Checklist voor een kerstmarkt met kerstmusical organiseren

Een kerstmarkt met kerstmusical vraagt om twee plannen die precies op elkaar aansluiten: de markt met stands en verkopers, en het optreden met podium, geluid en publiek. Leg eerst datum, tijden, locatie en terreinindeling vast. Regel daarna musicalrechten, de optredende groep, verkopers, vergunningen en stroomvoorziening. In de laatste weken controleer je decoratie, kostuums, techniek, bewegwijzering, boodschappen en de indeling van vrijwilligers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en tijden vastleggen
2 personen
Locatie en terreinindeling bepalen
3 personen
Kerstmusical selecteren
2 personen
Musicalrechten controleren
Optredende groep vastleggen
2 personen
Stands en verkopers benaderen
3 personen
Verkopersvoorwaarden versturen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
2 personen
Vergunningen controleren
Stroompunten controleren
2 personen
Parkeer- en looproutes bepalen
2 personen
Musicalprogramma publiceren
2 personen
Plattegrond voor bezoekers maken
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Leveranciers bevestigen
2 personen
Kerstdecoratie controleren
2 personen
Musicalkostuums controleren
2 personen
Programma en bewegwijzering drukken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Houdbare boodschappen doen
3 personen
Kerstdecoratie ophalen
2 personen
Techniek ophalen
2 personen
Verse boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Musicalrepetitie uitvoeren
8 personen
Weersverwachting controleren

Event

Terrein afzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Podium opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Kraampjes indelen
4 personen
Stroom en kabels aansluiten
2 personen
Geluidsapparatuur testen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Infobalie inrichten
2 personen
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Eetkraam voorbereiden
4 personen
Drankpunt voorbereiden
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Musicalspelers ontvangen
2 personen
Spelers omkleden
3 personen
Laatste veiligheidronde lopen
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Kerstmarkt bemannen
8 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Warme chocolademelk serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalpunten legen
2 personen
Eerste musicalaankondiging doen
Musical opvoeren
10 personen
Pauzedranken serveren
3 personen
Tweede musicalaankondiging doen
Musicalslot herhalen
10 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Verkoop en catering afsluiten
5 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Kraampjes afbreken
5 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Verlichting veilig verwijderen
3 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Eet- en drankpunten schoonmaken
3 personen
Terrein schoon opleveren
4 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Techniek retourneren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
3 personen
Decoratie opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Leveranciersfacturen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 10
Klaptafelsaantal 12
Statafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 80
Podiumdelenaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Opbergkrattenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 150
Mokkenaantal 120
Bordenaantal 150
Dessertbordenaantal 120
Vorkenaantal 150
Messenaantal 100
Lepelsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Serveerbladenaantal 10

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Stroomhaspelsaantal 4
Warmhoudersaantal 4
Waterkokersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Luidsprekerkabelsaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmessenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Tangenaantal 8
Pollepelsaantal 6
Schuimspanenaantal 4
Mengkommenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Decoratie

Kerstbomenaantal 3
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 20
Kerstkransenaantal 8
Kerstfigurenaantal 12
Tafellopersaantal 16
Kerstkleedjesaantal 12
Menukaartenaantal 20
Programmapostersaantal 20
Routebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
LED-lantaarnsaantal 20
Batterijenaantal 40
Lichtstatiefaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalzakhoudersaantal 10
Bezemaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de musical niet alleen op basis van de optredende groep. Reserveer ook tijd voor opbouw, soundcheck en een vrije looproute langs de marktkramen; controleer minimaal 2 weken vooraf of podiumdelen, actieve speakers, microfoons en kabels compleet zijn.
Controleer musicalrechten voordat je de uitnodigingen verstuurt. Leg de rechten en de bevestiging van de optredende groep uiterlijk 4 weken voor het evenement vast, zodat je het programma niet later hoeft aan te passen.
Stuur verkopersvoorwaarden mee met de uitnodiging voor stands. Vermeld daarin vooraf wat zij meenemen, waar hun marktkraam komt, hoe laat zij kunnen opbouwen en welke stroompunten beschikbaar zijn.
Maak naast een plattegrond voor bezoekers ook een aparte vrijwilligersindeling. Zet per tijdsblok minimaal één aanspreekpunt neer voor de markt, het podium, de entree en de stroomvoorziening.
Doe houdbare boodschappen enkele dagen vooraf en plan verse producten pas vlak voor de markt. Tel servies per gebruiksmoment: voorzie per verwachte bezoeker minstens één mok of glas en houd extra exemplaren achter de hand voor de musicalpauze.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstmarkt met kerstmusical organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, musical en verkopers. Regel vergunningen, rechten en leveranciers uiterlijk 4 weken voor de markt; de laatste week gebruik je voor drukwerk, boodschappen en controles.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kerstmarkt met kerstmusical?: Reken op minimaal 1 coördinator, 2 mensen voor entree en bezoekersvragen, 2 voor verkopers en terrein, en 2 voor podium en techniek. Bij een programma van 2 uur plan je daarnaast aflossing, zodat niemand de hele voorstelling en markt tegelijk bewaakt.
Wanneer moet ik de musicalrechten voor een kerstmusical regelen?: Controleer de rechten direct nadat je de musical hebt geselecteerd en rond ze minimaal 4 weken voor het optreden af. Zonder die bevestiging kun je het programma beter nog niet publiceren of drukken.
Hoeveel stroompunten heb ik nodig voor een kerstmarkt met kerstmusical?: Maak minimaal 2 aparte stroomgroepen: één voor podium en geluid en één voor markt- of cateringapparatuur. Controleer 2 weken vooraf de beschikbare capaciteit en leg verlengkabels, stekkerdozen, stroomhaspels en kabelgoten klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.