Kerstmarkt organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen

Een kerstmarkt vraagt vooral om goede afstemming tussen kraamhouders, leveranciers en vrijwilligers. Leg datum, locatie, vergunningen en stroom vroeg vast; zonder die basis lopen kraamindeling en programma snel vertraging op. Werk daarna toe naar aanmeldingen, betalingen, eten, verlichting en afvalinzameling. In de laatste dagen draait alles om weersverwachting, voorraad, gekoelde dranken en een duidelijk takenrooster. Deze checklist volgt die volgorde, zodat je weet wat wanneer geregeld moet zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Vergunningen controleren
Stroomaansluiting reserveren
Afvalinzameling regelen
Kraamhouders uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Kraamindeling maken
2 personen
Programma opstellen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Takenrooster maken
2 personen
Leveranciers bevestigen
Betalingsmiddelen regelen
Weersverwachting volgen
Route- en parkeerinformatie delen
Kraamhouders herinneren
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
Kassageld voorbereiden
2 personen

Event

Terrein vrijmaken
4 personen
Kramen uitladen
6 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Marktkramen opstellen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
4 personen
Kabels veilig afwerken
2 personen
Versiering ophangen
4 personen
Menuborden plaatsen
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Koelkisten vullen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Warme gerechten voorbereiden
4 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Kraamhouders ontvangen
2 personen
Kraamplaatsen aanwijzen
2 personen
Kraamhouders helpen opbouwen
4 personen
Opening voorbereiden
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Consumpties verkopen
4 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffetvoorraad aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Kraamhouders laten afbreken
4 personen
Eten en drinken veilig opbergen
2 personen

Nazorg

Kramen afbreken
6 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Meubilair terugbrengen
4 personen
Verlichting verwijderen
3 personen
Decoratie opruimen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Servies en materiaal reinigen
3 personen
Overgebleven voorraad sorteren
2 personen
Koelmaterialen legen
2 personen
Materialen tellen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Afval laten ophalen
Onbetaalde facturen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 14
Statafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 50
Biertafelsaantal 6
Kleedjes voor tafelsaantal 20
Kraamwandenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
LED-lantaarnsaantal 16
LED-kaarsenaantal 30
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Chafing dishesaantal 4
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Betaalterminalsaantal 2
Kassaboxenaantal 2
Brandblussersaantal 3
Handmicrofoonsaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Soepkommenaantal 80
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 10
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Tangenaantal 8
Gardeaantal 4
Schalenaantal 12
Voorraadbakkenaantal 12
Ovenwantenaantal 6
Keukenhanddoekenaantal 12

Decoratie

Kerstbomenaantal 3
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 20
Kerstkransenaantal 6
Kerstfigurenaantal 10
Kersttafeldecoratieaantal 12
Naambordhoudersaantal 15
Pijlbordenaantal 10
Menubordenaantal 8
Krijtbordenaantal 6
Krijtstiftenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsaantal 6
Vuilniscontainersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer stroom en controleer het benodigde vermogen zodra je koffiezetapparaten, waterkokers, warmhoudbakken en verlichting inzet. Leg verlengkabels en stekkerdozen niet los over looproutes, maar werk kabels weg met kabelgoten.
Maak de kraamindeling uiterlijk één week vooraf en stuur kraamhouders tegelijk de route-, parkeer- en opbouwinformatie. Vraag ontbrekende aanmeldingen en dieetwensen niet pas op de marktdag na.
Plan per 4 tot 6 kramen minstens één vrijwilliger voor publieksvragen, afval en kleine problemen. Zet het takenrooster met telefoonnummers uiterlijk 48 uur vooraf klaar.
Bereid kassageld per verkooppunt voor en test betaalterminals vóór de opening. Houd daarnaast een aparte kassabox en noteer wie tijdens iedere dienst verantwoordelijk is voor betalingen.
Volg de weersverwachting vanaf 5 dagen vooraf en controleer partytenten, kraamwanden, verlichting en brandblussers opnieuw op de opbouwdag. Zet dranken pas kort voor opening koud en haal verse producten zo laat mogelijk op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen, stroom en het uitnodigen van kraamhouders. Start 2 weken vooraf met de definitieve indeling, het programma, vrijwilligers en leveranciers.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kerstmarkt?: Reken op 1 vrijwilliger per 4 tot 6 kramen voor publieksvragen, afval en ondersteuning. Voeg per toegang of betaalpunt minstens 1 verantwoordelijke toe en plan diensten van ongeveer 2 tot 3 uur.
Wanneer moet ik de kraamhouders herinneren aan de kerstmarkt?: Stuur een eerste bevestiging ongeveer 2 weken vooraf met tijden, route en parkeerinformatie. Stuur een laatste herinnering 48 tot 72 uur vooraf, inclusief kraamindeling, opbouwtijd en contactnummer.
Hoe bereid ik stroom en verlichting voor op een kerstmarkt?: Controleer minimaal 2 weken vooraf de stroomaansluiting en maak een lijst van alle apparaten en lichtsnoeren. Test op de opbouwdag alle kabels, stekkerdozen en verlichting en houd kabels buiten de looproute.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.