Zo organiseer je een goed afscheid van een wethouder

Begin 6 tot 8 weken vooraf met de gastenlijst, locatie en gewenste opzet van het programma. Daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen, sprekers en de afstemming met de cateraar. Plan in de laatste twee weken vooral de details: toespraken verzamelen, fotomateriaal monteren, naamkaartjes en programma’s printen en de techniek testen. Wijs op de dag zelf één organisator aan voor het programma en één persoon voor ontvangst en praktische vragen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst opstellen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Aanmeldingen bevestigen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Sprekers uitnodigen
8
Sprekers bevestigen
9
Toespraken verzamelen
10
Programma samenstellen
2 personen
11
Muziek voor ontvangst kiezen
12
Catering reserveren
13
Menu met cateraar afstemmen
2 personen
14
Zaalindeling bepalen
2 personen
15
Zitplaatsen voor eregast bepalen
16
Cadeau voor wethouder regelen
2 personen
17
Cadeaukaart ondertekenen
3 personen
18
Fotomateriaal verzamelen
2 personen
19
Fotopresentatie samenstellen
2 personen
20
Techniek testen
2 personen
21
Naamkaartjes maken
2 personen
22
Programma's printen
23
Routeborden voorbereiden
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Dranken koud zetten
2 personen
26
Hapjes voorbereiden
3 personen
27
Cadeau inpakken
2 personen
28
Zaal schoonmaken
2 personen
29
Tafels opstellen
4 personen
30
Stoelen plaatsen
4 personen
31
Buffettafels inrichten
3 personen
32
Servies klaarzetten
2 personen
33
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
34
Versiering ophangen
3 personen
35
Podiumhoek inrichten
2 personen
36
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
37
Presentatie klaarzetten
38
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
39
Toiletten controleren
40
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
41
Briefing cateringteam geven
3 personen

Event

42
Gasten ontvangen
4 personen
43
Aanmeldingen afvinken
2 personen
44
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Programma aankondigen
47
Toespraken begeleiden
2 personen
48
Presentatie afspelen
49
Cadeau overhandigen
3 personen
50
Groepsfoto maken
2 personen
51
Buffet openen
2 personen
52
Buffet aanvullen
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Servies inzamelen
2 personen
55
Koffie en thee serveren
2 personen
56
Dessert serveren
3 personen
57
Afscheidswoord aankondigen
58
Afscheidswoord begeleiden
59
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

60
Restanten veilig verpakken
2 personen
61
Decoratie verwijderen
3 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Afval verzamelen
2 personen
65
Zaal schoonmaken
3 personen
66
Techniek uitschakelen
2 personen
67
Geleende materialen terugbrengen
2 personen
68
Huurmaterialen retourneren
2 personen
69
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
70
Bedankberichten versturen
71
Foto's delen met wethouder

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 4
Ontvangsttafel
Spreektafel
Kapstokkenaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Dinermessenaantal 100
Dinervorkenaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerplateausaantal 12

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Serveertangenaantal 8
Koelcontainersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Servettenhoudersaantal 10
Bloemstukkenaantal 6
Ballonnenaantal 80
Ballonnenlintaantal 2
Fotolijstjesaantal 8
Herinneringsboek
Pennenaantal 6
Cadeaupapieraantal 2
Lintaantal 2

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 6
Ledlampenaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2

Overig

Naamkaartjesaantal 90
Routebordenaantal 4
Programmaflyersaantal 100
Presentatiestandaard
Pennen voor gastenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer meteen of er plaats is voor een spreektafel, beamer en projectiescherm en of verlengkabels en stekkerdozen beschikbaar zijn.
Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en geef de cateraar uiterlijk 10 dagen vooraf het verwachte aantal gasten. Bevestig daarna het definitieve aantal en menu schriftelijk.
Leg sprekers een uiterste aanleverdatum op van 7 dagen voor het afscheid. Zo kun je toespraken ordenen, het programma maken en een eventuele fotopresentatie op tijd testen.
Plan de techniek minimaal 2 uur voor ontvangst in. Test beide draadloze microfoons, het geluid, de laptop, de beamer en het projectiescherm met precies de bestanden die tijdens het programma worden gebruikt.
Regel het cadeau en de cadeaukaart uiterlijk 1 week vooraf. Laat de kaart daarna door meerdere betrokkenen ondertekenen en leg het cadeau op de dag zelf op een vaste plek bij de spreektafel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een afscheid van een wethouder?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Reserveer dan de locatie, maak de gastenlijst en nodig sprekers uit; de laatste 7 dagen gebruik je voor definitieve aantallen, toespraken en techniek.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor het afscheid van een wethouder?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Vraag om aanmelding met een duidelijke sluitingsdatum, bijvoorbeeld 10 dagen voor het afscheid, zodat catering en zaalindeling kunnen worden vastgelegd.
Hoeveel tijd heb je nodig om de techniek voor een afscheid te testen?: Plan minstens 2 uur vóór de ontvangst voor de technische controle. Test microfoons, luidsprekers, laptop, beamer en fotopresentatie op de echte opstelling en controleer ook alle kabels en aansluitingen.
Wanneer moet je toespraken en fotomateriaal verzamelen?: Vraag toespraken en foto’s uiterlijk 7 dagen vooraf op. Gebruik de laatste week om de volgorde van de toespraken en fotopresentatie af te ronden en maak op de dag zelf een reservekopie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.