Kerstmarkt organiseren: complete checklist

Een kerstmarkt organiseren vraagt vooral om goede volgorde: eerst datum, locatie en vergunning, daarna kramen, stroom en leveranciers. In de laatste week komen aanmeldingen, vrijwilligers, afval, toiletten en bewegwijzering samen. Controleer kerstverlichting en elektrische apparaten niet pas op de ochtend zelf. Met deze checklist houd je ook praktische zaken bij zoals glühweinbekers, herbruikbare bekers, pinapparaten, kabelmatten en gekoelde dranken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en tijden vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Vergunning controleren
Kramen indelen
2 personen
Stroompunten vastleggen
2 personen
Leveranciers benaderen
2 personen
Kraamhouders uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Reservering afvalinzameling maken
Reservering toiletten maken
Kerstverlichting testen
2 personen
Elektrische apparaten testen
2 personen
Routebordjes ontwerpen
Prijskaartjes maken
2 personen
Plattegrond afdrukken
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Leveringen bevestigen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
Houdbare producten klaarzetten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Kerstmuziek klaarzetten
Kassa's voorbereiden
2 personen
Wisselgeld klaarleggen
Kramen opbouwen
8 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Stroom aansluiten
3 personen
Verlichting ophangen
4 personen
Versiering ophangen
4 personen
Menuborden plaatsen
2 personen
Kraamartikelen uitstallen
8 personen
Glühwein voorbereiden
3 personen
Warme chocolademelk bereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Afvalpunten inrichten
2 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Toiletvoorzieningen controleren
2 personen
Veiligheidsronde uitvoeren
3 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Kassa's openen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Informatie verstrekken
2 personen
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
Glühwein serveren
3 personen
Warme chocolademelk serveren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Toiletten controleren
Verlichting controleren
Kerstmuziek afspelen
Kinderen begeleiden
3 personen
Fotohoek beheren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Kassa's sluiten
3 personen

Nazorg

Kraamhouders laten uitladen
4 personen
Kramen afbreken
8 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Decoratie verwijderen
4 personen
Verlichting afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Stroomvoorziening ontkoppelen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
Beschadigde materialen apart zetten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 6
Tafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 6
Kunststof kratjesaantal 20
Kassatafelsaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 350
Glühweinbekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 150
Bordenaantal 250
Kommetjesaantal 100
Messenaantal 250
Vorkenaantal 250
Lepelsaantal 250
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Glühweinverwarmersaantal 3
Soepketelsaantal 2
Koelboxenaantal 6
Kassaboxenaantal 3
Pinapparatenaantal 3
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 10
Draagbare speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Handlampenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koksduimstokkenaantal 8
Keukenmessenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 8
Tangenaantal 10
Warmhoudbakkenaantal 8
Aluminium schalenaantal 20

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 30
Kerstkransenaantal 8
Kersttafellopersaantal 20
Kerstfigurenaantal 12
Kerstmanpak
Fotoachtergrond
Menubordenaantal 8
Prijskaartjesaantal 100
Tafelkledenaantal 20
Routebordjesaantal 12

Verlichting

Lichtslingersaantal 18
Buitenlampenaantal 10
Ledkaarsenaantal 40
Lichtgevende kerststerrenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisbakkenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 8
Handdoekdispensersaantal 8
Toiletborstelsaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Leg stroompunten vast zodra je de kramen indeelt. Tel per kraam de apparaten op en plan verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten voordat de inrichting definitief wordt.
Bevestig leveringen uiterlijk enkele dagen voor de markt opnieuw. Controleer daarbij marktkramen, partytenten, tafels, afvalinzameling en toiletten afzonderlijk, zodat één ontbrekende levering niet pas bij opbouw opvalt.
Maak het vrijwilligersrooster uiterlijk een week vooraf. Plan naast verkoop en catering ook mensen voor opbouw, routebordjes, afvalrondes en het testen van verlichting en apparatuur.
Koel dranken pas nadat je houdbare producten hebt klaargezet en de koelboxen of andere koelruimte hebt gecontroleerd. Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per bezoeker als startpunt voor je voorraadplanning.
Druk plattegronden en prijskaartjes vooraf af en leg een reserve-exemplaar klaar. Zet bij kassa’s zowel kassaboxen als pinapparaten klaar en controleer betaalmogelijkheden vóór de eerste bezoekers komen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunning en leveranciers. Nodig kraamhouders en vrijwilligers uiterlijk 4 weken vooraf uit, zodat je aanmeldingen, dieetwensen en het rooster nog kunt verwerken.
Wanneer moet ik een vergunning voor een kerstmarkt controleren?: Controleer de vergunningseisen meteen nadat de locatie en datum zijn gekozen, dus idealiter 8 tot 12 weken voor de markt. De benodigde termijn verschilt per gemeente; wacht niet tot de laatste maand met aanvragen of navraag.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kerstmarkt?: Plan minimaal één coördinator en per gelijktijdige zone minstens twee vrijwilligers: één voor bezoekers of verkoop en één voor aanvulling, afval of praktische hulp. Voeg tijdens opbouw en afbouw extra mensen toe en maak het rooster uiterlijk een week vooraf.
Wanneer moet ik kerstverlichting en elektrische apparaten testen?: Test alle kerstverlichting, koffiezetapparaten, waterkokers, glühweinverwarmers, soepketels en pinapparaten 3 tot 7 dagen vooraf. Doe op de opbouwdag nog een korte controle van stroompunten, kabelmatten en stekkerdozen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.