Weihnachtssingen organisieren: die vollständige Checkliste

Beim Weihnachtssingen greifen Musikprogramm, Saalplanung und Bewirtung ineinander. Lege zuerst Termin und Ort fest, kläre Genehmigungen und reserviere Chor, Musiker sowie die benötigte Technik. Danach folgen Liedertexte, Einladungen und Anmeldungen. Plane spätestens in der letzten Woche einen Techniktest und prüfe Getränke, Geschirr und die Einteilung der Freiwilligen. Die Checkliste führt dich durch alle 95 Aufgaben und 66 benötigten Gegenstände.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Saalreservierung vornehmen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
Versicherungsdaten prüfen
Chor und Musiker festlegen
2 Personen
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
Weihnachtslieder auswählen
2 Personen
Liedtexte sammeln
Liederhefte zusammenstellen
2 Personen
Liederhefte drucken lassen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Veranstaltung online veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Anmeldungen bestätigen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
Catering bestellen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Getränkevorrat prüfen
Tonanlage reservieren
Projektor und Leinwand reservieren
Technischen Test planen
2 Personen
Saalplan erstellen
2 Personen
Fluchtwege überprüfen
2 Personen
Toiletten und Garderobe kontrollieren
2 Personen
Programm und Wegbeschreibung verteilen
Einkaufen gehen
3 Personen
Frische Produkte einkaufen
2 Personen
Saal öffnen
2 Personen
Licht und Heizung kontrollieren
2 Personen
Stühle aufstellen
5 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Bühnenbereich freimachen
3 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Weihnachtsbaum und Dekoration aufstellen
3 Personen
Lichter aufhängen
3 Personen
Tonanlage aufbauen
3 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Projektor und Leinwand aufbauen
2 Personen
Technik testen
3 Personen
Liederbücher bereitlegen
3 Personen
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
4 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Buffet und Ausgabestelle einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Empfangstheke einrichten
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

Chor empfangen
2 Personen
Chor einsingen lassen
2 Personen
Besucher begrüßen
4 Personen
Anmeldungen abhaken
2 Personen
Liederhefte verteilen
3 Personen
Garderobe verwalten
2 Personen
Eröffnung ankündigen
Gemeindegesang begleiten
4 Personen
Musik und Mikrofone bedienen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
4 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Tische zwischendurch abräumen
3 Personen
Pausenprogramm ankündigen
Kerzenmoment begleiten
3 Personen
Abendprogramm ankündigen
Abendliches Singen begleiten
4 Personen
Heiße Schokolade servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Letztes Lied ankündigen
Besucher bedanken
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
Garderobe leeren
2 Personen

Nachbereitung

Tonanlage ausschalten
2 Personen
Dekoration sicher entfernen
4 Personen
Stühle und Tische wegräumen
5 Personen
Geschirr sammeln
4 Personen
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Geliehene Materialien einsammeln
2 Personen
Tonausrüstung einpacken
2 Personen
Projektor und Leinwand einpacken
2 Personen
Kühlschränke und Geräte ausschalten
2 Personen
Türen und Fenster kontrollieren
2 Personen
Saal abschließen
2 Personen
Retourmaterialien zurückbringen
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Fundsachen zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 140
KlappischeAnz. 14
BuffetischeAnz. 4
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 150
HockerAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 140
ServierplattenAnz. 140
GläserAnz. 160
WassergläserAnz. 160
TellerAnz. 160
GebäckgabelnAnz. 160
TeelöffelAnz. 160
ServierlöffelAnz. 12
ThermoskannenAnz. 8
WasserkannenAnz. 8

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
Mischpult
AudiokabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
Projektor
Projektionsleinwand
Laptop
PowerbanksAnz. 4

Dekoration

Weihnachtsbaum
WeihnachtskugelnAnz. 80
WeihnachtsgirlandenAnz. 12
WeihnachtskränzeAnz. 4
WeihnachtssterneAnz. 10
TischdeckenAnz. 18
Rote ServiettenAnz. 180

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 10
LED-KerzenAnz. 140
StehlampenAnz. 4
BatterienAnz. 40

Küche

WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
ThermokannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 16
ServiertablettsAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
EiskübelAnz. 4
KüchenzangenAnz. 6
MessbecherAnz. 3

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Staubsauger
PutzlappenAnz. 30
HandseifenspenderAnz. 4
DesinfektionsspenderAnz. 4

Sonstiges

LiederbücherAnz. 150
NamensschilderAnz. 150
StifteAnz. 20
KlemmbretterAnz. 4
WegweiserAnz. 12
GewebeklebebandAnz. 4
KabelbinderAnz. 100
Erste-Hilfe-KästenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Musikprogramm fest, bevor du die Liederhefte drucken lässt. Sammle die Liedtexte, wähle die Weihnachtslieder aus und rechne für Druck und Korrekturen mindestens 2 bis 3 Wochen ein.
Reserviere Tonanlage, Projektor und Leinwand nicht erst kurz vor dem Termin. Plane den technischen Test spätestens 7 Tage vorher und prüfe dabei Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Audiokabel und Verlängerungskabel.
Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen. Bestätige die Teilnahme spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Weihnachtssingen und gib dem Catering die endgültige Personenzahl weiter.
Erstelle den Saalplan vor dem Aufbau. Berücksichtige Stühle, Klapptische, Buffetische, Garderobenständer und Kleiderbügel, damit Einlass, Mitsingen und Bewirtung nicht denselben Platz benötigen.
Teile die Freiwilligen nach konkreten Zeitfenstern ein: mindestens eine Person für Einlass und Anmeldungen, eine für Technik und zwei für Buffet sowie Getränke. Lege die Einteilung spätestens 1 Woche vorher schriftlich fest.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Weihnachtssingen organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Saal, Chor oder Musiker und Technik sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin feststehen, damit Einladungen und Anmeldungen rechtzeitig starten können.
Wann soll ich die Liederhefte für das Weihnachtssingen drucken lassen?: Drucke die Liederhefte etwa 2 bis 3 Wochen vorher. Bis dahin sollten Weihnachtslieder, Liedtexte und Reihenfolge vollständig geprüft sein; halte zusätzlich 5 bis 10 Prozent Ersatzexemplare bereit.
Wie viele Helfer braucht man für ein Weihnachtssingen?: Für eine kleine Veranstaltung solltest du mindestens 4 Freiwillige einteilen: zwei für Einlass und Saal, eine Person für die Technik und eine für Buffet und Getränke. Bei mehr als 50 Gästen kommen pro Bereich meist 1 bis 2 weitere Helfer hinzu.
Wann muss die Technik beim Weihnachtssingen getestet werden?: Plane den vollständigen Techniktest spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung und einen kurzen Funktionstest am Veranstaltungstag. Prüfe Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Projektor, Laptop, Kabel und Stromversorgung mit dem tatsächlichen Musikprogramm.

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