Checklist para organizar un Mercado de Navidad sin olvidos
Un Mercado de Navidad necesita más coordinación de la que parece: no basta con montar los puestos y encender las luces. Esta checklist reúne el trabajo en el orden adecuado, desde confirmar el lugar y los permisos hasta recoger residuos y despejar el recinto. También contempla lo que suele llegar tarde, como la conexión eléctrica, los terminales de pago, las preferencias alimentarias y los productos frescos. Usa el plan para repartir responsabilidades y comprobar cada detalle antes de abrir.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Comprobar permisos
Reservar conexión eléctrica
Organizar la recogida de residuos
Invitar a los expositores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer la distribución de los puestos
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Hacer el horario de tareas
2 personas
Confirmar proveedores
Gestionar los medios de pago
Seguir la previsión del tiempo
Compartir información sobre rutas y aparcamiento
Recordar a los expositores
Comprobar el inventario
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Clasificar decoración navideña
2 personas
Preparar el dinero de caja
2 personas
Evento
Despejar el recinto
4 personas
Descargar los puestos
6 personas
Montar las carpas
6 personas
Montar puestos de mercado
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
Colgar la iluminación
4 personas
Asegurar correctamente los cables
2 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colocar los carteles del menú
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar café y té
3 personas
Preparar platos calientes
4 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Recibir a los titulares de los puestos
2 personas
Asignar puestos del mercado
2 personas
Ayudar a montar los puestos
4 personas
Preparar la inauguración
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Vender consumiciones
4 personas
Servir bebidas calientes
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el stock del buffet
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
Cerrar la caja
2 personas
Despedir a los visitantes
3 personas
Desmontaje por parte de los expositores
4 personas
Guardar alimentos y bebidas de forma segura
2 personas
Seguimiento
Desmontar los puestos
6 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Devolver el mobiliario
4 personas
Retirar la iluminación
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Limpiar la vajilla y el material
3 personas
Clasificar el stock sobrante
2 personas
Vaciar el material de refrigeración
2 personas
Contar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger la basura
Reunir facturas impagadas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Puestos de mercadocant. 12
- Mesas plegablescant. 14
- Mesas altascant. 4
- Sillas plegablescant. 50
- Mesas de cervezacant. 6
- Manteles para mesascant. 20
- Paredes del standcant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 12
- Faroles LEDcant. 16
- Velas LEDcant. 30
- Cables alargadorescant. 10
- Regletascant. 8
- Canaletas para cablescant. 12
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Chafing dishescant. 4
- Neveras portátilescant. 6
- Termoscant. 6
- Terminales de pagocant. 2
- Cajas de cajacant. 2
- Extintorescant. 3
- Micrófonos de manocant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 120
- Tazones para sopacant. 80
- Cuchilloscant. 120
- Tenedorescant. 120
- Cucharascant. 120
- Cucharonescant. 10
- Bandejas de serviciocant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillo de chefcant. 6
- Cuencos para mezclarcant. 8
- Jarras medidorascant. 4
- Pinzascant. 8
- Batidor de varillascant. 4
- Bandejascant. 12
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Guantes de hornocant. 6
- Paños de cocinacant. 12
Decoración
- Árboles de Navidadcant. 3
- Bolas de Navidadcant. 80
- Guirnaldas de Navidadcant. 20
- Coronas navideñascant. 6
- Figuras navideñascant. 10
- Decoración navideña para la mesacant. 12
- Portanombrescant. 15
- Carteles direccionalescant. 10
- Carteles del menúcant. 8
- Pizarrascant. 6
- Rotuladores de tizacant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Pinzas para residuoscant. 4
- Cuboscant. 6
- Fregonascant. 6
- Escobascant. 6
- Contenedores de basuracant. 4
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el recinto y los permisos antes de invitar a los expositores. Reserva también la conexión eléctrica con antelación: las guirnaldas, las máquinas de café y los terminales de pago pueden necesitar tomas separadas.
- Define la distribución de los puestos antes de preparar mesas, carpas y paredes de stand. Deja pasillos suficientemente amplios y coloca las mesas de comida cerca de la electricidad, pero sin bloquear las rutas de paso.
- Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y compártelas con quienes sirven comida. Haz la compra de productos no perecederos con varios días de margen y recoge los productos frescos el mismo día o el anterior.
- Prepara un horario con responsables y sustitutos para montaje, caja, bebidas, residuos y cierre. Recluta voluntarios con tiempo: el tramo de montaje suele concentrar más tareas que el horario de apertura.
- Comprueba la previsión del tiempo y comunica las rutas y el aparcamiento antes del mercado. Enfría las bebidas con antelación, carga los terminales de pago y verifica que cables, regletas, canaletas y extintores estén colocados antes de recibir al público.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado de Navidad?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, permisos, electricidad y expositores. Reserva la última semana para revisar inventario, compras, programa, voluntarios y previsión meteorológica.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los expositores de un Mercado de Navidad?
- Invítalos al menos 6 semanas antes y cierra las inscripciones aproximadamente 3 semanas antes. Así tendrás tiempo para distribuir los puestos, recoger preferencias dietéticas y enviar un recordatorio final.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior al Mercado de Navidad?
- Clasifica la decoración, comprueba el inventario, enfría las bebidas y deja preparados los medios de pago y el dinero de caja. Recoge los productos frescos el mismo día o como máximo 24 horas antes, según su conservación.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar un Mercado de Navidad?
- Reserva entre 3 y 5 horas para montar carpas, puestos, mesas, iluminación, equipos y señalización, además del tiempo de las pruebas eléctricas. Programa el desmontaje y la recogida de residuos durante al menos 1 o 2 horas después del cierre.
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