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Weihnachtsmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Weihnachtsmarkt braucht mehr als Stände und Lichterketten. Kläre zuerst Termin, Ort, Genehmigungen und Stromversorgung, bevor du Standbetreiber und Helfer einteilst. Danach folgen Standaufteilung, Programm, Zahlungen, Einkauf und die Vorbereitung des Geländes. Diese Checkliste führt dich durch die Reihenfolge und erinnert an Dinge, die oft erst kurz vor dem Öffnen auffallen – etwa Kabelsicherheit, Wechselgeld, Ernährungswünsche und wetterfeste Ausstattung.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Stromanschluss reservieren

  • Müllentsorgung organisieren

  • Standbetreiber einladen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Programm erstellen

    2 Personen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Aufgabenplan erstellen

    2 Personen

  • Lieferanten bestätigen

  • Zahlungsmittel regeln

  • Wettervorhersage verfolgen

  • Routen- und Parkinformationen teilen

  • Standbetreiber erinnern

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Frische Produkte abholen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Weihnachtsdekoration sortieren

    2 Personen

  • Kassengeld vorbereiten

    2 Personen

Event

  • Gelände freimachen

    4 Personen

  • Stände ausladen

    6 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    6 Personen

  • Marktstände aufbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Stromversorgung anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    4 Personen

  • Kabel sicher verlegen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Menütafeln aufstellen

    2 Personen

  • Kasse einrichten

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    3 Personen

  • Warme Gerichte vorbereiten

    4 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Standbetreiber empfangen

    2 Personen

  • Standplätze zuweisen

    2 Personen

  • Standhelfer beim Aufbau unterstützen

    4 Personen

  • Eröffnung vorbereiten

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Getränke verkaufen

    4 Personen

  • Heiße Getränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffetvorräte auffüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

  • Standbetreiber beim Abbau unterstützen

    4 Personen

  • Speisen und Getränke sicher lagern

    2 Personen

Nachbereitung

  • Stände abbauen

    6 Personen

  • Partyzelte abbauen

    6 Personen

  • Möbel zurückbringen

    4 Personen

  • Beleuchtung entfernen

    3 Personen

  • Dekoration aufräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Geschirr und Material reinigen

    3 Personen

  • Übrig gebliebenen Vorrat sortieren

    2 Personen

  • Kühlmaterialien entleeren

    2 Personen

  • Materialien zählen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Abfall abholen lassen

  • Unbezahlte Rechnungen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • MarktständeAnz. 12
  • KlappischeAnz. 14
  • StehtischeAnz. 4
  • KlappstühleAnz. 50
  • BiertischeAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 20
  • StandwändeAnz. 12

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 12
  • LED-LaternenAnz. 16
  • LED-KerzenAnz. 30
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelkanäleAnz. 12

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KartenterminalsAnz. 2
  • KassenboxenAnz. 2
  • FeuerlöscherAnz. 3
  • HandmikrofoneAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • GläserAnz. 120
  • TellerAnz. 120
  • SuppenschalenAnz. 80
  • MesserAnz. 120
  • GabelnAnz. 120
  • LöffelAnz. 120
  • ServierlöffelAnz. 10
  • ServiertablettsAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 6
  • RührschüsselnAnz. 8
  • MessbecherAnz. 4
  • ZangenAnz. 8
  • SchneebesenAnz. 4
  • SchüsselnAnz. 12
  • VorratsboxenAnz. 12
  • OfenhandschuheAnz. 6
  • KüchentücherAnz. 12

Dekoration

  • WeihnachtsbäumeAnz. 3
  • WeihnachtskugelnAnz. 80
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 20
  • WeihnachtskränzeAnz. 6
  • WeihnachtsfigurenAnz. 10
  • WeihnachtstischdekorationAnz. 12
  • NamensschildhalterAnz. 15
  • WegweiserAnz. 10
  • MenükartenAnz. 8
  • KreidetafelnAnz. 6
  • KreidestifteAnz. 12

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • AbfallgreiferAnz. 4
  • EimerAnz. 6
  • WischmopsAnz. 6
  • BesenAnz. 6
  • MüllcontainerAnz. 4
  • HandseifenspenderAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Genehmigungen, Ort und Stromanschluss mehrere Wochen vor dem Markt. Ohne geklärte Stromversorgung lassen sich Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Beleuchtung und Kartenterminals nicht zuverlässig einplanen.
  • Lege die Standaufteilung fest, bevor du das Programm und den Aufgabenplan verschickst. Plane Wege zwischen Marktständen, Stehtischen und Sitzplätzen so, dass Kabel nicht quer durch Besucherbereiche laufen.
  • Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und gib sie an die Standbetreiber weiter. Bei warmen Speisen solltest du außerdem Suppenschalen, Teller, Besteck und ausreichend Warmhaltebehälter einplanen.
  • Bereite Bargeld und Kartenzahlung getrennt vor: Kassenboxen, Wechselgeld und Kartenterminals gehören am Vortag an einen festen Ausgabeort. Teste die Geräte vor Beginn und halte eine Alternative bereit, falls das Netz ausfällt.
  • Verfolge die Wettervorhersage ab drei Tagen vorher täglich und prüfe Partyzelte, Standwände, Kabelkanäle sowie Beleuchtung. Getränke sollten rechtzeitig gekühlt, frische Produkte erst kurz vor dem Markt abgeholt und das Gelände vor dem Aufbau freigemacht werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Weihnachtsmarkt organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort, Genehmigungen und Stromanschluss. Standbetreiber, Lieferanten und Helfer sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin angefragt sein.
Was braucht man für einen kleinen Weihnachtsmarkt?
Plane mindestens Marktstände, Partyzelte, Tische, Beleuchtung, Stromkabel mit Kabelkanälen, Kassenboxen und Kartenterminals ein. Für Getränke und Speisen kommen Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Warmhaltebehälter, Kühlboxen und Geschirr hinzu.
Wie viele Helfer braucht ein Weihnachtsmarkt?
Rechne bei einem kleinen Markt mit mindestens 1 Helfer pro betreutem Stand und zusätzlich 2 bis 3 Personen für Aufbau, Kasse, Besucherfragen und Abbau. Teile die Schichten spätestens eine Woche vorher verbindlich ein.
Was muss man am Tag vor dem Weihnachtsmarkt vorbereiten?
Sortiere Dekoration und Ausstattung, prüfe den Bestand, bereite Kassengeld vor und stelle Getränke kalt. Kontrolliere außerdem Wetter, Lieferungen, Stromkabel, Feuerlöscher und den Aufgabenplan, damit am Veranstaltungstag nur noch Aufbau und frische Abholung bleiben.

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