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Checklist pour organiser un marché de Noël

Un marché de Noël réussi se prépare plusieurs semaines à l’avance, surtout si vous accueillez plusieurs exposants et des stands équipés. Commencez par fixer la date, le lieu, le budget et les autorisations, puis coordonnez les réservations et les inscriptions. La dernière semaine sert à confirmer les besoins alimentaires, les branchements, la signalétique et les stocks. Le jour J, prévoyez du temps pour installer les stands, refroidir les boissons, préparer les en-cas et informer chaque exposant.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le lieu

    2 personnes

  • Vérifier les autorisations

  • Établir le budget

    2 personnes

  • Réserver les stands du marché

  • Réserver l’éclairage

  • Contacter les exposants

    2 personnes

  • Enregistrer les exposants

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Concevoir l'affiche promotionnelle

  • Accrocher les affiches promotionnelles

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Définir les prix de vente

    2 personnes

  • Établir la répartition des stands

    2 personnes

  • Vérifier les points d'alimentation

    2 personnes

  • Créer l’itinéraire et la signalisation

    2 personnes

  • Retirer la caisse

  • Vérifier la liste des stocks

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Trier les décorations de Noël

    2 personnes

  • Récupérer les produits de boulangerie

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    4 personnes

  • Préparer la musique de Noël

  • Informer les exposants

  • Vérifier les prévisions météo

Événement

  • Contrôler le site

    3 personnes

  • Monter les stands de marché

    6 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Brancher l’électricité

    2 personnes

  • Installer l'éclairage

    3 personnes

  • Installer le sapin de Noël

    3 personnes

  • Suspendre la décoration

    4 personnes

  • Installer la signalisation

    2 personnes

  • Aménager les stands

    8 personnes

  • Installer la caisse

    2 personnes

  • Afficher les tarifs

    2 personnes

  • Disposer les amuse-bouches

    3 personnes

  • Préparer les boissons chaudes

    3 personnes

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Ouvrir l’entrée

    2 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Tenir la caisse

    2 personnes

  • Servir des boissons chaudes

    3 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Approvisionner les stands

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Nettoyer les tables

    2 personnes

  • Réapprovisionner les toilettes

  • Vérifier l'éclairage

  • Fournir la musique

  • Informer les derniers visiteurs

    2 personnes

Suivi

  • Clôturer la caisse

    2 personnes

  • Démonter les stands

    6 personnes

  • Retirer la décoration

    4 personnes

  • Démonter l’éclairage

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer le site

    4 personnes

  • Stocker le matériel

    4 personnes

  • Retourner les stands du marché

    3 personnes

  • Retourner l’éclairage

    2 personnes

  • Compter le stock restant

    2 personnes

  • Archiver les reçus

  • Payer les fournisseurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Stands de marchéqté 12
  • Tables de bièreqté 8
  • Chaises pliantesqté 40
  • Tables hautesqté 6
  • Portants à vêtementsqté 6
  • Boîtes de rangementqté 12

Équipement

  • Machines à caféqté 3
  • Bouilloiresqté 3
  • Thermosqté 6
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 8
  • Glacièresqté 4
  • Haut-parleur
  • Microphone

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 12
  • Lanternes LEDqté 10
  • Pilesqté 24

Décoration

  • Sapin de Noël
  • Boules de Noëlqté 60
  • Guirlandes de Noëlqté 12
  • Couronnes de Noëlqté 6
  • Personnages de Noëlqté 8
  • Nappesqté 14
  • Chemins de table de Noëlqté 14
  • Badges nominatifsqté 30

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 80
  • Verresqté 100
  • Petits bolsqté 50
  • Assiettes à gâteauqté 80
  • Couvertsqté 100
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Louchesqté 12

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de chefqté 4
  • Verres doseursqté 3
  • Thermosqté 6
  • Saladiers de serviceqté 12
  • Plateaux en aluminiumqté 20
  • Conteneurs alimentairesqté 12
  • Gants de cuisineqté 4

Catering

  • Caisse de caisse
  • Terminal de paiement
  • Présentoirs pour étiquettes de prixqté 20
  • Porte-serviettesqté 12
  • Distributeurs de boissonsqté 4
  • Pains de glaceqté 20
  • Thermomètresqté 3
  • Courses

Nettoyage

  • Poubellesqté 10
  • Conteneurs à déchetsqté 4
  • Balaisqté 4
  • Pelles à poussièreqté 2
  • Serpillièresqté 3
  • Seauxqté 3
  • Gants de nettoyageqté 8
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
  • Pompes de désinfectionqté 6
  • Brosses de toilettesqté 2
  • Chiffons microfibresqté 20

Conseils

  • Réservez les stands, l’éclairage et le matériel électrique au moins 4 à 6 semaines avant l’événement. Vérifiez ensuite le nombre de prises disponibles et la longueur nécessaire des rallonges.
  • Demandez les besoins alimentaires des exposants et des visiteurs inscrits 10 à 14 jours avant le marché. Cela vous laisse le temps d’adapter les achats, les en-cas et la vaisselle.
  • Préparez la répartition des stands et l’itinéraire une semaine avant, puis envoyez les informations finales aux exposants 2 à 3 jours avant l’ouverture. Indiquez clairement les horaires d’arrivée et les points d’alimentation.
  • Refroidissez les boissons au moins 12 heures avant le début du marché et contrôlez les stocks la veille. Les tasses, verres, bols, assiettes et couverts sont souvent oubliés lors des derniers achats.
  • Installez les guirlandes lumineuses, lanternes LED et décorations avant l’arrivée du public, en gardant les piles et les multiprises accessibles. Testez aussi le haut-parleur et le microphone avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël ?
Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les stands, l’éclairage et les exposants doivent être confirmés au plus tard 4 semaines avant.
Que faut-il prévoir pour les exposants d’un marché de Noël ?
Prévoyez un emplacement attribué, une table ou un stand, l’accès aux prises si nécessaire et des informations pratiques sur l’arrivée. Confirmez leurs besoins au moins 7 jours avant l’événement.
Quand acheter les boissons et les produits alimentaires ?
Faites l’inventaire 3 à 5 jours avant, puis effectuez les achats la veille ou l’avant-veille. Refroidissez les boissons au moins 12 heures avant l’ouverture et récupérez les produits de boulangerie le jour même si possible.
Comment organiser l’installation d’un marché de Noël ?
Prévoyez 2 à 3 heures avant l’ouverture pour installer les stands, les tables, les chaises, l’éclairage et les décorations. Gardez les 30 dernières minutes pour tester le son, vérifier la signalétique et accueillir les exposants.

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