Kerstsamenzang organiseren: een praktische checklist

Een kerstsamenzang vraagt meer voorbereiding dan alleen liederen kiezen en een koor regelen. Je moet de zaal, vergunningen, aanmeldingen, muziekbladen en techniek op elkaar afstemmen. Begin met datum en locatie, leg daarna koor en muzikanten vast en werk vervolgens toe naar een getest programma. Denk ook aan de ontvangst: stoelen, garderobe, koffie, dieetwensen en voldoende vrijwilligers bepalen hoe soepel de avond verloopt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Reservering van de zaal maken
Vergunningen en meldingen controleren
Verzekeringsgegevens controleren
Koor en muzikanten vastleggen
2 personen
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Kerstliederen selecteren
2 personen
Teksten van liederen verzamelen
Liedboekjes opmaken
2 personen
Liedboekjes laten printen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Catering bestellen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Drankvoorraad controleren
Geluidsapparatuur reserveren
Projector en scherm reserveren
Technische test plannen
2 personen
Plattegrond van de zaal maken
2 personen
Vluchtroutes controleren
2 personen
Toiletten en garderobe controleren
2 personen
Programma en routebeschrijving verspreiden
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten inkopen
2 personen
Zaal openen
2 personen
Licht en verwarming controleren
2 personen
Stoelen opstellen
5 personen
Tafels opstellen
3 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Podiumzone vrijmaken
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Kerstboom en decoratie plaatsen
3 personen
Lichtjes ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Projector en scherm opstellen
2 personen
Techniek testen
3 personen
Liedboekjes klaarleggen
3 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
4 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Buffet en uitgiftepunt inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Koor ontvangen
2 personen
Koor laat inzingen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Liedboekjes uitdelen
3 personen
Garderobe beheren
2 personen
Opening aankondigen
Samenzang begeleiden
4 personen
Muziek en microfoons bedienen
2 personen
Koffie en thee serveren
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tafels tussentijds afruimen
3 personen
Pauzeprogramma aankondigen
Kaarsmoment begeleiden
3 personen
Avondprogramma aankondigen
Avondsamenzang begeleiden
4 personen
Warme chocolademelk serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Laatste lied aankondigen
Bezoekers bedanken
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Garderobe leegmaken
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie veilig verwijderen
4 personen
Stoelen en tafels opruimen
5 personen
Servies verzamelen
4 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Geleende materialen verzamelen
2 personen
Geluidsapparatuur inpakken
2 personen
Projector en scherm inpakken
2 personen
Koelkasten en apparaten uitschakelen
2 personen
Deuren en ramen controleren
2 personen
Zaal afsluiten
2 personen
Retourmaterialen terugbrengen
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Gevonden voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 140
Klaptafelsaantal 14
Buffettafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 150
Krukkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 140
Schotelsaantal 140
Glazenaantal 160
Waterglazenaantal 160
Bordenaantal 160
Gebaksvorkjesaantal 160
Theelepelsaantal 160
Opscheplepelsaantal 12
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 8

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 4
Mengpaneel
Audiokabelsaantal 8
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Projector
Projectiescherm
Laptop
Powerbanksaantal 4

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 4
Kerststerrenaantal 10
Tafelkledenaantal 18
Rode servettenaantal 180

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 10
LED-kaarsenaantal 140
Staande lampenaantal 4
Batterijenaantal 40

Keuken

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 16
Serveerbladenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJsemmersaantal 4
Keukentangenaantal 6
Maatbekersaantal 3

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 4

Overig

Liedboekjesaantal 150
Naamkaartjesaantal 150
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 4
Pijlbordenaantal 12
Ducttapeaantal 4
Tie-wrapsaantal 100
Verbanddozenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, zaal en eventuele meldingen of vergunningen minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Controleer tegelijk de verzekeringsgegevens en vraag na hoeveel bezoekers de ruimte maximaal mag ontvangen.
Stel het muziekprogramma uiterlijk 4 weken vooraf samen. Verzamel de liedteksten, maak de liedboekjes op en laat ze minstens 10 dagen voor de samenzang printen, zodat je nog fouten kunt herstellen.
Plan de technische test niet op dezelfde dag als het evenement. Test luidsprekers, microfoons, mengpaneel, projector en laptop 3 tot 7 dagen vooraf en controleer of alle kabels, verlengsnoeren en stekkerdozen aanwezig zijn.
Maak 2 weken vooraf de vrijwilligersindeling met duidelijke rollen voor ontvangst, garderobe, catering, techniek en opruimen. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht en bevestig deelnemers uiterlijk 5 dagen vooraf.
Maak een plattegrond met stoelen, klaptafels, buffettafels en garderoberekken. Tel servies en drankvoorraad per onderdeel na; thermoskannen, waterkannen en extra glazen worden bij een kerstsamenzang vaak pas op het laatste moment gemist.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstsamenzang organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf met datum, zaal, vergunningen en koor. Reserveer geluidsapparatuur en projector uiterlijk 4 weken vooraf, zodat je nog alternatieven hebt als iets niet beschikbaar is.
Wanneer moet ik de liedboekjes voor een kerstsamenzang regelen?: Kies de kerstliederen en verzamel de teksten uiterlijk 4 weken vooraf. Laat de definitieve liedboekjes minstens 10 dagen voor het evenement printen en houd een kleine reserve aan voor extra bezoekers.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kerstsamenzang?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger per taakgebied: ontvangst, garderobe, catering, techniek en opruimen. Voor een grotere groep plan je per 25 tot 30 bezoekers extra hulp bij ontvangst of catering in.
Wanneer test ik de techniek voor een kerstsamenzang?: Plan de volledige technische test 3 tot 7 dagen vooraf, met koor of muzikanten als dat kan. Controleer microfoons, luidsprekers, mengpaneel, projector, laptop, kabels en stroompunten; doe op de dag zelf alleen nog een korte geluidscheck.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.