Checkliste für Weihnachtsmarkt mit Weihnachtsmusical

Ein Weihnachtsmarkt mit Weihnachtsmusical braucht zwei abgestimmte Abläufe: den Markt mit Ständen und Besuchern sowie die Bühnenplanung. Lege zuerst Datum, Zeiten, Geländeaufteilung und Musical fest, bevor du Einladungen, Verkäufer und Helfer koordinierst. Prüfe Rechte, Genehmigungen, Strom und Laufwege nicht erst in der letzten Woche. Diese Checkliste führt dich von den ersten Absprachen bis zu Beschilderung, Technik, Verpflegung und dem Veranstaltungstag.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Uhrzeiten festlegen
2 Personen
Location und Geländeaufteilung festlegen
3 Personen
Weihnachtsmusical auswählen
2 Personen
Musicalrechte prüfen
Tretende Gruppe festlegen
2 Personen
Stände und Verkäufer ansprechen
3 Personen
Verkäuferbedingungen versenden
2 Personen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Reservierungen vornehmen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Park- und Laufwege festlegen
2 Personen
Musicalprogramm veröffentlichen
2 Personen
Besucherplan erstellen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Lieferanten bestätigen
2 Personen
Weihnachtsdekoration prüfen
2 Personen
Musicalkostüme überprüfen
2 Personen
Programm und Beschilderung drucken
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Haltbare Lebensmittel einkaufen
3 Personen
Weihnachtsdekoration abholen
2 Personen
Technik abholen
2 Personen
Frische Einkäufe erledigen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Musicalprobe durchführen
8 Personen
Wettervorhersage prüfen

Event

Gelände absperren
3 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Bühne aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Stände einteilen
4 Personen
Strom und Kabel anschließen
2 Personen
Tonanlage testen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Infostand einrichten
2 Personen
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
Essensstand vorbereiten
4 Personen
Getränkestelle vorbereiten
3 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Snacks auslegen
3 Personen
Musicaldarsteller empfangen
2 Personen
Darsteller umkleiden
3 Personen
Letzte Sicherheitsrunde gehen
2 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Weihnachtsmarkt betreuen
8 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Heiße Schokolade servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Abfallstationen leeren
2 Personen
Erste Musical-Ankündigung machen
Musical aufführen
10 Personen
Pausengetränke servieren
3 Personen
Zweite Musical-Ankündigung machen
Musical-Finale wiederholen
10 Personen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Verkauf und Catering abschließen
5 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Stände abbauen
5 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Beleuchtung sicher entfernen
3 Personen
Partyzelte abbauen
6 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Essens- und Getränkestellen reinigen
3 Personen
Gelände sauber übergeben
4 Personen
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Technik zurückbringen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
3 Personen
Dekoration verstauen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Lieferantenrechnungen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 10
KlappischeAnz. 12
StehtischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 80
BühnenelementeAnz. 6
KleiderständerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 150
TassenAnz. 120
TellerAnz. 150
DesserttellerAnz. 120
GabelnAnz. 150
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 150
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 16
ServiertablettsAnz. 10

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12
KabeltrommelnAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 4
WasserkocherAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
LautsprecherkabelAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
MessbecherAnz. 4
ZangenAnz. 8
KellenAnz. 6
SchaumspießeAnz. 4
RührschüsselnAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 3
WeihnachtskugelnAnz. 120
WeihnachtsgirlandenAnz. 20
WeihnachtskränzeAnz. 8
WeihnachtsfigurenAnz. 12
TischläuferAnz. 16
WeihnachtstischdeckenAnz. 12
SpeisekartenAnz. 20
Programmatische PosterAnz. 20
WegweiserAnz. 12
WegweiserAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 12
LED-LaternenAnz. 20
BatterienAnz. 40
LichtstativAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
MüllbeutelhalterAnz. 10
BesenAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Location, Musicalauswahl und der Prüfung der Aufführungsrechte. Verkäufer und auftretende Gruppen brauchen feste Zusagen, bevor du Einladungen und das Programm veröffentlichst.
Plane Marktstände, Bühne, Sitz- und Stehbereiche getrennt auf dem Gelände ein. Halte Park- und Laufwege so frei, dass Besucher, Lieferanten und Helfer sich auch bei voller Auslastung bewegen können.
Prüfe die Stromversorgung mindestens 2 Wochen vor dem Termin: aktive Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Wasserkocher und Warmhaltebehälter dürfen nicht ungeplant am gleichen Anschluss hängen. Verlängerungskabel, Kabeltrommeln und Kabelkanäle gehören in den Technikplan.
Teile Helfer spätestens 7 Tage vorher konkreten Schichten zu. Für Einlass, Verkäuferbetreuung, Musicalablauf, Technik, Verpflegung und Abbau sollten Namen und Übergabezeiten feststehen, statt nur eine allgemeine Helferliste zu existieren.
Drucke Programm, Wegweiser und Standbeschriftungen erst nach der letzten Bestätigung, aber spätestens 3 Tage vor dem Markt. Kaufe haltbare Lebensmittel vorher und erfasse Ernährungswünsche bei den Anmeldungen, damit am Veranstaltungstag nichts improvisiert werden muss.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Weihnachtsmarkt mit Weihnachtsmusical planen?: Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In diesem Zeitraum lassen sich Musicalrechte, auftretende Gruppe, Verkäufer, Genehmigungen und Einladungen noch verbindlich koordinieren.
Wann sollte ich die Musicalrechte für einen Weihnachtsmarkt prüfen?: Prüfe die Rechte direkt nach der Auswahl des Musicals, spätestens 8 Wochen vor dem Termin. Ohne geklärte Aufführungsrechte solltest du weder das Musicalprogramm veröffentlichen noch die Einladungen mit festen Angaben verschicken.
Wann muss der Technik- und Stromplan fertig sein?: Schließe den Plan mindestens 2 Wochen vorher ab. Berücksichtige Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Musikplayer, Wasserkocher, Warmhaltebehälter sowie Verlängerungskabel, Kabeltrommeln und Kabelkanäle.
Wie teile ich Helfer für Weihnachtsmarkt und Musical ein?: Erstelle spätestens 7 Tage vorher Schichten mit festen Namen und Zeiten. Plane getrennte Zuständigkeiten für Einlass, Verkäufer, Besucherwege, Technik, Musical, Verpflegung und Abbau ein, damit während der Aufführung niemand ungeklärt ausfällt.

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