Checklist para organizar un coro navideño sin olvidos

Organizar un coro navideño requiere coordinar música, espacio, asistentes y servicio en un orden claro. Primero fija la fecha, reserva la sala y comprueba permisos y seguro; después cierra el coro, los músicos y el repertorio. Las inscripciones, las preferencias dietéticas y el catering deben quedar confirmados antes de preparar el montaje. Reserva el sonido y el proyector con tiempo, y deja una prueba técnica programada antes del evento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Hacer la reserva de la sala
Comprobar permisos y notificaciones
Comprobar los datos del seguro
Contratar al coro y a los músicos
2 personas
Preparar el programa musical
2 personas
Seleccionar villancicos
2 personas
Recopilar letras de canciones
Maquetar los cancioneros
2 personas
Imprimir los cancioneros
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el evento en línea
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar inscripciones
Reclutar voluntarios
2 personas
Hacer la distribución de voluntarios
2 personas
Pedir el catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprobar el stock de bebidas
Reservar equipo de sonido
Reservar proyector y pantalla
Planificar una prueba técnica
2 personas
Hacer el plano del salón
2 personas
Comprobar las rutas de evacuación
2 personas
Comprobar los baños y el guardarropa
2 personas
Distribuir el programa y las indicaciones de ruta
Hacer la compra
3 personas
Comprar productos frescos
2 personas
Abrir la sala
2 personas
Comprobar la luz y la calefacción
2 personas
Colocar las sillas
5 personas
Montar mesas
3 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Despejar la zona del escenario
3 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colocar el árbol de Navidad y la decoración
3 personas
Colgar luces
3 personas
Montar el equipo de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
Probar la técnica
3 personas
Dejar listos los cancioneros
3 personas
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
Preparar café y té
4 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Montar el bufé y el punto de recogida
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Recibir al coro
2 personas
El coro hace el calentamiento vocal
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Repartir cancioneros
3 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Anunciar la apertura
Dirigir el canto conjunto
4 personas
Manejar la música y los micrófonos
2 personas
Servir café y té
4 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Retirar las mesas entre tiempos
3 personas
Anunciar el programa del descanso
Guiar el momento de las velas
3 personas
Anunciar el programa de la noche
Acompañar el canto vespertino
4 personas
Servir chocolate caliente
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Anunciar la última canción
Dar las gracias a los visitantes
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
Vaciar el guardarropa
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo de sonido
2 personas
Retirar la decoración con seguridad
4 personas
Retirar sillas y mesas
5 personas
Recoger la vajilla
4 personas
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Recoger el material prestado
2 personas
Empaquetar el equipo de sonido
2 personas
Empacar proyector y pantalla
2 personas
Apagar los refrigeradores y aparatos
2 personas
Comprobar puertas y ventanas
2 personas
Cerrar el salón
2 personas
Devolver el material retornable
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Devolver los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 140
Mesas plegablescant. 14
Mesas de buffetcant. 4
Percheroscant. 3
Perchascant. 150
Taburetescant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 140
Bandejascant. 140
Vasoscant. 160
Vasos para aguacant. 160
Platoscant. 160
Tenedores de postrecant. 160
Cucharillascant. 160
Cucharonescant. 12
Termoscant. 8
Jarras de aguacant. 8

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 4
Mesa de mezclas
Cables de audiocant. 8
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Baterías externascant. 4

Decoración

Árbol de Navidad
Bolas de Navidadcant. 80
Guirnaldas de Navidadcant. 12
Coronas navideñascant. 4
Flores de Pascuacant. 10
Mantelescant. 18
Servilletas rojascant. 180

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 10
Velas LEDcant. 140
Lámparas de piecant. 4
Bateríascant. 40

Cocina

Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Jarras térmicascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 6
Bandejas de servircant. 16
Bandejas de serviciocant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 4
Neveras portátilescant. 4
Cubos de hielocant. 4
Pinzas de cocinacant. 6
Jarras medidorascant. 3

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Aspiradora
Paños de limpiezacant. 30
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de desinfectantecant. 4

Otros

Cancioneroscant. 150
Tarjetas de nombrecant. 150
Bolígrafoscant. 20
Portapapelescant. 4
Carteles direccionalescant. 12
Cinta americanacant. 4
Bridascant. 100
Botiquinescant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y la sala antes de contratar al coro: así puedes confirmar aforo, distribución de sillas, mesas y percheros sin rehacer el plano.
Prepara el repertorio con antelación suficiente para recopilar las letras, maquetar los cancioneros y hacer una impresión final. Lleva algunas copias adicionales para quienes se inscriban tarde.
Haz una prueba técnica completa antes de abrir las puertas: comprueba micrófonos, soportes, altavoces, mesa de mezclas, cables, proyector, pantalla y portátil en la misma sala.
Confirma las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de pedir el catering. Calcula también las tazas, vasos, platos, cubiertos, bandejas, termos y jarras según el número definitivo de asistentes.
Asigna voluntarios por funciones y horarios, no solo por nombre: recepción, montaje, bebidas, apoyo al coro y recogida. Ten preparado el plano del salón para que todos sepan dónde colocar sillas, mesas y equipo.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar un coro navideño?: Empieza al menos 8 semanas antes. Reserva primero la sala, revisa permisos y seguro, y contrata al coro y a los músicos antes de publicar las invitaciones.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para un coro navideño?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes del evento. Deja al menos 10 días para recibir inscripciones, preferencias dietéticas y confirmaciones.
¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido?: Programa una prueba técnica entre 3 y 7 días antes, y repite una comprobación breve el mismo día. Prueba cada micrófono, cable, altavoz, proyector y conexión del portátil.
¿Cuántos cancioneros hay que imprimir?: Imprime un cancionero por asistente confirmado y añade entre un 5 % y un 10 % de copias extra. Así tendrás margen para cambios de última hora o ejemplares dañados.

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