Organiser une chorale de Noël, étape par étape

Une chorale de Noël demande plus qu’un programme de chants : il faut réserver la salle, vérifier les autorisations, coordonner les musiciens et préparer l’accueil du public. Cette checklist de 95 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations au test technique. Vous y trouverez aussi les éléments souvent oubliés, comme les livrets imprimés, le plan de salle, les besoins alimentaires et le stock de verres, tasses et boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Réserver la salle
Vérifier les autorisations et les déclarations
Vérifier les informations d'assurance
Réserver la chorale et les musiciens
2 personnes
Établir le programme musical
2 personnes
Sélectionner les chants de Noël
2 personnes
Rassembler les paroles des chansons
Mettre en page les livrets de chants
2 personnes
Faire imprimer les livrets de chansons
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’événement en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Recruter des bénévoles
2 personnes
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Vérifier le stock de boissons
Réserver le matériel de sonorisation
Réserver le projecteur et l'écran
Planifier un test technique
2 personnes
Établir le plan de la salle
2 personnes
Vérifier les issues de secours
2 personnes
Vérifier les toilettes et le vestiaire
2 personnes
Distribuer le programme et l’itinéraire
Faire les courses
3 personnes
Acheter des produits frais
2 personnes
Ouvrir la salle
2 personnes
Vérifier l’éclairage et le chauffage
2 personnes
Installer les chaises
5 personnes
Installer les tables
3 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Dégager la zone du podium
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer le sapin de Noël et la décoration
3 personnes
Accrocher les lumières
3 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
Tester la technique
3 personnes
Préparer les livrets de chants
3 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer le café et le thé
4 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Aménager le buffet et le point de service
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir la chorale
2 personnes
Faire chanter le chœur
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Distribuer les livrets de chansons
3 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Accompagner le chant en commun
4 personnes
Gérer la musique et les micros
2 personnes
Servir le café et le thé
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Dégager les tables au fil de l’événement
3 personnes
Annoncer le programme de la pause
Animer le moment des bougies
3 personnes
Annoncer le programme du soir
Accompagner le chant du soir
4 personnes
Servir du chocolat chaud
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Annoncer la dernière chanson
Remercier les visiteurs
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Vider le vestiaire
2 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Retirer la décoration en toute sécurité
4 personnes
Ranger les chaises et les tables
5 personnes
Rassembler la vaisselle
4 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le matériel audio
2 personnes
Emballer le projecteur et l’écran
2 personnes
Éteindre les réfrigérateurs et les appareils
2 personnes
Vérifier les portes et les fenêtres
2 personnes
Fermer la salle
2 personnes
Rapporter le matériel de retour
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Rendre les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 140
Tables pliantesqté 14
Tables de buffetqté 4
Portantsqté 3
Cintresqté 150
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 140
Plateauxqté 140
Verresqté 160
Verres à eauqté 160
Assiettesqté 160
Fourchettes à gâteauqté 160
Cuillères à caféqté 160
Louchesqté 12
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Table de mixage
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Batteries externesqté 4

Décoration

Sapin de Noël
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 4
Étoiles de Noëlqté 10
Nappesqté 18
Serviettes rougesqté 180

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Bougies LEDqté 140
Lampadairesqté 4
Pilesqté 40

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Plateaux de serviceqté 16
Plateaux de serviceqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Glacièresqté 4
Seaux à glaceqté 4
Pinces de cuisineqté 6
Verres doseursqté 3

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes de désinfectionqté 4

Autre

Livrets de chansonsqté 150
Badges nominatifsqté 150
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Ruban adhésifqté 4
Attaches-câblesqté 100
Trousses de premiers secoursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réservez la salle, la chorale et les musiciens avant d’envoyer les invitations. Prévoyez ensuite le temps nécessaire pour obtenir les autorisations et vérifier l’assurance.
Préparez les livrets dès que la sélection des chants est arrêtée. Comptez un exemplaire par participant, avec quelques copies supplémentaires pour les arrivées de dernière minute.
Fixez une date limite d’inscription et confirmez les participants avant de commander le catering. Demandez les besoins alimentaires au moins 7 jours avant le concert.
Planifiez le test technique quelques jours avant l’événement, pas le jour même. Vérifiez les microphones, pieds de micro, haut-parleurs, câbles, rallonges, multiprises, projecteur et écran.
Dessinez le plan de la salle avant l’installation : chaises pour le public, tables de buffet, portants avec cintres et emplacement des musiciens. Gardez un passage dégagé vers l’entrée et le buffet.

Questions fréquentes

Quand réserver une salle pour une chorale de Noël ?: Réservez la salle au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue, surtout si le concert a lieu en décembre. Vérifiez immédiatement les horaires d’accès, le rangement du mobilier et les éventuelles contraintes techniques.
Combien de temps avant envoyer les invitations à une chorale de Noël ?: Envoyez les invitations 4 à 6 semaines avant l’événement. Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant le concert afin de confirmer les effectifs et le catering.
Quand imprimer les livrets de chants de Noël ?: Finalisez les chants et les paroles 3 à 4 semaines avant la représentation. Faites imprimer les livrets au plus tard 7 jours avant, avec 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires.
Quand faire le test de son pour une chorale de Noël ?: Organisez un test technique entre 3 et 7 jours avant le concert, puis prévoyez une vérification sur place le jour même. Testez chaque microphone, les haut-parleurs, la table de mixage, le projecteur et toutes les connexions.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.