Checklist pour organiser un Marché de Noël
Un Marché de Noël demande une préparation suivie, car les exposants, les installations et les services doivent être coordonnés le même jour. Commence par fixer les horaires et réserver le lieu, puis vérifie les autorisations, l’électricité et les besoins des stands. Les inscriptions, les bénévoles, les livraisons et la signalétique se règlent ensuite avec des échéances précises. Cette checklist rassemble les 80 tâches et les 67 articles nécessaires, des tentes et tables jusqu’aux rallonges, gobelets et terminaux de paiement.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et les horaires
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier le permis
Répartir les stands
2 personnes
Répertorier les points d’alimentation électrique
2 personnes
Contacter les fournisseurs
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Réserver la collecte des déchets
Faire la réservation des toilettes
Tester les lumières de Noël
2 personnes
Tester les appareils électriques
2 personnes
Concevoir les panneaux de direction
Créer les étiquettes de prix
2 personnes
Imprimer le plan
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Confirmer les livraisons
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Trier les décorations de Noël
2 personnes
Préparer les produits non périssables
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer la musique de Noël
Préparer les caisses
2 personnes
Préparer la monnaie
Monter les stands
8 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Brancher l’électricité
3 personnes
Installer l'éclairage
4 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer les panneaux du menu
2 personnes
Présenter les articles du stand
8 personnes
Préparer le vin chaud
3 personnes
Préparer du chocolat chaud
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
Effectuer la ronde de sécurité
3 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Événement
Ouvrir les caisses
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Fournir les informations
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Servir du vin chaud
3 personnes
Servir du chocolat chaud
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier l'éclairage
Diffuser de la musique de Noël
Accompagner les enfants
3 personnes
Gérer l’espace photo
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Fermer les caisses
3 personnes
Suivi
Faire décharger les exposants
4 personnes
Démonter les stands
8 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
4 personnes
Démonter l’éclairage
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Déconnecter l’alimentation électrique
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
Mettre les matériaux endommagés à part
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Stands de marchéqté 12
- Tentes de réceptionqté 6
- Tablesqté 18
- Chaises pliantesqté 60
- Tables de bièreqté 8
- Tabourets de barqté 12
- Portants à vêtementsqté 6
- Caisses en plastiqueqté 20
- Tables de caisseqté 3
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 350
- Tasses à vin chaudqté 250
- Tasses à caféqté 150
- Assiettesqté 250
- Petits bolsqté 100
- Couteauxqté 250
- Fourchettesqté 250
- Cuillèresqté 250
- Louchesqté 12
Équipement
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Réchauffeurs de vin chaudqté 3
- Marmites à soupeqté 2
- Glacièresqté 6
- Caissesqté 3
- Terminaux de paiementqté 3
- Rallongesqté 12
- Multiprisesqté 8
- Passe-câblesqté 10
- Enceintes portablesqté 2
- Microphonesqté 2
- Thermosqté 8
- Lampes de pocheqté 6
Cuisine
- Planches à découperqté 8
- Écarteurs de pouces de chefqté 8
- Couteaux de cuisineqté 8
- Verres doseursqté 4
- Saladiersqté 6
- Plateaux de serviceqté 12
- Plateaux de serviceqté 8
- Pincesqté 10
- Bacs de maintien au chaudqté 8
- Plateaux en aluminiumqté 20
Décoration
- Sapins de Noëlqté 4
- Boules de Noëlqté 120
- Guirlandes de Noëlqté 30
- Couronnes de Noëlqté 8
- Chemins de table de Noëlqté 20
- Personnages de Noëlqté 12
- Costume de Père Noël
- Fond photo
- Panneaux de menuqté 8
- Étiquettes de prixqté 100
- Nappesqté 20
- Panneaux d’orientationqté 12
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 18
- Lampes d'extérieurqté 10
- Bougies LEDqté 40
- Étoiles de Noël lumineusesqté 6
Nettoyage
- Seauxqté 6
- Serpillièresqté 6
- Sets de balaiqté 4
- Poubellesqté 12
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
- Distributeurs de serviettesqté 8
- Brosses de toilettesqté 4
- Gants de nettoyageqté 10
Catering
- Courses
Conseils
- Bloque le lieu et les horaires plusieurs semaines à l’avance : il faut ensuite vérifier le permis, réserver les toilettes et organiser la collecte des déchets sans attendre les derniers jours.
- Demande à chaque exposant ses besoins électriques et alimentaires au moment de l’inscription. Regroupe ces informations sur le plan avant de répartir les stands, les rallonges et les multiprises.
- Teste les lumières de Noël, les machines à café, les bouilloires, les réchauffeurs de vin chaud et les terminaux de paiement avant l’ouverture. Un essai la veille laisse encore le temps de remplacer un appareil défectueux.
- Prépare les étiquettes de prix, les panneaux de direction et le plan imprimé avant l’installation. Prévois plusieurs exemplaires du plan et attribue à chaque bénévole un créneau clairement indiqué.
- Vérifie la météo et confirme les livraisons quelques jours avant le marché. Refroidis les boissons, trie les décorations et prépare les produits non périssables suffisamment tôt pour éviter les courses de dernière minute.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un Marché de Noël ?
- Prévois au moins 8 à 12 semaines pour réserver le lieu, obtenir les autorisations, inviter les exposants et recruter les bénévoles. Les confirmations finales et la préparation du matériel se font idéalement durant la dernière semaine.
- Quand faut-il inviter les exposants d’un Marché de Noël ?
- Envoie les invitations 6 à 10 semaines avant l’événement, puis fixe une date limite d’inscription environ 3 semaines avant. Cela laisse le temps de répartir les stands et de recueillir les besoins électriques et alimentaires.
- Combien de bénévoles prévoir pour un Marché de Noël ?
- Prévois au minimum 1 bénévole pour l’accueil et 1 pour la coordination technique pendant l’installation, puis adapte l’équipe au nombre de stands. Organise les créneaux au moins 7 jours avant et garde 1 ou 2 personnes disponibles en renfort.
- Quand préparer le matériel et les boissons ?
- Teste les appareils électriques et les lumières 2 à 3 jours avant, puis confirme les livraisons la veille. Refroidis les boissons et installe les tasses, gobelets et ustensiles le jour même, avant l’arrivée du public.
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