Checklist para organizar un Mercado de Navidad sin olvidos

Organizar un Mercado de Navidad requiere coordinar puestos, proveedores, permisos y muchas tareas pequeñas que suelen quedarse para el final. Esta checklist te ayuda a trabajar en el orden adecuado, desde reservar el lugar y distribuir los puestos hasta probar las luces, preparar las bebidas y organizar a los voluntarios. También contempla lo que más problemas causa el día del evento: conexiones eléctricas, aseos, residuos, entregas y señalización. Usa el plan como guía y adapta los tiempos al tamaño de tu mercado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y las horas
2 personas
Reservar el lugar
Comprobar el permiso
Distribuir los puestos
2 personas
Registrar los puntos de conexión eléctrica
2 personas
Contactar a los proveedores
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Hacer una reserva para la recogida de residuos
Hacer la reserva de los aseos
Probar las luces de Navidad
2 personas
Probar aparatos eléctricos
2 personas
Diseñar carteles de ruta
Hacer etiquetas de precio
2 personas
Imprimir el plano
Crear el horario de voluntarios
2 personas
Confirmar entregas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Clasificar decoración navideña
2 personas
Preparar productos no perecederos
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar la música de Navidad
Preparar las cajas registradoras
2 personas
Preparar el cambio
Montar los puestos
8 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Conectar la corriente
3 personas
Colgar la iluminación
4 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colocar los carteles del menú
2 personas
Exponer los artículos del puesto
8 personas
Preparar vino caliente
3 personas
Preparar chocolate caliente
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Organizar puntos de basura
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Comprobar las instalaciones de aseo
2 personas
Realizar una ronda de seguridad
3 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Abrir las cajas registradoras
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
Proporcionar información
2 personas
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
Servir vino caliente
3 personas
Servir chocolate caliente
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar la iluminación
Poner música navideña
Acompañar a los niños
3 personas
Gestionar el rincón de fotos
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Cerrar las cajas registradoras
3 personas

Seguimiento

Hacer que los responsables del puesto descarguen
4 personas
Desmontar los puestos
8 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Retirar la decoración
4 personas
Desmontar la iluminación
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Limpiar los baños
2 personas
Desconectar la alimentación eléctrica
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar la comida sobrante
2 personas
Separar los materiales dañados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 12
Carpas de fiestacant. 6
Mesascant. 18
Sillas plegablescant. 60
Mesas de cervezacant. 8
Taburetes de barcant. 12
Percheroscant. 6
Cajas de plásticocant. 20
Mesas de cajacant. 3

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 350
Tazas para vino calientecant. 250
Tazas de cafécant. 150
Platoscant. 250
Cuencoscant. 100
Cuchilloscant. 250
Tenedorescant. 250
Cucharascant. 250
Cucharonescant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Calentadores de vino calientecant. 3
Ollas para sopacant. 2
Neveras portátilescant. 6
Cajas de cajacant. 3
Datáfonoscant. 3
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 10
Altavoces portátilescant. 2
Micrófonoscant. 2
Termoscant. 8
Linternas de manocant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 8
Monos de cocinacant. 8
Cuchillos de cocinacant. 8
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 8
Pinzascant. 10
Bandejas para mantener calientecant. 8
Bandejas de aluminiocant. 20

Decoración

Árboles de Navidadcant. 4
Bolas de Navidadcant. 120
Guirnaldas de Navidadcant. 30
Coronas navideñascant. 8
Caminos de mesa navideñoscant. 20
Figuras navideñascant. 12
Disfraz de Papá Noel
Fondo para fotos
Carteles del menúcant. 8
Etiquetas de preciocant. 100
Mantelescant. 20
Carteles de rutacant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 18
Lámparas de exteriorcant. 10
Velas LEDcant. 40
Estrellas navideñas luminosascant. 6

Limpieza

Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Sets de escobacant. 4
Papelelerascant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 8
Dispensadores de toallascant. 8
Escobillas de bañocant. 4
Guantes de limpiezacant. 10

Catering

Compras

Consejos

Cierra la distribución de los puestos antes de confirmar a los expositores. Así puedes registrar con tiempo los puntos de conexión eléctrica y decidir dónde colocar carpas, mesas y zonas de paso.
Haz una prueba de todas las luces, máquinas de café, teteras y calentadores de vino caliente varios días antes. Comprueba también cables, regletas y alfombrillas para evitar improvisaciones el mismo día.
No dejes para la última semana la reserva de los aseos ni la recogida de residuos. Confirma ambos servicios y anota quién se encarga de abrir, revisar y cerrar cada zona.
Prepara el horario de voluntarios con turnos concretos y una persona responsable de cada franja. Incluye tareas poco visibles, como reponer vasos, controlar las cajas y retirar residuos.
Revisa el pronóstico del tiempo entre 48 y 24 horas antes y confirma las entregas. En ese momento también conviene enfriar las bebidas, preparar los productos no perecederos e imprimir el plano y los carteles de ruta.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado de Navidad?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar el lugar, comprobar permisos, contactar con proveedores e invitar a los expositores. Deja las confirmaciones finales, las compras y las pruebas técnicas para los últimos 7 días.
¿Cuándo hay que comprobar los permisos de un Mercado de Navidad?: Compruébalos al reservar el lugar y, como mínimo, entre 6 y 8 semanas antes del evento. Algunos trámites requieren documentación adicional o tienen plazos de respuesta de varias semanas.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un Mercado de Navidad?: Como punto de partida, calcula 1 voluntario por cada 20-30 asistentes previstos, además de una persona coordinadora. Organiza turnos de 2 a 3 horas para cubrir cajas, orientación, reposición y residuos sin dejar puestos desatendidos.
¿Cuándo hay que preparar la comida y las bebidas?: Compra y clasifica los productos no perecederos durante los 2 o 3 días anteriores. Enfría las bebidas la víspera y prepara los alimentos perecederos el mismo día, respetando siempre sus necesidades de conservación.

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