Checklist para organizar un Mercado de Navidad sin olvidos

Organizar un Mercado de Navidad requiere coordinar expositores, puestos, comida, pagos, iluminación y circulación en un orden concreto. Empieza por publicar la fecha y abrir las inscripciones; después podrás cerrar el plano, reservar proveedores y calcular mesas, carpas y conexiones eléctricas. Durante la última semana, confirma dietas, horarios de voluntarios, efectivo y existencias. El día del mercado, monta primero la estructura y la iluminación, y deja despejados los recorridos antes de abrir.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Publicar la fecha y los horarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Reservar proveedores
2 personas
Fijar los portatarimas
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Gestionar inscripciones
2 personas
Hacer la lista de expositores
2 personas
Crear el plano del mercado
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Mantener libre la zona de circulación
2 personas
Programar a los voluntarios
2 personas
Hacer la distribución de la caja registradora
Elaborar el programa
2 personas
Diseñar la señalización
Hacer carteles de precios
2 personas
Hacer menús
2 personas
Solicitar efectivo
Hacer la compra
3 personas
Comprobar el stock no perecedero
2 personas
Clasificar decoración navideña
2 personas
Señalizar los puestos
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
6 personas
Colgar la iluminación
4 personas
Tender los cables de alimentación
3 personas
Colgar la decoración
4 personas
Montar las mesas del puesto
6 personas
Llenar los refrigeradores
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Montar las cajas
2 personas
Colgar tarjetas de precios
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar sopa y bebidas calientes
3 personas
Reponer la decoración navideña
2 personas
Llenar las cajas registradoras con cambio
2 personas
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
Realizar una ronda de seguridad
2 personas

Evento

Recibir a los expositores
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
Atender la caja
3 personas
Poner música navideña
Servir bebidas calientes
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir sopa
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Comprobar el inventario
Comprobar los baños
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

Cerrar las cajas
3 personas
Registrar la salida de los expositores
3 personas
Retirar el stock perecedero
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Retirar la iluminación
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 8
Puestos de mercadocant. 12
Mesas plegablescant. 18
Sillas plegablescant. 80
Mesas altascant. 8
Mantelescant. 24
Percheroscant. 6
Cajas de almacenajecant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 16
Lámparas LEDcant. 24
Farolescant. 12
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Alfombrillas para cablescant. 12

Equipo

Impresoras de reciboscant. 3
Datáfonoscant. 3
Cajas registradorascant. 3
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Teterascant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Mantener calientecant. 4
Ollas para sopacant. 2
Neveras portátilescant. 6
Megáfonos de manocant. 2
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 150
Cuencoscant. 100
Platoscant. 150
Cuchilloscant. 150
Tenedorescant. 150
Cucharascant. 150
Cucharonescant. 12
Termoscant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Cuencos para mezclarcant. 6
Bandejas de servircant. 18
Pinzas de servircant. 12
Jarras medidorascant. 4
Guantes resistentes al calorcant. 6
Papel de aluminiocant. 4

Decoración

Árboles de Navidadcant. 4
Bolas de Navidadcant. 120
Guirnaldas de Navidadcant. 24
Coronas navideñascant. 8
Flores de Pascuacant. 20
Velas de mesacant. 48
Belén
Tableros de corchocant. 8
Pizarrascant. 12
Tarjetas de nombrecant. 30
Números de mesacant. 20
Señales de orientacióncant. 12
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Fregonascant. 6
Cuboscant. 6
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Carros de limpiezacant. 2
Puestos de desinfectante de manoscant. 6
Dispensadores de papel higiénicocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes. Así puedes preparar la lista definitiva de expositores, los menús y las cantidades de comida sin improvisar.
Dibuja el plano antes de colocar mesas, carpas y puestos. Reserva pasillos de al menos 1,2 metros y comprueba que cada zona tenga acceso a electricidad sin cables atravesando la circulación.
Prepara los pagos con 2 o 3 días de margen: solicita el efectivo, prueba las cajas registradoras, las impresoras de recibos y los datáfonos, y asigna una persona responsable de cada caja.
Calcula la bebida caliente por franjas: para la primera hora, prevé 2 o 3 consumiciones por persona y mantén una reserva de vasos, tazas, cuencos y platos para las horas de mayor afluencia.
Programa a los voluntarios en turnos de 2 a 3 horas y entrega instrucciones escritas. Antes de abrir, coloca la señalización, los carteles de precios y los menús; comprueba también que las alfombrillas cubran todos los cables.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado de Navidad?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para publicar la fecha, enviar invitaciones, abrir inscripciones y reservar proveedores. Deja la confirmación final de expositores, menús y voluntarios para la última semana.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones del Mercado de Navidad?: Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes del mercado. Ese plazo permite hacer el plano, asignar puestos, recoger preferencias dietéticas y preparar señalización y carteles de precios.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un Mercado de Navidad?: Como referencia, asigna 1 voluntario por cada 10 a 15 puestos, más 2 personas para cajas y 1 responsable de montaje. Organiza turnos de 2 a 3 horas para cubrir descansos y cambios durante el día.
¿Cuándo se monta la iluminación y las carpas?: Monta las carpas y la iluminación el mismo día con al menos 3 horas de margen antes de abrir. Después coloca mesas, puestos y señalización, y reserva los últimos 30 minutos para comprobar electricidad, circulación y cajas.

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