Organiser un marché de Noël sans rien oublier

Un marché de Noël demande une préparation progressive : le lieu, les autorisations et les exposants doivent être confirmés bien avant l’installation. Cette checklist de 72 tâches vous aide à suivre les inscriptions, répartir les stands, coordonner les bénévoles et préparer l’accueil du public. Elle inclut aussi les éléments souvent oubliés, comme les prises électriques, la gestion des déchets, les paiements et le maintien au chaud des boissons ou aliments. Avancez étape par étape jusqu’au dégagement du site.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Réserver une prise électrique
Organiser l’enlèvement des déchets
Inviter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la répartition des stands
2 personnes
Élaborer le programme
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Établir le planning des tâches
2 personnes
Confirmer les fournisseurs
Prévoir les moyens de paiement
Suivre les prévisions météo
Partager les informations sur l'itinéraire et le stationnement
Rappeler les exposants
Vérifier les stocks
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Trier les décorations de Noël
2 personnes
Préparer la caisse
2 personnes

Événement

Dégager le site
4 personnes
Décharger les stands
6 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les stands du marché
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Installer l'éclairage
4 personnes
Sécuriser les câbles
2 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer les panneaux du menu
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Préparer les plats chauds
4 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Réceptionner les supports de stand
2 personnes
Attribuer les emplacements des stands
2 personnes
Aider à monter les stands
4 personnes
Préparer l’ouverture
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Vendre les consommations
4 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Faire démonter les stands par les exposants
4 personnes
Stocker les aliments et les boissons en toute sécurité
2 personnes

Suivi

Démonter les stands
6 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Ramener le mobilier
4 personnes
Retirer l'éclairage
3 personnes
Ranger la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
Trier le stock restant
2 personnes
Vider les éléments de refroidissement
2 personnes
Compter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Faire enlever les déchets
Rassembler les factures impayées

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 14
Tables hautesqté 4
Chaises pliantesqté 50
Tables de bièreqté 6
Nappes de tableqté 20
Parois de standqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lanternes LEDqté 16
Bougies LEDqté 30
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Bains-marieqté 4
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Terminaux de paiementqté 2
Caissesqté 2
Extincteursqté 3
Microphones mainqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Bol à soupeqté 80
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 10
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Pincesqté 8
Carafesqté 4
Saladiersqté 12
Bacs de stockageqté 12
Gants de cuisineqté 6
Torchons de cuisineqté 12

Décoration

Sapins de Noëlqté 3
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 6
Personnages de Noëlqté 10
Décoration de table de Noëlqté 12
Porte-nomsqté 15
Panneaux indicateursqté 10
Panneaux de menuqté 8
Panneaux en ardoiseqté 6
Marqueurs craieqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Balaisqté 6
Conteneurs à déchetsqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date, le lieu et les autorisations au moins 8 à 12 semaines avant le marché. Vérifiez aussi dès ce moment les besoins électriques et l’enlèvement des déchets.
Fixez une date limite d’inscription aux exposants, idéalement 4 semaines avant l’événement. Demandez dans le même formulaire leurs besoins en alimentation, électricité et emplacement.
Préparez le plan des stands au moins 10 jours à l’avance et envoyez aux exposants l’itinéraire, les possibilités de stationnement et leur heure d’arrivée. Un rappel 48 heures avant limite les retards.
Prévoyez les branchements avant l’installation des guirlandes et lanternes : rallonges, multiprises et goulottes de câbles doivent être testées le jour précédent. Gardez les câbles hors des passages et protégez chaque zone de cuisson avec un extincteur accessible.
Le jour J, vérifiez les stocks, récupérez les produits frais et mettez les boissons au frais avant l’ouverture. Préparez la caisse et testez les terminaux de paiement au moins 60 minutes avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël ?: Commencez 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, le lieu, les fournisseurs et les exposants doivent être confirmés en premier, puis les inscriptions et le programme peuvent être finalisés.
Combien de temps avant faut-il inviter les exposants ?: Envoyez les invitations 6 à 8 semaines avant le marché et fixez les inscriptions définitives environ 4 semaines avant. Gardez ensuite 10 jours pour répartir les stands et transmettre les informations pratiques.
Quand préparer les paiements et la caisse ?: Vérifiez les moyens de paiement 7 jours avant, puis testez les terminaux et préparez la caisse 60 minutes avant l’ouverture. Prévoyez également une solution de secours si la connexion tombe.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché de Noël ?: La veille, contrôlez les stocks, les achats, les équipements électriques, l’éclairage, les extincteurs et le matériel des stands. Suivez aussi les prévisions météo et confirmez les horaires avec les exposants et les bénévoles.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.