Organiser un marché de Noël avec une comédie musicale

Un marché de Noël avec comédie musicale demande de coordonner deux temps forts : les stands ouverts au public et le spectacle sur scène. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la date et du lieu jusqu’aux bénévoles, aux autorisations et au matériel technique. Prévoyez aussi les besoins des vendeurs, les inscriptions, les repas et la circulation des visiteurs. Les derniers jours servent surtout à confirmer les fournisseurs, imprimer le fléchage et vérifier les équipements.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires
2 personnes
Déterminer le site et l’agencement du terrain
3 personnes
Sélectionner la comédie musicale de Noël
2 personnes
Vérifier les droits musicaux
Enregistrer le groupe qui se produit
2 personnes
Approcher les stands et les vendeurs
3 personnes
Envoyer les conditions aux vendeurs
2 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Définir les itinéraires de stationnement et de circulation à pied
2 personnes
Publier le programme musical
2 personnes
Créer un plan pour les visiteurs
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les fournisseurs
2 personnes
Vérifier la décoration de Noël
2 personnes
Vérifier les costumes de la comédie musicale
2 personnes
Imprimer le programme et le fléchage
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses pour les produits non périssables
3 personnes
Récupérer les décorations de Noël
2 personnes
Récupérer le matériel technique
2 personnes
Faire les courses de produits frais
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Réaliser la répétition de la comédie musicale
8 personnes
Vérifier les prévisions météo

Événement

Balisage du site
3 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Monter la scène
4 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Répartir les stands
4 personnes
Brancher l'électricité et les câbles
2 personnes
Tester le matériel sonore
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Préparer le stand de restauration
4 personnes
Préparer le point boissons
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Accueillir les musiciens
2 personnes
Aider les musiciens à se changer
3 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Tenir le marché de Noël
8 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir du chocolat chaud
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
Faire la première annonce de la comédie musicale
Jouer une comédie musicale
10 personnes
Servir les boissons de pause
3 personnes
Faire la deuxième annonce de la comédie musicale
Répéter le final de la comédie musicale
10 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Clôturer la vente et le service traiteur
5 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Démonter les stands
5 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Retirer l’éclairage en toute sécurité
3 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les points de restauration et de boissons
3 personnes
Rendre le terrain propre
4 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner le matériel technique
2 personnes
Retourner les matériels de location
3 personnes
Ranger la décoration
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Rassembler les factures des fournisseurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 10
Tables pliantesqté 12
Tables hautesqté 6
Chaises pliantesqté 80
Éléments de podiumqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Caisses de rangementqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Tassesqté 120
Assiettesqté 150
Assiettes à dessertqté 120
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 150
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Plateaux de serviceqté 10

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Lecteur audio
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Enrouleurs électriquesqté 4
Chauffes-platqté 4
Bouilloiresqté 4
Machines à caféqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Câbles de haut-parleurqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Verres doseursqté 4
Pincesqté 8
Louchesqté 6
Planches en mousseqté 4
Saladiersqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Décoration

Sapins de Noëlqté 3
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 8
Personnages de Noëlqté 12
Chemins de tableqté 16
Nappes de Noëlqté 12
Cartes de menuqté 20
Affiches du programmeqté 20
Panneaux de directionqté 12
Panneaux indicateursqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lanternes LEDqté 20
Pilesqté 40
Pied de projecteurqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 10
Supports de sacs poubelleqté 10
Balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et les horaires avant de contacter les vendeurs. Prévoyez un créneau distinct pour l’installation des stands, la balance technique et l’accueil du public.
Contactez les exposants plusieurs semaines à l’avance et envoyez-leur les conditions de participation par écrit. Demandez notamment leurs besoins en alimentation électrique, tables, chaises et espace de présentation.
Ne laissez pas les droits musicaux et les autorisations pour la dernière semaine. Vérifiez-les dès que la comédie musicale et le lieu sont choisis, puis conservez les confirmations avec les réservations.
Prévoyez un plan séparant clairement les stands, la scène, les files d’attente et les passages piétons. Les rallonges, multiprises et câbles doivent être installés avec des goulottes pour éviter les passages dangereux.
Comptez les bénévoles par mission plutôt que de prévoir une équipe unique. Il faut couvrir l’accueil, l’orientation, la circulation, l’aide aux exposants et la coordination du spectacle pendant toute la durée de l’événement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël avec spectacle ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu et les fournisseurs, confirmer les vendeurs, vérifier les autorisations et gérer les inscriptions.
Quand faut-il réserver la comédie musicale de Noël ?: Réservez-la idéalement 10 à 12 semaines avant l’événement. Vérifiez immédiatement les droits musicaux, les costumes, les besoins de scène, les microphones et le temps nécessaire pour les répétitions techniques.
Combien de bénévoles prévoir pour un marché de Noël ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil et l’orientation, puis ajoutez des personnes pour les stands, la circulation et la scène. Pour un événement de taille moyenne, une équipe de 8 à 12 bénévoles permet généralement de couvrir les rotations.
Quand imprimer le programme et le fléchage ?: Finalisez le programme 7 à 10 jours avant le marché, après confirmation des horaires, vendeurs et intervenants. Imprimez ensuite le fléchage et gardez quelques exemplaires supplémentaires pour les changements de dernière minute.

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