Kerstmarkt organiseren: complete checklist

Een kerstmarkt organiseren vraagt meer dan kramen neerzetten en kerstverlichting ophangen. Je regelt vooraf vergunningen, kraamhouders, stroompunten, verkoopprijzen en een duidelijke indeling. In de laatste week verschuift de aandacht naar voorraad, koeling, decoratie, bewegwijzering en communicatie met deelnemers. Met deze checklist werk je van datum en begroting naar opbouw, ontvangst en afsluiting, zonder belangrijke praktische zaken pas op de dag zelf te ontdekken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Begroting opstellen
2 personen
Marktkramen reserveren
Verlichting reserveren
Kraamhouders benaderen
2 personen
Kraamhouders registreren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotieposter ontwerpen
Promotieposters ophangen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Verkoopprijzen vaststellen
2 personen
Kraamindeling maken
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Route en bewegwijzering maken
2 personen
Kassageld opnemen
Voorraadlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
Bakkerijproducten ophalen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Kerstmuziek klaarzetten
Kraamhouders informeren
Weersverwachting controleren

Event

Terrein controleren
3 personen
Marktkramen opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Kerstboom plaatsen
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Kramen inrichten
8 personen
Kassa inrichten
2 personen
Prijslijsten ophangen
2 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Warme dranken voorbereiden
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Toiletten controleren
Entree openen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Kassa bemannen
2 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Kramen bevoorraden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels schoonmaken
2 personen
Toiletten bijvullen
Verlichting controleren
Muziek verzorgen
Laatste bezoekers informeren
2 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Kramen leeghalen
6 personen
Decoratie verwijderen
4 personen
Verlichting afbreken
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen opslaan
4 personen
Marktkramen retourneren
3 personen
Verlichting retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad tellen
2 personen
Kassabonnen archiveren
Leveranciers betalen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 6
Opbergboxenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudkannenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Muziekspeaker
Microfoon

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
LED-lantaarnsaantal 10
Batterijenaantal 24

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 60
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Kerstfigurenaantal 8
Tafelkledenaantal 14
Kersttafellopersaantal 14
Naamkaartjesaantal 30

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Kommetjesaantal 50
Gebaksbordenaantal 80
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Serveerkommenaantal 12
Aluminium schalenaantal 20
Voedselcontainersaantal 12
Ovenwantenaantal 4

Catering

Kassakist
Pinapparaat
Prijskaartstandaardsaantal 20
Servettenhoudersaantal 12
Drankdispensersaantal 4
Koelelementenaantal 20
Thermometersaantal 3
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsaantal 4
Stofblikkenaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 6
Toiletborstelsaantal 2
Microvezeldoekenaantal 20

Tips

Leg de kraamindeling uiterlijk één week vooraf vast. Controleer per plek de beschikbare stroom en noteer waar verlengkabels en stekkerdozen nodig zijn.
Vraag dieetwensen en bijzonderheden van deelnemers uiterlijk 7 dagen vooraf op. Zo kun je hapjes, bakkerijproducten en etiketten nog aanpassen voordat je boodschappen doet.
Plan de opbouw in blokken van minimaal 2 uur. Zet eerst marktkramen, tafels en stoelen neer, controleer daarna verlichting en stroom en voeg pas als laatste decoratie toe.
Neem voor een betaalpunt voldoende kassageld op en houd verkoopprijzen vooraf schriftelijk bij. Leg ook een voorraadlijst klaar, zodat je tijdens de markt snel ziet wat moet worden aangevuld.
Koel dranken en haal bakkerijproducten op de dag zelf op volgens hun bewaartermijn. Zet naamkaartjes, routeborden en informatie voor kraamhouders klaar voordat de eerste bezoekers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en begroting. Reserveer marktkramen en verlichting zodra de locatie vaststaat, omdat verhuurmaterialen snel niet meer beschikbaar zijn.
Wanneer moet ik kraamhouders voor een kerstmarkt benaderen?: Benader kraamhouders ongeveer 8 weken vooraf en sluit de registratie 2 tot 3 weken voor de markt. Stuur de definitieve kraamindeling, aankomsttijd en informatie over stroom uiterlijk 7 dagen vooraf.
Hoeveel stroompunten heb ik nodig voor een kerstmarkt?: Tel alle apparaten per kraam op en plan minimaal één afzonderlijk stroompunt per groep apparaten. Controleer dit uiterlijk 2 weken vooraf; koffiezetapparaten, waterkokers, verlichting en muziek mogen niet zomaar op één overbelaste stekkerdoos worden aangesloten.
Wanneer regel ik eten en drinken voor een kerstmarkt?: Maak de voorraadlijst 3 tot 5 dagen vooraf en doe houdbare boodschappen dan. Koel dranken de dag ervoor, haal bakkerijproducten zo laat mogelijk op en bereid hapjes op de dag zelf volgens de benodigde bewaartijd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.