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Weihnachtsfeier organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Weihnachtsfeier steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Zuerst legst du Termin und Ort fest, danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Catering und Programm. Kurz vor der Feier zählen vor allem die genaue Gästezahl, Allergien, Geschenke und der Aufbau des Raums. Diese Checkliste führt dich durch alle 66 Aufgaben und hilft dir, die 48 benötigten Dinge rechtzeitig bereitzustellen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen erfassen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Catering reservieren

  • Musik und Unterhaltung festlegen

  • Geschenke für Mitarbeiter bestellen

  • Tischordnung erstellen

  • Speisekarte erstellen

  • Allergien mitteilen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Dekoration und Materialien einkaufen

    2 Personen

  • Anmeldungen schließen

  • Anzahl der Gäste durchgeben

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Ablaufplan ausdrucken

  • Geschenke sortieren

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Frische Produkte abholen

    2 Personen

  • Raum lüften

  • Möbel bereitstellen

    4 Personen

  • Tische mit Tischdecken ausstatten

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Weihnachtsbaum aufstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Lichtdekoration anschließen

    2 Personen

  • Musikanlage aufbauen

    2 Personen

  • Musik testen

    2 Personen

  • Buffet-Tische aufbauen

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    3 Personen

  • Namensschilder auslegen

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Anwesenheit abhaken

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Begrüßungswort übernehmen

  • Musik organisieren

  • Geschenke austeilen

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr abräumen

    3 Personen

  • Dessert servieren

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Übrig gebliebenes Essen kühlen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Geräte aufräumen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Kühlschränke leeren

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 55
  • BuffetischeAnz. 3
  • HockerAnz. 6
  • GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 60
  • DesserttellerAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 60
  • WassergläserAnz. 70
  • WeingläserAnz. 70
  • ChampagnergläserAnz. 60
  • Abendbesteck-SetsAnz. 60
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8

Dekoration

  • Weihnachtsbaum
  • WeihnachtskugelnAnz. 50
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 8
  • WeihnachtskränzeAnz. 3
  • TischdekorationenAnz. 8
  • NamensschildhalterAnz. 60
  • NamensschilderAnz. 60
  • GeschenkanhängerAnz. 60

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • LED-KerzenAnz. 24

Ausstattung

  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • Mikrofonständer
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 10
  • MessbecherAnz. 2
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • EiswürfelbehälterAnz. 4

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • AbfallbehälterAnz. 6
  • WäschekörbeAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schließe die Anmeldung spätestens 7 bis 10 Tage vor der Feier. Erst dann kannst du dem Catering die verbindliche Gästezahl, Ernährungswünsche und Allergien mitteilen.
  • Plane die Tischordnung erst nach Anmeldeschluss. Erstelle Namensschilder und halte einige leere Schilder bereit, falls sich kurzfristig Änderungen ergeben.
  • Bestelle Mitarbeitergeschenke mindestens 3 bis 4 Wochen vorher. Sortiere sie am Veranstaltungstag nach Namen und befestige die Geschenkanhänger, bevor die Gäste eintreffen.
  • Prüfe bei der Einkaufsliste nicht nur Essen und Getränke, sondern auch Geschirr, Servierutensilien, Gläser und Tischwäsche. Für Technik solltest du Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel vorab testen.
  • Beginne den Aufbau mindestens 2 bis 3 Stunden vor Beginn. Lüfte den Raum, stelle Tische und Stühle auf und kontrolliere anschließend Beleuchtung, Buffetbereich, Garderobe und den ausgedruckten Ablaufplan.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Weihnachtsfeier organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort und Einladungen. Catering, Unterhaltung und Mitarbeitergeschenke solltest du spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin festlegen.
Wann muss man die Gästezahl für die Weihnachtsfeier melden?
Schließe die Anmeldung etwa 7 bis 10 Tage vor der Feier. Gib dem Catering danach die endgültige Zahl sowie Ernährungswünsche und Allergien weiter.
Wie viele Stunden vorher sollte man eine Weihnachtsfeier aufbauen?
Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für den Aufbau ein. Darin enthalten sind Raumlüftung, Möbel, Tischdecken, Dekoration, Technik, Buffetbereich und die Kontrolle des Ablaufplans.
Was wird bei einer Weihnachtsfeier am häufigsten vergessen?
Oft fehlen Namensschilder, Geschenkanhänger, Servierzangen oder passende Gläser. Prüfe diese Kleinteile spätestens am Vortag und teste Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel vor dem Einlass.

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