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Weihnachtsmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Weihnachtsmarkt braucht mehr als Stände und Lichterketten. Kläre zuerst Datum, Ort, Genehmigungen und Budget, bevor du Marktstände, Beleuchtung und Standbetreiber festlegst. Danach folgen Anmeldungen, Standaufteilung, Strom, Beschilderung und Werbung. Kurz vor dem Termin werden Backwaren abgeholt, Getränke gekühlt, Snacks vorbereitet und die Weihnachtsdekoration sortiert. Diese Checkliste führt dich durch alle 67 Aufgaben und 59 benötigten Dinge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Budget erstellen

    2 Personen

  • Marktstände reservieren

  • Beleuchtung reservieren

  • Standbetreiber kontaktieren

    2 Personen

  • Standbetreiber registrieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbeplakat gestalten

  • Werbeplakate aufhängen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Verkaufspreise festlegen

    2 Personen

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Route und Beschilderung erstellen

    2 Personen

  • Kassengeld abholen

  • Bestandsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Weihnachtsdekoration sortieren

    2 Personen

  • Backwaren abholen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Weihnachtsmusik bereitlegen

  • Standbetreiber informieren

  • Wettervorhersage prüfen

Event

  • Gelände kontrollieren

    3 Personen

  • Marktstände aufbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Strom anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Weihnachtsbaum aufstellen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Stände einrichten

    8 Personen

  • Kasse einrichten

    2 Personen

  • Preisliste aufhängen

    2 Personen

  • Snacks auslegen

    3 Personen

  • Heißgetränke vorbereiten

    3 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Eingang öffnen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Kasse bedienen

    2 Personen

  • Heiße Getränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Stände versorgen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Tische reinigen

    2 Personen

  • Toiletten auffüllen

  • Beleuchtung kontrollieren

  • Musik organisieren

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Stände leerräumen

    6 Personen

  • Dekoration entfernen

    4 Personen

  • Beleuchtung abbauen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Materialien einlagern

    4 Personen

  • Marktstände zurückbringen

    3 Personen

  • Beleuchtung zurückgeben

    2 Personen

  • Verbliebenen Bestand zählen

    2 Personen

  • Kassenzettel archivieren

  • Lieferanten bezahlen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MarktständeAnz. 12
  • BiertischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 40
  • StehtischeAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 6
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermokannenAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 4
  • Musiklautsprecher
  • Mikrofon

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 12
  • LED-LaternenAnz. 10
  • BatterienAnz. 24

Dekoration

  • Weihnachtsbaum
  • WeihnachtskugelnAnz. 60
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 12
  • WeihnachtskränzeAnz. 6
  • WeihnachtsfigurenAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 14
  • WeihnachtstischläuferAnz. 14
  • NamensschilderAnz. 30

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • GläserAnz. 100
  • SchälchenAnz. 50
  • KuchenplattenAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServiertablettsAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 12

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • MessbecherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 12
  • AluminiumschalenAnz. 20
  • LebensmittelbehälterAnz. 12
  • OfenhandschuheAnz. 4

Catering

  • Kassette
  • Kartenterminal
  • PreisschildständerAnz. 20
  • ServiettenhalterAnz. 12
  • GetränkespenderAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 20
  • ThermometerAnz. 3
  • Einkäufe

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • AbfallcontainerAnz. 4
  • BesenAnz. 4
  • BlechdosenAnz. 2
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • DesinfektionsspenderAnz. 6
  • ToilettenbürstenAnz. 2
  • MikrofasertücherAnz. 20

Tipps

  • Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Budget. Reserviere Marktstände und Beleuchtung erst, wenn Fläche und Strombedarf geklärt sind.
  • Lege die Standaufteilung spätestens 2 Wochen vor dem Markt fest. Prüfe dabei jeden Stromanschluss und plane Verlängerungskabel so, dass keine Wege zur Stolperfalle werden.
  • Bearbeite Anmeldungen und Ernährungswünsche fortlaufend statt erst kurz vor dem Termin. Eine aktualisierte Liste der Standbetreiber sollte spätestens 7 Tage vorher verschickt werden.
  • Plane die Vorbereitung in zwei Zeitfenster: Weihnachtsdekoration, Namensschilder und Tischdecken können am Vortag bereitliegen; Getränke, Backwaren und Snacks kommen am Veranstaltungstag dazu.
  • Hole das Kassengeld vor der Öffnung ab und kontrolliere die Bestandsliste mit zwei Personen. Stelle Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Thermokannen, Tassen und Gläser vor dem ersten Verkauf vollständig bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt organisieren?
Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Marktstände, Beleuchtung und Standbetreiber sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin geklärt sein.
Was braucht man für einen Weihnachtsmarkt?
Für die Grundausstattung brauchst du Marktstände, Biertische, Stehtische, Beleuchtung, Stromzubehör, Kühlboxen und Lautsprecher. Für Getränke und Speisen kommen Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Thermokannen, Geschirr und Besteck hinzu.
Wann sollte man die Weihnachtsmarkt-Werbung starten?
Gestalte das Werbeplakat etwa 4 bis 6 Wochen vorher und hänge die Plakate spätestens 3 Wochen vor dem Markt auf. So bleibt Zeit, Anmeldungen und Rückfragen zu bearbeiten.
Wie plant man die Standaufteilung auf einem Weihnachtsmarkt?
Erstelle die Standaufteilung spätestens 2 Wochen vorher. Berücksichtige Verkaufsflächen, Besucherroute, Beschilderung und Stromanschlüsse; informiere alle Standbetreiber spätestens 7 Tage vor dem Termin über ihren Platz.

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