Organiser un marché de Noël : la checklist complète

Un marché de Noël demande plus qu’une série de stands décorés : il faut coordonner les exposants, les inscriptions, les paiements, la circulation et la restauration. Cette checklist de 68 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de l’annonce de la date au démontage. Vous y trouverez aussi le matériel à prévoir pour installer les tentes, éclairer les stands et servir les boissons chaudes. Commencez plusieurs semaines à l’avance pour éviter les confirmations de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier la date et les horaires
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Réserver les fournisseurs
2 personnes
Confirmer les exposants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Traiter les inscriptions
2 personnes
Créer la liste des exposants
2 personnes
Créer le plan du marché
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Maintenir la voie de circulation dégagée
2 personnes
Planifier les bénévoles
2 personnes
Établir la répartition des caisses
Élaborer le programme
2 personnes
Concevoir la signalétique
Créer des étiquettes de prix
2 personnes
Créer les menus
2 personnes
Commander de l’argent liquide
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les stocks non périssables
2 personnes
Trier les décorations de Noël
2 personnes
Marquer les stands
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer l'éclairage
4 personnes
Installer les câbles d'alimentation
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Aménager les tables du stand
6 personnes
Remplir les réfrigérateurs
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Installer les caisses
2 personnes
Accrocher les étiquettes de prix
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la soupe et les boissons chaudes
3 personnes
Compléter la décoration de Noël
2 personnes
Approvisionner les caisses en monnaie
2 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Effectuer la ronde de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Tenir la caisse
3 personnes
Diffuser de la musique de Noël
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir la soupe
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Vérifier les stocks
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Fermer les caisses
3 personnes
Faire le check-out des exposants
3 personnes
Évacuer les denrées périssables
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Retirer l'éclairage
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 8
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 18
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 8
Nappesqté 24
Portants à vêtementsqté 6
Boîtes de rangementqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 16
Lampes LEDqté 24
Lanternesqté 12
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Passe-câblesqté 12

Équipement

Imprimantes de tickets de caisseqté 3
Terminaux de paiementqté 3
Caissesqté 3
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Bouilloiresqté 4
Machines à caféqté 3
Bains-marieqté 4
Marmites à soupeqté 2
Glacièresqté 6
Mégaphones manuelsqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Petits bolsqté 100
Assiettesqté 150
Couteauxqté 150
Fourchettesqté 150
Cuillèresqté 150
Louchesqté 12
Thermosqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 18
Pinces de serviceqté 12
Verres doseursqté 4
Gants résistants à la chaleurqté 6
Papier aluminiumqté 4

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 24
Couronnes de Noëlqté 8
Étoiles de Noëlqté 20
Bougies de tableqté 48
Crèche de Noël
Panneaux d’affichageqté 8
Panneaux en ardoiseqté 12
Badges nominatifsqté 30
Numéros de tableqté 20
Panneaux directionnelsqté 12
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Serpillièresqté 6
Seauxqté 6
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Chariots de ménageqté 2
Stations de désinfectant pour les mainsqté 6
Distributeurs de papier toiletteqté 4

Catering

Courses

Conseils

Publiez la date et les horaires au moins 6 semaines avant le marché, puis fixez une date limite d’inscription des exposants. Gardez une liste de réservistes pour remplacer rapidement un désistement.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et transmettez-les aux personnes qui préparent les menus. Prévoyez les boissons chaudes, les bols, les assiettes et les couverts séparément afin de ne rien chercher au dernier moment.
Dessinez le plan du marché avant de commander ou déplacer le mobilier. Laissez une voie de circulation dégagée d’au moins 1,20 m et placez les rallonges sous des passe-câbles.
Préparez la caisse et les terminaux de paiement la veille. Comptez l’argent liquide, testez chaque appareil et attribuez une caisse à chaque point de vente au moins 30 minutes avant l’ouverture.
Installez d’abord les tentes, les tables et les chaises, puis l’éclairage et la signalétique. Faites un contrôle complet 60 minutes avant l’arrivée du public : prix visibles, stands marqués, stocks en place et câbles sécurisés.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les inscriptions, les fournisseurs et les exposants doivent être confirmés au plus tard 4 semaines avant l’ouverture.
Combien de temps faut-il pour installer un marché de Noël ?: Prévoyez au minimum 3 heures pour installer les tentes, les stands, les tables, l’éclairage et la signalétique. Ajoutez 60 minutes de vérification avant l’arrivée du public.
Combien d’exposants prévoir pour un marché de Noël ?: Le nombre dépend de la place disponible et du plan de circulation. Mesurez la zone, réservez environ 2 à 3 mètres par stand, puis gardez 10 % de capacité pour les exposants ajoutés ou déplacés.
Que faut-il vérifier le jour du marché de Noël ?: Vérifiez au moins 1 heure avant l’ouverture les branchements, l’éclairage, les prix, les caisses, les stocks et les besoins alimentaires signalés. Contrôlez aussi que la voie de circulation reste libre pendant toute la journée.

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