Boodschappenlijst voor het afscheid van een wethouder

Bij een afscheid van een wethouder heb je meer nodig dan alleen hapjes en drankjes. Gasten moeten ontvangen worden, sprekers verstaanbaar zijn en fotomateriaal zichtbaar zijn voor de hele zaal. Denk daarom naast catering aan servies, glazen, koffievoorzieningen en techniek. Deze boodschappenlijst helpt je controleren of alles klaarstaat voor ontvangst, toespraken, een cadeau-moment en het informele napraten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 4
Ontvangsttafel
Spreektafel
Kapstokkenaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Dinermessenaantal 100
Dinervorkenaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerplateausaantal 12

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Serveertangenaantal 8
Koelcontainersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Servettenhoudersaantal 10
Bloemstukkenaantal 6
Ballonnenaantal 80
Ballonnenlintaantal 2
Fotolijstjesaantal 8
Herinneringsboek
Pennenaantal 6
Cadeaupapieraantal 2
Lintaantal 2

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 6
Ledlampenaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2

Overig

Naamkaartjesaantal 90
Routebordenaantal 4
Programmaflyersaantal 100
Presentatiestandaard
Pennen voor gastenaantal 10

Catering

Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Thee assortiment - 3 dozen
- Suiker - 2 kilogram
- Zoetjes - 2 doosjes
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Citroenschijfjes - 4 citroenen
- Mineraalwater plat - 12 flessen
- Mineraalwater bruisend - 12 flessen
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 8 flessen
- Sinas - 6 flessen
- Ice tea - 6 flessen
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Pilsener - 72 flesjes
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Alcoholvrije mousserende wijn - 6 flessen
- Toastjes - 10 pakken
- Stokbroden - 12 stuks
- Roomboter - 1 kilogram
- Hummus - 2 kilogram
- Roomkaas - 1 kilogram
- Brie - 1 kilogram
- Jonge kaas - 2 kilogram
- Gekookte ham - 1 kilogram
- Gerookte kipfilet - 1 kilogram
- Druiven - 4 kilogram
- Appels - 40 stuks
- Komkommer - 8 stuks
- Cherrytomaten - 3 kilogram
- Gemengde sla - 3 kilogram
- Aardappelsalade - 4 kilogram
- Pastasalade - 4 kilogram
- Groenteschotel - 4 kilogram
- Veganistische hapjes - 80 stuks
- Miniquiches - 100 stuks
- Gehaktballetjes - 100 stuks
- Paprikachips - 4 zakken
- Naturelchips - 4 zakken
- Gezouten noten - 2 kilogram
- Olijven - 2 kilogram
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Dipsaus - 4 bakken
- Slagroom - 12 bussen
- Gebak en petitfours - 100 stuks
- Vers fruit voor dessert - 5 kilogram
- IJsblokjes - 15 kilogram
- Cocktailprikkers - 2 dozen
- Koffiefilters - 2 pakken
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Vaatwastabletten - 1 pak
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 2 rollen
- Handzeep - 4 flacons
- Handdoekpapier - 4 pakken

Tips

Plan per aanwezige twee tot drie drankjes voor het eerste uur en daarna ongeveer één drankje per uur. Zet water naast wijn en andere dranken klaar, zodat je niet alleen op gekoelde flessen hoeft te rekenen.
Reserveer de geluidsinstallatie, draadloze microfoons en luidsprekers uiterlijk twee weken vooraf. Test laptop, beamer, projectiescherm, verlengkabels en stekkerdozen minstens één dag voor het afscheid samen met de presentator.
Tel voor elke gast één dinerbord, dessertbord, waterglas, wijnglas, koffiekopje, mes en vork, plus ongeveer 10 procent extra. Die reserve vangt breuk, een gevallen servet of een onverwachte extra gast op.
Leg het cadeau, de cadeaukaart en een pen uiterlijk op de dag ervoor bij de ontvangsttafel. Laat de cadeaukaart vooraf ondertekenen; tijdens het programma ontbreekt daar meestal de tijd voor.
Print programma’s en naamkaartjes vijf tot tien procent boven het bevestigde aantal gasten. Leg routeborden, dieetoverzicht en een aparte plek voor afvalbakken klaar voordat de eerste gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel servies heb ik nodig voor een afscheid van een wethouder?: Reken per gast op één dinerbord, dessertbord, koffiekopje, waterglas en wijnglas, plus één mes en één vork. Neem voor elk onderdeel 10 procent extra; bij 50 gasten zijn dat bijvoorbeeld 55 exemplaren per onderdeel.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een afscheid van een wethouder?: Voor het eerste uur kun je rekenen op twee tot drie drankjes per persoon en daarna één drankje per uur. Voor 50 gasten tijdens een bijeenkomst van drie uur komt dat neer op ongeveer 200 tot 250 drankjes, verdeeld over water, alcoholvrije dranken en alcoholische opties.
Wanneer moet ik de techniek voor toespraken en foto’s regelen?: Reserveer geluidsinstallatie, microfoons, luidsprekers, beamer en scherm uiterlijk twee weken vooraf. Test alle apparatuur, inclusief laptop, verlengkabels en stekkerdozen, minstens één dag voor het afscheid.
Wanneer moet ik programma’s en naamkaartjes printen?: Print ze zodra de aanmeldingen zijn gesloten en het programma definitief is, meestal vijf tot zeven dagen vooraf. Houd 5 tot 10 procent extra exemplaren aan voor wijzigingen of onverwachte gasten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.