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Weihnachtsmarkt organisieren: Checkliste für die Planung

Ein Weihnachtsmarkt braucht mehr als Stände und Lichterketten. Du musst Anmeldungen, Standbetreiber, Marktplan, Strom, Kassen und das Programm so koordinieren, dass am Aufbau- und Veranstaltungstag niemand suchen muss. Diese Checkliste führt dich von der ersten Veröffentlichung bis zur Beleuchtung und Beschilderung. Besonders leicht werden Bargeld, Ernährungswünsche, Kabelsicherheit und die Einteilung der Helfer zu spät erledigt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Uhrzeiten veröffentlichen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen öffnen

  • Lieferanten reservieren

    2 Personen

  • Standbetreiber bestätigen

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Liste der Standbetreiber erstellen

    2 Personen

  • Marktplan erstellen

    2 Personen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Verkehrsfläche freihalten

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Kassenaufteilung erstellen

  • Programm erstellen

    2 Personen

  • Beschilderung entwerfen

  • Preisschilder erstellen

    2 Personen

  • Menükarten erstellen

    2 Personen

  • Bargeld bestellen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Vorräte mit langer Haltbarkeit prüfen

    2 Personen

  • Weihnachtsdekoration sortieren

    2 Personen

  • Stände markieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    6 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    4 Personen

  • Stromkabel verlegen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Messetische einrichten

    6 Personen

  • Kühlschränke befüllen

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Kaffee- und Teebereich einrichten

    2 Personen

  • Kassen einrichten

    2 Personen

  • Preisschilder aufhängen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Suppe und Heißgetränke vorbereiten

    3 Personen

  • Weihnachtsdekoration auffüllen

    2 Personen

  • Kassen mit Wechselgeld füllen

    2 Personen

  • Ton und Mikrofon testen

    2 Personen

  • Sicherheitsrunde durchführen

    2 Personen

Event

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Besucher begrüßen

    4 Personen

  • Kasse bedienen

    3 Personen

  • Weihnachtsmusik abspielen

  • Heiße Getränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Suppe servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Tische sauber halten

    2 Personen

  • Bestand prüfen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

    2 Personen

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Kassen abschließen

    3 Personen

  • Standbetreiber auschecken

    3 Personen

  • Verderbliche Vorräte wegräumen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    6 Personen

  • Beleuchtung entfernen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 8
  • MarktständeAnz. 12
  • KlappischeAnz. 18
  • KlappstühleAnz. 80
  • StehtischeAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 24
  • KleiderständerAnz. 6
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 16
  • LED-LampenAnz. 24
  • LaternenAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • KabelmattenAnz. 12

Ausstattung

  • Kassenbon-DruckerAnz. 3
  • KartenlesegeräteAnz. 3
  • KassenAnz. 3
  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • SuppenkesselAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 6
  • HandmegafoneAnz. 2
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • FeuerlöscherAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • GläserAnz. 150
  • SchälchenAnz. 100
  • TellerAnz. 150
  • MesserAnz. 150
  • GabelnAnz. 150
  • LöffelAnz. 150
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ThermoskannenAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • Koch- und BrotmesserAnz. 8
  • RührschüsselnAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 18
  • ServierzangenAnz. 12
  • MessbecherAnz. 4
  • Hitzebeständige HandschuheAnz. 6
  • AluminiumfolieAnz. 4

Dekoration

  • WeihnachtsbäumeAnz. 4
  • WeihnachtskugelnAnz. 120
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 24
  • WeihnachtskränzeAnz. 8
  • WeihnachtssterneAnz. 20
  • TischkerzenAnz. 48
  • Krippe
  • PinnwändeAnz. 8
  • KreidetafelnAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 30
  • TischnummernAnz. 20
  • Wegweiser-SchilderAnz. 12
  • AbsperrpfostenAnz. 12
  • AbsperrbandAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • AbfallcontainerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 6
  • EimerAnz. 6
  • BesensetsAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • ReinigungswagenAnz. 2
  • HanddesinfektionsstationenAnz. 6
  • ToilettenpapierspenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Veröffentliche Datum und Uhrzeiten früh und öffne die Anmeldungen mit einer klaren Frist. Plane anschließend Zeit ein, um Anmeldungen zu bearbeiten und Ernährungswünsche der Besucher zu erfassen.
  • Bestätige die Standbetreiber nicht erst beim Aufbau. Erstelle nach der Zusage eine vollständige Liste und übertrage jeden Stand in einen Marktplan, bevor Beschilderung und Standmarkierungen vorbereitet werden.
  • Prüfe die Stromanschlüsse vor dem Aufbau und lege Verlängerungskabel sowie Kabelmatten fest. Beleuchtung, Lautsprecher, Wasserkocher und Kaffeemaschinen brauchen erreichbare Anschlüsse, ohne dass Verkehrsflächen blockiert werden.
  • Plane Kassen und Bargeld getrennt vom Programm. Lege die Kassenaufteilung vor dem Markttag fest und prüfe Kassenbon-Drucker, Kartenlesegeräte und Wechselgeld mindestens einmal praktisch.
  • Sortiere Dekoration und haltbare Vorräte einige Tage vorher. Partyzelte, Marktstände, Klapptische, Stühle und Stehtische sollten beim Aufbau vollständig bereitstehen; Lichterketten und LED-Lampen kommen erst danach an ihren vorgesehenen Platz.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Weihnachtsmarkt organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Uhrzeiten, Einladungen und Anmeldungen. Lieferanten und Standbetreiber sollten spätestens 4 Wochen vor dem Markt bestätigt sein.
Wann sollte der Marktplan für einen Weihnachtsmarkt fertig sein?
Erstelle den Marktplan etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin, sobald die Standbetreiber feststehen. Prüfe ihn in der letzten Woche erneut gegen Stromanschlüsse, Verkehrsflächen und die geplante Beschilderung.
Wie viel Bargeld braucht man für einen Weihnachtsmarkt?
Plane das Wechselgeld nach erwarteten Barverkäufen und der Zahl der Kassen, nicht nur nach der Besucherzahl. Teile Bargeld und Kassen mindestens 1 Tag vorher auf und halte pro Kasse genügend kleine Scheine und Münzen bereit.
Wann baut man die Beleuchtung auf dem Weihnachtsmarkt auf?
Hänge Lichterketten und stelle LED-Lampen oder Laternen am Aufbautag nach dem Aufbau der Stände auf. Teste jede Verbindung vor der Öffnung und sichere Kabel mit Kabelmatten, bevor Besucher die Fläche betreten.

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