen
Publiek uitgeleiden
4 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Catering afsluiten
3 personen
Restanten koelen
2 personen

Nazorg

Stoelen stapelen
4 personen
Tafels inklappen
3 personen
Podium afbreken
4 personen
Geluidsmateriaal inpakken
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
4 personen
Cateringruimte schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Locatie vegen
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Apparatuur terugbrengen
2 personen
Meubilair retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Koren bedanken
2 personen
Foto's delen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrappenaantal 2
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 280
Kleedkamerrekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 80
Partytentenaantal 3
Klapbalie
Kleedkamerschermenaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
DI-boxenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 3
Laptop
Presentatiescherm
Portofoonsaantal 6
Oplaadstationsaantal 2
Handmegafoon

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 300
Bordenaantal 300
Vorkenaantal 300
Messenaantal 300
Lepelsaantal 200
Serveerschalenaantal 20
Serveerbladenaantal 8
Koffiekannenaantal 6
Theepottenaantal 4
Waterkannenaantal 10

Keuken

Snijplankenaantal 4
Kokssteekmessenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Opslagbakkenaantal 12
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Thermoskannenaantal 8
Dienbladenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Ballonpompenaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Podiumachterdoek
Naamkaartjesaantal 120
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100
Krijtbordenaantal 4
Krijtstiftenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 24
Afvalbakkenaantal 10
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompjesaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vast voordat je koren definitief bevestigt. Noteer per koor de optreeduur, aankomsttijd en technische wensen; daarmee voorkom je een schema dat later niet meer in de beschikbare podiumtijd past.
Reserveer geluidsmateriaal ruim vóór de festivaldag en controleer of luidsprekers, mengpaneel, draadloze microfoons, microfoonstatieven en DI-boxen samen inzetbaar zijn. Plan ook kabelhaspels, verlengsnoeren en stekkerdozen mee; die worden vaak pas bij de opbouw gemist.
Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk één week vooraf en wijs aparte mensen aan voor ontvangst, podiumwissels, catering en publieksinformatie. Gebruik portofoons bij een groot terrein en leg per post vast wie tijdens optredens beslissingen neemt.
Sluit de cateringbestelling pas nadat aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Tel servies en drank per verwacht aantal bezoekers, vul koelkasten vóór de ontvangst van de koren en houd een kleine reserve voor late aanmeldingen.
Stuur routebeschrijving, programma en aankomstinformatie enkele dagen vooraf naar alle koren. Sorteer programmaboekjes en richt kleedkamers met rekken, hangers en schermen in voordat het eerste koor arriveert; dat voorkomt zoeken tijdens de ontvangst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een korenfestival organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en het benaderen van koren. Plan de definitieve bevestigingen, vrijwilligersindeling en cateringbestelling in de laatste 2 tot 4 weken.
Wanneer moet ik koren uitnodigen voor een korenfestival?: Benader koren zodra datum, locatie en globale programmatijden vaststaan, bij voorkeur 4 maanden vooraf. Vraag bij de bevestiging direct koorinformatie, technische wensen en het aantal deelnemers op.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een korenfestival?: Reken minimaal op 1 coördinator, 2 mensen voor ontvangst, 2 voor podium- en kleedkamerbegeleiding en 2 voor catering en publieksinformatie. Bij meerdere podia of een groot terrein heb je per extra publieks- of backstagezone minstens 1 extra vrijwilliger nodig.
Wanneer moet het optredenschema van een korenfestival klaar zijn?: Maak een voorlopig schema zodra de optredens zijn bevestigd en publiceer de definitieve versie uiterlijk 1 week vóór het festival. Stuur daarna alleen nog wijzigingen door die invloed hebben op aankomst, techniek of optreedtijd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.