Wat heb je nodig voor een algemene ledenvergadering?

Voor een algemene ledenvergadering heb je meer nodig dan tafels en stoelen. Naast de vergaderopstelling regel je registratie, stemmingen, presentatieapparatuur en geprinte stukken. Bepaal uiterlijk enkele dagen vooraf het definitieve aantal aanwezigen, zodat je koffie, water, servies en catering kunt afstemmen. Controleer techniek en kabels vooraf op de locatie; een ontbrekende HDMI-kabel of stekkerdoos valt meestal pas op als de vergadering begint.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Vergadertafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Registratietafel
Buffettafelsaantal 3
Spreektafel
Stembureau
Garderoberekaantal 2

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelaantal 4
Stekkerdoosaantal 4
Draadloze microfoonaantal 2
Microfoonstandaard
Luidsprekeraantal 2
Powerbankaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 80
Waterglazenaantal 70
Bordenaantal 80
Koffielepelsaantal 70
Theelepelsaantal 40
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Opscheplepelsaantal 8
Karaffenaantal 8
Thermoskannenaantal 5

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Koelboxenaantal 3
Serveerschalenaantal 10
Serveerschalen met dekselaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Tangenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Koelelementenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Naamkaartjesaantal 70
Tafelnummerkaartenaantal 8
Bloemstukkenaantal 4
Richtingsbordenaantal 6
Informatiebord

Catering

Koffieaantal 3
Theedoosaantal 2
Suikerpottenaantal 3
Melkkannetjesaantal 4
Boodschappen
- Koffiebonen - 3 pakken
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 2 pakken
- Melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Citroen - 6 stuks
- Mineraalwater plat - 8 flessen
- Mineraalwater bruisend - 6 flessen
- Cola - 4 flessen
- Cola Zero - 4 flessen
- Sinas - 3 flessen
- Tonic - 2 flessen
- Appelsap - 3 pakken
- Druivensap - 2 pakken
- Bier - 5 kratten
- Alcoholvrij bier - 2 kratten
- Witte wijn - 8 flessen
- Rode wijn - 4 flessen
- Rosé - 4 flessen
- Bitter lemon - 2 flessen
- IJsblokjes - 10 zakken
- Roomboter - 500 gram
- Roomkaas - 4 bakjes
- Jonge kaas - 1,5 kilo
- Brie - 500 gram
- Hummus - 6 bakjes
- Pindakaas - 1 pot
- Aardbeienjam - 2 potten
- Honing - 1 pot
- Stokbrood - 12 stuks
- Mini-broodjes - 100 stuks
- Volkorenbrood - 4 broden
- Wraps - 5 pakken
- Kipfiletbeleg - 1 kilo
- Ham - 1 kilo
- Gerookte zalm - 500 gram
- Komkommer - 8 stuks
- Tomaten - 2 kilo
- Paprika - 8 stuks
- Rucola - 6 zakken
- Gemengde sla - 4 zakken
- Rode ui - 4 stuks
- Olijven - 3 potten
- Augurken - 2 potten
- Druiven - 3 kilo
- Appels - 50 stuks
- Bananen - 30 stuks
- Mandarijnen - 40 stuks
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Tortillachips - 5 zakken
- Zoute pinda's - 4 zakken
- Borrelnootjes - 4 zakken
- Rijstcrackers - 4 zakken
- Kaasstengels - 5 pakken
- Mini-quiches - 100 stuks
- Vegetarische bladerdeeghapjes - 80 stuks
- Vegan groentehapjes - 50 stuks
- Olijfolie - 1 fles
- Balsamicoazijn - 1 fles
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Peper - 1 molen
- Zout - 1 pak
- Servetten - 300 stuks
- Koffiefilters - 2 pakken
- Vershoudfolie - 1 rol
- Aluminiumfolie - 1 rol
- Bakpapier - 1 rol
- Afvalzakken - 2 rollen
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Handzeep - 4 flessen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Glasreiniger - 1 fles
- Sponzen - 6 stuks
- Theedoeken - 12 stuks

Stemmaterialen

Stembiljettenaantal 100
Stembussenaantal 2
Stemhokje
Potlodenaantal 80
Pennenaantal 30

Documentatie

Agenda'saantal 80
Jaarverslagenaantal 80
Notulenaantal 80
Jaarrekeningenaantal 80
Besluitenlijstenaantal 80
Presentielijstenaantal 4
Naamstickersaantal 100
Notitieblokkenaantal 70
Klembordenaantal 4
Ordnersaantal 6
Enveloppenaantal 100
Informatiefoldersaantal 80

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Vuilnisbakkenaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Verlichting

Staande lampenaantal 2
Batterijlampjesaantal 6

Overig

Ducttapeaantal 2
Schaaraantal 3
Markeerstiftenaantal 6
Whiteboard
Whiteboardstiftenaantal 6
Kabelbinders
EHBO-doos

Tips

Zet per 6 tot 8 deelnemers één vergadertafel en zorg voor één stoel per aangemeld lid, plus enkele extra stoelen voor onverwachte aanwezigen.
Leg voor de registratie een aparte tafel klaar met aanwezigheidslijst, pennen en de vergaderstukken. Houd de lijst bij de ingang en plan hiervoor minimaal 15 minuten vóór aanvang.
Test beamer, scherm, laptop, HDMI-kabel, verlengkabel en stekkerdoos uiterlijk 30 minuten voor de start. Neem een powerbank mee voor een telefoon of laptop die tijdens de vergadering leegraakt.
Maak voor stemmingen stembiljetten voor het definitieve aantal stemgerechtigde aanwezigen en richt een apart stembureau in. Leg ook een microfoonstandaard klaar als de spreker niet voortdurend een draadloze microfoon kan vasthouden.
Reken voor het eerste vergaderuur op 2 tot 3 drankjes per persoon, waaronder koffie, thee en water. Zet thermoskannen, karaffen, koffie- en waterglazen vooraf klaar; servies en lepels worden vaak vergeten wanneer catering alleen eten levert.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een algemene ledenvergadering met 50 personen?: Reken op 50 stoelen en voldoende vergadertafels voor de gewenste opstelling, plus een registratietafel, buffettafels en een stembureau. Voor de techniek heb je minimaal een laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, verlengkabel en stekkerdoos nodig. Plan daarnaast ongeveer 100 tot 150 drankjes voor het eerste uur.
Hoeveel koffie en thee moet ik inkopen voor een ledenvergadering?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, dus bij 40 aanwezigen op 80 tot 120 koppen of glazen. Verdeel dit over koffie, thee en water en neem extra thermoskannen of karaffen mee als de vergadering langer dan 2 uur duurt.
Hoeveel stembiljetten moet ik printen voor een algemene ledenvergadering?: Print één stembiljet per stemgerechtigde aanwezige en ongeveer 10 procent extra voor fouten of onverwachte deelnemers. Bij 50 stemgerechtigden zijn dat 55 biljetten. Leg ze vóór aanvang bij het stembureau en controleer de procedure met de voorzitter.
Wanneer moet ik de spullen voor een algemene ledenvergadering regelen?: Reserveer locatie, catering, beamer en geluidsapparatuur zodra de datum vaststaat, bij voorkeur minimaal 4 weken vooraf. Bepaal het definitieve aantal deelnemers enkele dagen voor de vergadering en doe de boodschappen daarna; test de techniek uiterlijk 30 minuten vóór aanvang.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.