Checklist para organizar un festival de coros sin olvidos

Organizar un festival de coros exige coordinar actuaciones, permisos, espacios, sonido, voluntariado y catering en un orden concreto. Esta checklist reúne 80 tareas y 64 materiales para que puedas avanzar desde la fecha y el programa hasta la recepción de los coros. Incluye también detalles que suelen llegar tarde, como las indicaciones, las preferencias dietéticas, los camerinos y la comprobación del equipo. Úsala para repartir responsabilidades y revisar el montaje final.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
3 personas
Contactar a los coros
2 personas
Confirmar las actuaciones
2 personas
Reservar el lugar
Comprobar permisos
Enviar invitaciones
3 personas
Abrir inscripciones
Reclutar voluntarios
2 personas
Reservar el catering
2 personas
Reservar equipo de sonido
Colocar la promoción
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Recopilar información sobre los coros
2 personas
Publicar el programa de actuaciones
Hacer los folletos del programa
2 personas
Enviar indicaciones
Hacer la distribución de voluntarios
2 personas
Realizar el pedido de catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger el equipo
2 personas
Clasificar los programas de mano
2 personas
Llenar los refrigeradores
2 personas
Confirmar la recepción de coros

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Despejar la zona de carga y descarga
2 personas
Despejar el espacio del escenario
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
5 personas
Montar el escenario
4 personas
Instalar el sistema de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Realizar prueba de sonido
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar el espacio de catering
3 personas
Preparar café y té
3 personas
Preparar los aperitivos
4 personas
Recibir a los coros
3 personas
Inscribir a los coros
2 personas
Asignar vestuarios
2 personas
Realizar la última revisión del escenario
2 personas
Abrir la entrada para el público
3 personas
Repartir el programa
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
Coordinar las primeras actuaciones
3 personas
Servir bebidas del descanso
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Anunciar las actuaciones
Guiar a los coros hasta el escenario
2 personas
Cambiar micrófonos
2 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Proveer de agua a los coros
2 personas
Coordinar la final
4 personas
Despedir al público
4 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Cerrar catering
3 personas
Refrigerar los sobrantes
2 personas

Seguimiento

Apilar las sillas
4 personas
Plegar las mesas
3 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Empaquetar el material de sonido
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Limpiar la zona de catering
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Barrer el recinto
3 personas
Recoger objetos perdidos
Devolver el equipo
2 personas
Devolver el mobiliario
2 personas
Guardar los víveres sobrantes
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Agradecer a los coros
2 personas
Compartir fotos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Escaleras del escenariocant. 2
Mesascant. 12
Sillascant. 280
Percheros para camerinoscant. 4
Perchascant. 80
Carpas de fiestacant. 3
Mostrador plegable
Biombos para vestuarioscant. 4

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Cajas DIcant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Enrollacablescant. 3
Portátil
Pantalla de presentación
Walkie-talkiescant. 6
Estaciones de cargacant. 2
Megáfono de mano

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 300
Platoscant. 300
Tenedorescant. 300
Cuchilloscant. 300
Cucharascant. 200
Bandejas de servircant. 20
Bandejas de serviciocant. 8
Jarras de cafécant. 6
Teterascant. 4
Jarras de aguacant. 10

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Jarras medidorascant. 2
Cajas de almacenamientocant. 12
Neveras portátilescant. 6
Acumuladores de fríocant. 24
Termoscant. 8
Bandejascant. 8

Decoración

Guirnaldascant. 10
Globoscant. 100
Bombas para globoscant. 2
Mantelescant. 12
Telón de fondo del escenario
Tarjetas de nombrecant. 120
Cinta adhesivacant. 6
Bridascant. 100
Pizarrascant. 4
Rotuladores de tizacant. 8

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Bateríascant. 24

Limpieza

Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 2
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 24
Papeleracant. 10
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de desinfectantecant. 6

Catering

Compras

Consejos

Fija la fecha y el programa antes de abrir las inscripciones: así puedes contactar a los coros, confirmar las actuaciones y publicar horarios sin rehacer la comunicación.
Reserva el lugar, el equipo de sonido y el catering con varias semanas de margen. Comprueba también los permisos antes de enviar las invitaciones, porque cualquier restricción puede cambiar el programa.
Asigna voluntarios por turnos y zonas, no solo por tarea. Necesitarás cubrir la recepción de los coros, los camerinos, las indicaciones al público y la coordinación durante las actuaciones.
Recoge con antelación la información de cada coro y sus preferencias dietéticas. Haz el pedido de catering después de cerrar las inscripciones y revisa la lista de la compra antes de comprar.
Programa el montaje técnico y la preparación de materiales para el día anterior cuando sea posible. Prueba altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, cables y regletas, y deja clasificados los programas de mano.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de coros?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva primero el lugar y el sonido, confirma los coros y deja las últimas 2 semanas para inscripciones, catering, voluntariado, indicaciones y materiales.
¿Cuándo hay que confirmar las actuaciones de los coros?: Confírmalas al menos 6 semanas antes de la fecha. Así puedes cerrar el programa, preparar los folletos, publicar los horarios y enviar indicaciones concretas a cada coro.
¿Cuándo se debe cerrar el catering de un festival de coros?: Recoge las preferencias dietéticas hasta 10 días antes y realiza el pedido definitivo entre 5 y 7 días antes. El día anterior comprueba las cantidades, la vajilla, las bandejas y el espacio de servicio.
¿Qué hay que revisar el día del festival de coros?: Comprueba con 3 horas de antelación el escenario, las escaleras, los camerinos, las sillas y el equipo de sonido. Después llena los refrigeradores, coloca los programas y confirma la recepción de cada coro.

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