Checklist para organizar un mercado de Navidad con musical

Un mercado de Navidad con musical combina puestos, público, actuaciones y servicio de bebidas, así que conviene organizarlo por fases. Empieza cerrando la fecha, el recinto y los derechos del espectáculo antes de contactar con vendedores o diseñar invitaciones. Después coordina accesos, electricidad, escenario, sonido y voluntarios. Esta checklist reúne las gestiones y el material necesario para llegar al día del evento con el programa, los puestos y la actuación confirmados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y las horas
2 personas
Definir la ubicación y la distribución del recinto
3 personas
Seleccionar el musical de Navidad
2 personas
Comprobar los derechos del musical
Fijar el grupo que actuará
2 personas
Contactar con los stands y vendedores
3 personas
Enviar las condiciones de los vendedores
2 personas
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer reservas
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Definir rutas de aparcamiento y peatonales
2 personas
Publicar el programa del musical
2 personas
Crear un mapa para los visitantes
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Confirmar proveedores
2 personas
Comprobar la decoración navideña
2 personas
Revisar los trajes del musical
2 personas
Imprimir el programa y la señalización
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprar productos no perecederos
3 personas
Recoger la decoración navideña
2 personas
Recoger el equipo técnico
2 personas
Hacer la compra de productos frescos
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Realizar el ensayo del musical
8 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo

Evento

Cerrar el recinto
3 personas
Montar las carpas
6 personas
Montar el escenario
4 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Distribuir los puestos
4 personas
Conectar la corriente y los cables
2 personas
Probar el equipo de sonido
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
4 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Preparar la caja y el cambio
2 personas
Preparar el puesto de comida
4 personas
Preparar el punto de bebidas
3 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Montar aperitivos
3 personas
Recibir a los actores del musical
2 personas
Cambiar a los jugadores
3 personas
Realizar la última ronda de seguridad
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Atender el mercado navideño
8 personas
Servir café y té
3 personas
Servir chocolate caliente
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar puntos de residuos
2 personas
Hacer el primer anuncio del musical
Poner en escena el musical
10 personas
Servir bebidas del descanso
3 personas
Hacer el segundo anuncio del musical
Repetir el final del musical
10 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Cerrar la venta y el catering
5 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Desmontar los puestos
5 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Retirar la iluminación con cuidado
3 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar los puntos de comida y bebida
3 personas
Dejar el recinto limpio
4 personas
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el equipo técnico
2 personas
Devolver el material alquilado
3 personas
Guardar la decoración
2 personas
Recoger objetos perdidos
Recoger facturas de proveedores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 10
Mesas plegablescant. 12
Mesas altascant. 6
Sillas plegablescant. 80
Piezas de escenariocant. 6
Percheroscant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 150
Tazascant. 120
Platoscant. 150
Platos de postrecant. 120
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 150
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 16
Bandejas de serviciocant. 10

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Reproductor de música
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Enrollacablescant. 4
Termoscant. 4
Teterascant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Cables de altavozcant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Jarras medidorascant. 4
Pinzascant. 8
Cucharonescant. 6
Virutas de espumacant. 4
Cuencos para mezclarcant. 8
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4

Decoración

Árboles de Navidadcant. 3
Bolas de Navidadcant. 120
Guirnaldas de Navidadcant. 20
Coronas navideñascant. 8
Figuras navideñascant. 12
Manteles runnerscant. 16
Manteles de Navidadcant. 12
Cartas del menúcant. 20
Pósteres del programacant. 20
Señales de rutacant. 12
Carteles direccionalescant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 12
Faroles LEDcant. 20
Bateríascant. 40
Soporte de iluminacióncant. 2

Limpieza

Papeleracant. 10
Soportes para bolsas de basuracant. 10
Escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el horario y la distribución del recinto antes de enviar invitaciones: los puestos, el escenario, las rutas peatonales y las zonas de aparcamiento deben encajar en el mismo plano.
Confirma los derechos del musical y el grupo que actuará con varias semanas de margen. No des por hecho que contar con una grabación o un guion permite representarlo públicamente.
Envía a cada vendedor las condiciones por escrito y registra sus necesidades, incluidos horarios de montaje, espacio y preferencias dietéticas. Así podrás cerrar reservas y compras sin depender de mensajes de última hora.
Prueba el sonido en el recinto antes del evento: comprueba altavoces activos, mesa de mezclas, micrófonos inalámbricos, cables alargadores y regletas en sus ubicaciones definitivas.
Prepara el programa, el mapa y la señalización antes del montaje. Reserva tiempo para revisar trajes, decoración navideña, termos y vajilla, porque son elementos fáciles de olvidar cuando se revisan solo las compras no perecederas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de Navidad con musical?: Empieza al menos 8-12 semanas antes. En ese periodo puedes confirmar el recinto, permisos, derechos del musical, vendedores, grupo, proveedores e invitaciones sin concentrar todas las decisiones en los últimos días.
¿Cuándo hay que confirmar a los vendedores del mercado navideño?: Procura tener sus confirmaciones cerradas 4-6 semanas antes. Envía entonces las condiciones, asigna cada puesto y actualiza el mapa del recinto con mesas, carpas, electricidad y zonas de paso.
¿Cuándo se debe probar el sonido del musical de Navidad?: Haz una prueba completa entre 3 y 7 días antes y repítela durante el montaje. Comprueba micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, reproductor, alargadores y canaletas, no solo que el equipo encienda.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercado de Navidad con musical?: Como referencia, asigna al menos 1 voluntario por cada función crítica: acceso e información, vendedores, escenario, bebidas y apoyo logístico. Para un evento de hasta 100 visitantes, suele ser práctico contar con 5-8 personas y un responsable de coordinación.

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