Kerstfeest organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen

Een kerstfeest vraagt meer voorbereiding dan alleen een menu en een kerstboom. Je moet het aantal gasten tijdig vastleggen, dieetwensen en allergieën verzamelen en catering, muziek en cadeaus op elkaar afstemmen. In de laatste dagen draait alles om verse producten, een duidelijke tafelschikking en een draaiboek dat het team kan volgen. Gebruik deze checklist om stap voor stap van datum en uitnodiging naar een ingerichte ruimte en een soepel diner te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Programma definitief maken
2 personen
Catering reserveren
Muziek en entertainment vastleggen
Cadeaus voor medewerkers bestellen
Tafelschikking maken
Menukaart opstellen
Allergieën doorgeven
Boodschappenlijst controleren
Decoratie en materialen inkopen
2 personen
Aanmeldingen afsluiten
Aantal gasten doorgeven
Naamkaartjes maken
2 personen
Draaiboek printen
Cadeaus sorteren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Ruimte ventileren
Meubilair klaarzetten
4 personen
Tafels voorzien van tafellinnen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Kerstboom plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Lichtdecoratie aansluiten
2 personen
Muziekapparatuur opstellen
2 personen
Muziek testen
2 personen
Buffettafels opbouwen
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Servies en bestek klaarleggen
3 personen
Naamkaartjes neerleggen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Aanwezigheid afvinken
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Welkomstwoord verzorgen
Muziek verzorgen
Cadeaus uitdelen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Gebruikt servies afruimen
3 personen
Dessert serveren
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Overgebleven eten koelen
2 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur opruimen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Koelkasten leegmaken
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Materialen inventariseren
Geleende spullen retourneren
2 personen
Afval afvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 70
Champagneglazenaantal 60
Dinerbesteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 50
Kerstslingersaantal 8
Kerstkransenaantal 3
Tafeldecoratiesaantal 8
Naamkaarthoudersaantal 60
Naamkaartjesaantal 60
Cadeaulabelsaantal 60

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
LED-kaarsenaantal 24

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 10
Maatbekersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6
Wasmandenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 tot 10 dagen voor het kerstfeest af. Geef het definitieve aantal gasten daarna door aan de catering en controleer opnieuw welke dieetwensen en allergieën zijn gemeld.
Maak de tafelschikking zodra de aanmeldingen sluiten en bereid naamkaartjes en naamkaarthouders tegelijk voor. Zo voorkom je dat last-minute wijzigingen leiden tot lege plekken of verkeerde zitplaatsen.
Bestel medewerkerscadeaus minimaal 2 tot 3 weken vooraf. Sorteer ze vóór de feestdag per ontvanger en leg cadeaulabels klaar, zodat het uitdelen niet tussen de gangen door hoeft te gebeuren.
Controleer 2 dagen vooraf of er genoeg dinerborden, dessertborden, glazen, bestek en serveermaterialen zijn. Tel ook de tafels, stoelen en buffettafels; een tekort aan stoelen of wijnglazen los je op de dag zelf moeilijk op.
Richt de ruimte op de dag zelf eerst functioneel in: tafels en stoelen plaatsen, tafellinnen leggen, buffet klaarzetten en daarna decoratie en verlichting aanbrengen. Test de Bluetoothspeaker, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen voordat de gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen voor een kerstfeest versturen?: Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Vraag om aanmelding uiterlijk 7 tot 10 dagen voor het feest, zodat je catering, tafelschikking en cadeaus definitief kunt regelen.
Wanneer moet ik het aantal gasten doorgeven aan de catering?: Geef het definitieve aantal gasten 7 tot 10 dagen voor het kerstfeest door, nadat de aanmeldingen zijn afgesloten. Stuur op dat moment ook dieetwensen en allergieën mee.
Hoeveel tijd kost het opbouwen van een kerstfeest?: Plan minimaal 3 uur voor het klaarzetten van meubilair, tafellinnen, servies, buffet, decoratie en techniek. Reserveer daarnaast 30 minuten voor een laatste controle en het doornemen van het draaiboek.
Wanneer moet ik verse producten ophalen voor een kerstfeest?: Haal verse producten op de dag van het feest op, bij voorkeur 2 tot 4 uur voordat de gasten komen. Bewaar gekoelde producten direct op de juiste temperatuur en controleer daarna de boodschappenlijst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.