Weihnachtsmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Weihnachtsmarkt braucht deutlich mehr Vorbereitung als ein paar dekorierte Stände. Lege zuerst Termin, Öffnungszeiten und Standort fest, kläre Genehmigungen und teile danach Stände, Stromanschlüsse und Helfer ein. In den letzten Tagen zählen bestätigte Lieferungen, getestete Beleuchtung, warme Getränke und ein gedruckter Lageplan. Diese Checkliste führt dich durch die Reihenfolge, damit am Markttag weder Kabel noch Toiletten, Preisschilder oder Abfallabholung fehlen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Uhrzeiten festlegen
2 Personen
Location reservieren
Genehmigung prüfen
Stände einteilen
2 Personen
Stromanschlüsse festlegen
2 Personen
Lieferanten kontaktieren
2 Personen
Standbetreiber einladen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Abholung von Abfall anmelden
Toilettenreservierung vornehmen
Weihnachtsbeleuchtung testen
2 Personen
Elektrische Geräte testen
2 Personen
Wegweiser gestalten
Preisschilder machen
2 Personen
Lageplan drucken
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
Lieferungen bestätigen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Weihnachtsdekoration sortieren
2 Personen
Haltbare Produkte bereitstellen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Weihnachtsmusik bereitlegen
Kassen vorbereiten
2 Personen
Wechselgeld bereitlegen
Stände aufbauen
8 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Strom anschließen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Menütafeln aufstellen
2 Personen
Standartikel auslegen
8 Personen
Glühwein vorbereiten
3 Personen
Heiße Schokolade zubereiten
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Abfallstationen einrichten
2 Personen
Informationsstand einrichten
2 Personen
Toilettenanlagen prüfen
2 Personen
Sicherheitsrunde durchführen
3 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

Kassen öffnen
3 Personen
Besucher begrüßen
4 Personen
Informationen bereitstellen
2 Personen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Glühwein ausschenken
3 Personen
Heiße Schokolade servieren
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Tische sauber halten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Beleuchtung kontrollieren
Weihnachtsmusik abspielen
Kinder begleiten
3 Personen
Fotoecke betreuen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Kassen schließen
3 Personen

Nachbereitung

Standbetreiber ausladen lassen
4 Personen
Stände abbauen
8 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Dekoration entfernen
4 Personen
Beleuchtung abbauen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Location reinigen
5 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Stromversorgung trennen
3 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Materialien zurückbringen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
Beschädigte Materialien separat ablegen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 12
PartyzelteAnz. 6
TischeAnz. 18
KlappstühleAnz. 60
BiertischeAnz. 8
BarhockerAnz. 12
KleiderständerAnz. 6
KunststoffkistenAnz. 20
KassentischeAnz. 3

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 350
GlühweintassenAnz. 250
KaffeetassenAnz. 150
TellerAnz. 250
SchälchenAnz. 100
MesserAnz. 250
GabelnAnz. 250
LöffelAnz. 250
ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
GlühweinwärmerAnz. 3
SuppenkesselAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
KassenboxenAnz. 3
KartenlesegeräteAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 10
Tragbare LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
HandlampenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 8
KochdaumenstöckeAnz. 8
KüchenmesserAnz. 8
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 8
ZangenAnz. 10
WarmhaltebehälterAnz. 8
AluminiumschalenAnz. 20

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 4
WeihnachtskugelnAnz. 120
WeihnachtsgirlandenAnz. 30
WeihnachtskränzeAnz. 8
WeihnachtstischläuferAnz. 20
WeihnachtsfigurenAnz. 12
Weihnachtsmannkostüm
Foto-Hintergrund
MenükartenAnz. 8
PreisschilderAnz. 100
TischdeckenAnz. 20
WegweiserAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 18
AußenlampenAnz. 10
StumpenkerzenAnz. 40
Leuchtende WeihnachtssterneAnz. 6

Reinigung

EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
BesensetsAnz. 4
MülleimerAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 8
HandtuchspenderAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 10

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Standort, Termin und Genehmigungsprüfung. Sobald diese Punkte feststehen, kannst du Standbetreiber, Lieferanten und Helfer verbindlich einplanen.
Plane Strom nicht erst beim Aufbau. Zeichne jeden Anschluss in den Lageplan ein, teste elektrische Geräte vor dem Markt und sichere Kabel mit Kabelmatten, damit keine Wege zur Stolperfalle werden.
Bestätige Lieferungen spätestens 3 bis 5 Tage vorher. Prüfe dabei besonders Marktstände, Zelte, Geschirr, Glühweinwärmer, Suppenkessel und Kühlmöglichkeiten – fehlendes Mietmaterial lässt sich kurzfristig oft nicht ersetzen.
Erstelle den Helferplan mit Schichten von etwa 3 bis 4 Stunden und gib jeder Person einen festen Bereich. Lege zusätzlich fest, wer Kassenboxen und Kartenlesegeräte übernimmt und wer bei Ausfällen einspringt.
Erledige die Schlusskontrolle am Vortag: Wettervorhersage prüfen, Getränke kühlen, haltbare Produkte bereitstellen, Weihnachtsbeleuchtung testen sowie Wegweiser, Preisschilder und Lagepläne bereitlegen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt organisieren?: Für einen kleinen Weihnachtsmarkt solltest du mindestens 8 Wochen Vorlauf einplanen. Bei mehreren Ständen, Genehmigungen und vielen Lieferanten sind 12 bis 16 Wochen realistischer.
Was braucht man für einen Weihnachtsmarkt an Ausstattung?: Plane pro Stand die benötigten Möbel, Kassenboxen, Beleuchtung und Stromversorgung. Für die Ausgabe gehören je nach Angebot unter anderem Glühweintassen, Becher, Teller, Besteck, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Glühweinwärmer dazu.
Wie viele Helfer braucht ein Weihnachtsmarkt?: Rechne pro gleichzeitig geöffnetem Verkaufs- oder Getränkestand mindestens 2 Personen ein. Zusätzlich brauchst du je Schicht mindestens 1 Person für Aufbau, Nachschub, Fragen und unvorhergesehene Probleme.
Wann sollte man Strom und Lieferungen für den Weihnachtsmarkt planen?: Die Stromanschlüsse gehören spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin in den Lageplan. Lieferungen und Mietmaterial solltest du 3 bis 5 Tage vorher nochmals bestätigen und am Aufbautag anhand einer Liste kontrollieren.

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