Organiser un festival de chœurs sans rien oublier

Un festival de chœurs demande une coordination précise entre les ensembles, le lieu, la technique et l’accueil du public. Commence par fixer la date et le programme, puis confirme rapidement les chorales et les prestations. Les inscriptions, les bénévoles et la restauration doivent être suivis séparément, avec des échéances claires. Cette checklist rassemble les 80 tâches et les 64 fournitures nécessaires, du premier contact avec les chorales jusqu’à l’accueil le jour du festival.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
3 personnes
Contacter les chorales
2 personnes
Confirmer les prestations
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Envoyer les invitations
3 personnes
Ouvrir les inscriptions
Recruter des bénévoles
2 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Réserver le matériel de sonorisation
Afficher la promotion
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Rassembler les informations sur les chorales
2 personnes
Publier le programme des spectacles
Réaliser les livrets du programme
2 personnes
Envoyer les indications d'accès
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Passer la commande traiteur
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer l'équipement
2 personnes
Classer les programmes
2 personnes
Remplir les réfrigérateurs
2 personnes
Confirmer l’accueil des chorales

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
5 personnes
Monter la scène
4 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Effectuer le test sonore
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Aménager l'espace traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Accueillir les chorales
3 personnes
Inscrire les chorales
2 personnes
Indiquer les vestiaires
2 personnes
Effectuer le contrôle final de la scène
2 personnes
Ouvrir l'entrée du public
3 personnes
Distribuer le programme
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Encadrer les premières prestations
3 personnes
Servir les boissons de pause
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Annoncer les spectacles
Accompagner les chorales jusqu’à la scène
2 personnes
Changer les microphones
2 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Prévoir de l’eau pour les chorales
2 personnes
Encadrer la finale
4 personnes
Accompagner le public à la sortie
4 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Clôturer le catering
3 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes

Suivi

Empiler les chaises
4 personnes
Replier les tables
3 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Emballer le matériel audio
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer l’espace de restauration
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Balayer le lieu
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
Rapporter le matériel
2 personnes
Restituer le mobilier
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Remercier les chorales
2 personnes
Partager les photos
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escaliers de scèneqté 2
Tablesqté 12
Chaisesqté 280
Portants de logeqté 4
Cintresqté 80
Tentes de réceptionqté 3
Stand pliant
Paravents de vestiaireqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 3
Ordinateur portable
Écran de présentation
Talkies-walkiesqté 6
Stations de rechargeqté 2
Mégaphone à main

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 300
Assiettesqté 300
Fourchettesqté 300
Couteauxqté 300
Cuillèresqté 200
Plateaux de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 8
Pichets à caféqté 6
Théièresqté 4
Carafes d’eauqté 10

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux d’office de chefqté 4
Couteaux à painqté 4
Verres doseursqté 2
Bacs de rangementqté 12
Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24
Thermosqté 8
Plateauxqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Pompes à ballonsqté 2
Nappesqté 12
Fond de scène
Badges nominatifsqté 120
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100
Panneaux en ardoiseqté 4
Marqueurs craieqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Pilesqté 24

Nettoyage

Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 24
Poubellesqté 10
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes de désinfectionqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le programme avant de contacter les chorales : cela leur permet de confirmer leurs disponibilités et la durée de leur prestation. Demande aussi les informations nécessaires à la présentation de chaque ensemble.
Réserve le lieu, la sonorisation et le traiteur dès que le programme se précise. Vérifie ensuite les autorisations, les accès, les espaces de loge et la circulation entre la scène, les coulisses et le public.
Fixe une date limite d’inscription et recueille les besoins alimentaires au même moment. Prévois ensuite une marge pour traiter les dossiers incomplets et transmettre le nombre final de repas au traiteur.
Répartis les bénévoles par créneaux et par missions, plutôt que de constituer une seule liste. Prévois notamment des personnes pour l’accueil des chorales, les inscriptions, les loges, la scène et l’orientation du public.
Prépare les livrets, les indications d’accès et le matériel la veille ou avant. Le jour même, classe les programmes, remplis les réfrigérateurs et confirme l’accueil de chaque chorale avant le début des prestations.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival de chœurs ?: Commence idéalement 6 à 12 mois avant la date prévue. Les chorales, le lieu, les autorisations, la sonorisation et le traiteur doivent être confirmés avant l’ouverture des inscriptions.
Combien de temps avant faut-il confirmer les chorales ?: Demande un premier accord dès que la date et le programme sont fixés, puis confirme chaque prestation au plus tard 8 à 12 semaines avant le festival. Recueille à ce moment les besoins techniques et les informations de présentation.
Quand ouvrir les inscriptions pour un festival de chœurs ?: Ouvre les inscriptions après avoir sécurisé le lieu, les horaires et les principales prestations. Une période de 4 à 8 semaines laisse généralement le temps de traiter les inscriptions et de recueillir les besoins alimentaires.
Quand préparer la sonorisation et les programmes ?: Réserve la sonorisation plusieurs semaines à l’avance et valide le plan technique avant la dernière semaine. Prépare les livrets du programme, les affichages et les indications d’accès au plus tard quelques jours avant l’événement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.