Kerstmarkt organiseren: checklist en planning

Een kerstmarkt organiseren vraagt meer dan kramen neerzetten en lichtjes ophangen. Je moet op tijd kraamhouders en leveranciers vastleggen, aanmeldingen en dieetwensen verwerken en de indeling van het terrein uitwerken. Daarna volgen stroom, betaalpunten, bewegwijzering, voorraad en een werkrooster voor vrijwilligers. Deze checklist helpt je om de 68 taken in de juiste volgorde af te werken, zodat je op de dag zelf niet nog prijzen, kabels of contant geld hoeft te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en tijden publiceren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Leveranciers reserveren
2 personen
Kraamhouders bevestigen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Standhouderslijst maken
2 personen
Plattegrond van markt maken
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Verkeersruimte vrijhouden
2 personen
Vrijwilligers inroosteren
2 personen
Kassa-indeling maken
Programma opstellen
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Prijskaarten maken
2 personen
Menukaarten maken
2 personen
Contant geld bestellen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad controleren
2 personen
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
Kramen markeren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Verlichting ophangen
4 personen
Stroomkabels aanleggen
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Kraamtafels inrichten
6 personen
Koelkasten vullen
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Kassa's inrichten
2 personen
Prijskaarten ophangen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Soep en warme dranken voorbereiden
3 personen
Kerstdecoratie aanvullen
2 personen
Kassa's met wisselgeld vullen
2 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Veiligheidsronde uitvoeren
2 personen

Event

Standhouders ontvangen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Kassa bemannen
3 personen
Kerstmuziek afspelen
Warme dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Soep serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Voorraad controleren
Toiletten controleren
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen

Nazorg

Kassa's afsluiten
3 personen
Standhouders uitchecken
3 personen
Bederfelijke voorraad opruimen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Verlichting verwijderen
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 8
Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 24
Kledingrekkenaantal 6
Opbergboxenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 16
Ledlampenaantal 24
Lantaarnsaantal 12
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelmattenaantal 12

Apparatuur

Kassabonnenprintersaantal 3
Pinapparatenaantal 3
Kassa'saantal 3
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Waterkokersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Warmhoudketelsaantal 4
Soepketelsaantal 2
Koelboxenaantal 6
Handmegafonenaantal 2
Eerstehulpkoffersaantal 2
Brandblussersaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 150
Kommetjesaantal 100
Bordenaantal 150
Messenaantal 150
Vorkenaantal 150
Lepelsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 18
Serveertangenaantal 12
Maatbekersaantal 4
Warmtebestendige handschoenenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 24
Kerstkransenaantal 8
Kerststerrenaantal 20
Tafelkaarsenaantal 48
Kerststal
Prikbordenaantal 8
Krijtbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 30
Tafelnummersaantal 20
Wegwijzerbordenaantal 12
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Dweilenaantal 6
Emmersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handdesinfectiestationsaantal 6
Toiletpapierdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Open de aanmeldingen pas nadat datum, tijden en voorwaarden vaststaan. Plan het bevestigen van kraamhouders uiterlijk 4 tot 6 weken voor de markt, zodat je daarna een definitieve standhouderslijst en plattegrond kunt maken.
Controleer stroompunten minstens 2 weken vooraf en teken per kraam aan welke aansluiting nodig is. Leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten apart klaar; kabels op looproutes zijn een veelvoorkomende laatste-momentfout.
Maak één kassa-indeling met pinapparaten, kassabonnenprinters en wisselgeld. Bestel contant geld uiterlijk 3 werkdagen vooraf en test alle betaalapparatuur vóór de opbouw.
Plan de opbouw in blokken van 30 tot 60 minuten. Zet eerst partytenten, marktkramen en tafels neer, hang daarna verlichting op en plaats pas als laatste prijskaarten, menukaarten en kerstdecoratie.
Tel servies en warme-drankapparatuur per verkooppunt, niet alleen voor het totaal. Houd voor het eerste uur ongeveer 2 tot 3 drankjes per bezoeker aan en reserveer extra kopjes, glazen en kommen voor piekmomenten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Regel datum, tijden, leveranciers en kraamhouders in de eerste 3 weken; gebruik de laatste 2 weken voor plattegrond, stroom, voorraad en vrijwilligers.
Hoeveel kraampjes heb je nodig voor een kerstmarkt?: Dat hangt af van het aantal kraamhouders en de beschikbare ruimte. Reserveer per marktkraam ongeveer 3 meter frontbreedte en houd daarnaast minimaal 2 meter vrije loopruimte aan.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kerstmarkt?: Reken minimaal 1 vrijwilliger per 25 tot 40 bezoekers tegelijk, plus aparte bezetting voor kassa en opbouw. Voor een kleine markt zijn meestal 4 tot 6 mensen nodig om tegelijk ontvangst, verkoop en terreinbeheer te dekken.
Wanneer moet je de kerstmarkt opbouwen?: Start minimaal 3 uur voor opening met tenten, kramen, tafels en stroom. Plan verlichting, bewegwijzering, kassa's en menukaarten in het laatste uur en reserveer daarna 30 minuten voor een veiligheidscontrole.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.