Chorfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege den Aufführungsplan nicht erst nach dem Anmeldeschluss fest. Rechne pro Chor mit einem festen Zeitfenster für Auftritt, Wechsel und Aufstellung und verschicke die Wegbeschreibung spätestens eine Woche vor dem Festival.
• Sammle Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und gib die Cateringbestellung erst nach einer geprüften Teilnehmerzahl auf. Plane zusätzlich je Person mindestens ein Trinkglas und bei längeren Einsätzen eine Tasse für das Catering ein.
• Prüfe die Technik vor dem Veranstaltungstag mit allen Signalwegen: Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Mikrofonständer, DI-Boxen und Verlängerungskabel. Eine kurze Probe mit Laptop oder Präsentationsbildschirm verhindert, dass am Einlass noch Adapter gesucht werden.
• Teile die Freiwilligen nach Schichten und Aufgaben ein, statt nur eine allgemeine Helferliste zu führen. Für Chorankunft, Umkleideräume, Bühne, Catering und Abbau braucht jeweils mindestens eine verantwortliche Person ein Funkgerät oder eine klar benannte Kontaktmöglichkeit.
• Reserviere Umkleideracks, Kleiderbügel und Trennwände frühzeitig, wenn mehrere Chöre gleichzeitig ankommen. Markiere außerdem Bühnenzugang, Umkleiden, Catering und Toiletten vor dem Einlass, damit die Helfer nicht jede Gruppe einzeln weiterleiten müssen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Chorfestival organisieren?

Beginne mindestens 6 Monate vorher mit Datum, Programm, Choranfragen und Location. Technik, Catering und Genehmigungen sollten spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin geklärt sein.

Wann soll ich die Chöre für ein Chorfestival anfragen?

Frage die Chöre direkt nach der Festlegung von Datum und Programm an, idealerweise 4 bis 6 Monate vorher. Setze eine verbindliche Rückmeldefrist von etwa 3 Wochen und bestätige danach jeden Auftritt schriftlich.

Wie viele Helfer braucht ein Chorfestival?

Plane mindestens eine verantwortliche Person für jede Kernaufgabe ein: Ankunft, Bühne, Umkleiden, Technik, Catering, Einlass und Abbau. Bei mehreren parallel ankommenden Chören sind zusätzliche Helfer für die ersten 60 bis 90 Minuten sinnvoll.

Wann müssen Programmhefte und der Aufführungsplan fertig sein?

Veröffentliche den Aufführungsplan spätestens 2 Wochen vor dem Festival, damit Chöre ihre Anreise planen können. Sortiere und verteile die Programmhefte am Vortag oder spätestens 2 Stunden vor dem Einlass.

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