Afscheid van een wethouder organiseren: checklist
Een afscheid van een wethouder vraagt om meer dan een uitnodiging en een paar toespraken. Je regelt tegelijk de gastenlijst, aanmeldingen, catering, techniek, fotopresentatie en het cadeau voor de eregast. Werk terug vanaf de datum: reserveer eerst de locatie en leg sprekers vast, verzamel daarna dieetwensen en toespraken. In de laatste week controleer je de zaalindeling, naamkaartjes, programma’s, routeborden en audiovisuele apparatuur. Met deze checklist houd je overzicht over de 71 taken en 59 benodigde spullen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Gastenlijst opstellen
2 personen
Locatie reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Aanmeldingen bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Sprekers uitnodigen
Sprekers bevestigen
Toespraken verzamelen
Programma samenstellen
2 personen
Muziek voor ontvangst kiezen
Catering reserveren
Menu met cateraar afstemmen
2 personen
Zaalindeling bepalen
2 personen
Zitplaatsen voor eregast bepalen
Cadeau voor wethouder regelen
2 personen
Cadeaukaart ondertekenen
3 personen
Fotomateriaal verzamelen
2 personen
Fotopresentatie samenstellen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Programma's printen
Routeborden voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Cadeau inpakken
2 personen
Zaal schoonmaken
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Podiumhoek inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Presentatie klaarzetten
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Toiletten controleren
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
Briefing cateringteam geven
3 personen
Event
Gasten ontvangen
4 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Programma aankondigen
Toespraken begeleiden
2 personen
Presentatie afspelen
Cadeau overhandigen
3 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies inzamelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dessert serveren
3 personen
Afscheidswoord aankondigen
Afscheidswoord begeleiden
Gasten uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Restanten veilig verpakken
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Geleende materialen terugbrengen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
Bedankberichten versturen
Foto's delen met wethouder
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 90
- Buffettafelsaantal 4
- Ontvangsttafel
- Spreektafel
- Kapstokkenaantal 3
- Afvalbakkenaantal 6
Servies
- Dinerbordenaantal 100
- Dessertbordenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 100
- Waterglazenaantal 120
- Wijnglazenaantal 100
- Koffielepelsaantal 100
- Dinermessenaantal 100
- Dinervorkenaantal 100
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerplateausaantal 12
Apparatuur
- Geluidsinstallatie
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 3
- Serveertangenaantal 8
- Koelcontainersaantal 2
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Aluminiumfolieaantal 2
Decoratie
- Tafelkledenaantal 10
- Servettenhoudersaantal 10
- Bloemstukkenaantal 6
- Ballonnenaantal 80
- Ballonnenlintaantal 2
- Fotolijstjesaantal 8
- Herinneringsboek
- Pennenaantal 6
- Cadeaupapieraantal 2
- Lintaantal 2
Verlichting
- Sfeerverlichtingaantal 6
- Ledlampenaantal 4
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Microvezeldoekenaantal 12
- Bezemaantal 2
- Blik en vegeraantal 2
Overig
- Naamkaartjesaantal 90
- Routebordenaantal 4
- Programmaflyersaantal 100
- Presentatiestandaard
- Pennen voor gastenaantal 10
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan het programma voordat je de techniek definitief vastlegt. Reserveer voor elke spreker een concreet tijdsblok en houd ruimte voor ontvangst, fotopresentatie en het overhandigen van het cadeau.
- Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding en geef het definitieve aantal gasten en menu tijdig door aan de cateraar. Zo voorkom je dat speciale maaltijden pas op de dag zelf moeten worden geregeld.
- Test laptop, beamer, projectiescherm, geluidsinstallatie en draadloze microfoons niet alleen op stroom, maar ook met de echte presentaties en geluidsfragmenten. Leg verlengkabels en stekkerdozen vooraf op de juiste plek.
- Maak een aparte ontvangsttafel met naamkaartjes en programma’s en controleer of routeborden vanaf de ingang zichtbaar zijn. Een ontbrekend bord of een stapel programma’s zonder duidelijke plek zorgt direct voor onrust bij binnenkomst.
- Regel het cadeau en de cadeaukaart enkele dagen vóór het afscheid. Laat de cadeaukaart alvast ondertekenen en wijs één persoon aan die het cadeau bewaart en op het juiste moment naar de spreektafel brengt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een afscheid van een wethouder organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 10 weken van tevoren. Reserveer dan de locatie, nodig sprekers uit en verstuur de uitnodigingen; in de laatste 7 dagen werk je aantallen, catering, programma en techniek definitief af.
- Hoeveel drank heb je nodig voor een afscheid van een wethouder?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel daarnaast koffie, thee en water apart mee en zet gekoelde dranken uiterlijk 2 uur voor ontvangst koud.
- Wanneer moet je toespraken en fotomateriaal verzamelen?
- Vraag toespraken en fotomateriaal uiterlijk 2 weken vooraf op. Plan minimaal 3 dagen voor het afscheid een controle van de fotopresentatie op de laptop en het projectiescherm, zodat ontbrekende bestanden nog kunnen worden aangevuld.
- Wat moet je op de dag van het afscheid van een wethouder controleren?
- Controleer 2 tot 3 uur voor aanvang de zaalindeling, ereplaats, naamkaartjes, programma’s, catering, dranken, cadeau en routeborden. Test daarna alle microfoons en de volledige fotopresentatie met de aanwezige apparatuur.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!