Kerstconcert organiseren: checklist en planning

Een kerstconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een locatie. Leg eerst datum, artiesten, dirigent, repetities en zaal vast; regel daarna vergunningen, techniek, uitnodigingen en catering. Controleer ruim voor de uitvoering of bladmuziek, licht, geluid, stoelen en garderobe compleet zijn. Met deze checklist houd je 86 taken en 54 benodigdheden op volgorde bij, zodat last-minute regelwerk beperkt blijft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Artiesten en dirigent bevestigen
2 personen
Repetities inplannen
2 personen
Locatie en zaal reserveren
2 personen
Reservering schriftelijk bevestigen
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
Verzekering controleren
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Concert online publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Reserveringen voor gasten bevestigen
Programma en teksten drukken
2 personen
Naambadges voorbereiden
Artiesteninformatie versturen
Muziekpartijen verzamelen
2 personen
Bladmuziek controleren
2 personen
Lichtplan maken
2 personen
Geluidsplan maken
2 personen
Techniek reserveren
Catering reserveren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Instrumenten transporteren
4 personen
Zaal openen
2 personen
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
Zaal en sanitair controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Podiumgedeelte vrijmaken
3 personen
Kerstdecoratie ophangen
3 personen
Kerstboom plaatsen
2 personen
Lichtdecoratie aanbrengen
2 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
Instrumenten klaarzetten
4 personen
Bladmuziek klaarleggen
2 personen
Cateringruimte inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Programma's neerleggen
2 personen
Entree en garderobe inrichten
2 personen
Technische soundcheck uitvoeren
3 personen
Generale repetitie uitvoeren
8 personen

Event

Publieksontvangst openen
3 personen
Kaarten en reserveringen controleren
2 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Publiek naar plaatsen begeleiden
3 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Concert openen
Muziekoptredens begeleiden
4 personen
Microfoons bedienen
Licht bedienen
Pauze aankondigen
Koffie en thee serveren
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Publiek terug naar zaal begeleiden
2 personen
Tweede concertdeel begeleiden
4 personen
Slotwoord verzorgen
Publiek uitgeleiden
3 personen
Garderobe afsluiten
2 personen

Nazorg

Instrumenten veilig opbergen
4 personen
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
Lichtinstallatie afbreken
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
3 personen
Technische apparatuur retourneren
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Sleutels terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 140
Tafelsaantal 12
Krukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 160

Servies

Koffiekopjesaantal 140
Glazenaantal 180
Bordenaantal 160
Vorkenaantal 160
Lepelsaantal 160
Messenaantal 160
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Luidsprekerstatievenaantal 2
Muzieklessenaarsaantal 35
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 20
Kabelbindersaantal 100
DI-boxenaantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Lichtstatievenaantal 3

Decoratie

Kunstkerstboom
Kerstballenaantal 40
Kerstguirlandesaantal 8
Kerststerrenaantal 12
Kerstkransenaantal 4
Tafeldecoratieaantal 12
Elektrische kaarsenaantal 24

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Maatbekersaantal 2
Dienbladenaantal 8
Theedoekenaantal 12
Ovenwantenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilmopaantal 2
Emmersaantal 3
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de zaalreservering schriftelijk zodra de datum vaststaat en controleer meteen capaciteit, opbouwtijd, garderoberuimte en de beschikbare stroompunten.
Plan repetities vóór je uitnodigingen verstuurt. Stuur artiesten en dirigent uiterlijk twee weken voor het concert de praktische informatie en controleer of alle muziekpartijen compleet zijn.
Maak het licht- en geluidsplan niet pas op de concertdag. Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel, kabels en DI-boxen tijdens een technische repetitie en leg kabels veilig vast met kabelgoten of kabelbinders.
Verzamel dieetwensen en bevestig gastenreserveringen uiterlijk één week vooraf. Tel daarna servies, glazen, tafels, stoelen en serveermateriaal op basis van het definitieve aantal aanwezigen.
Wijs vrijwilligers per taak en tijdstip in, inclusief ontvangst, garderobe, catering en opruimen. Bereid programma’s, teksten en naambadges minimaal drie dagen vooraf voor, zodat je op de concertdag alleen hoeft uit te delen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met datum, programma, artiesten, dirigent en locatie. Regel vergunningen, verzekering en techniek zodra de zaal is bevestigd; uitnodigingen kunnen daarna ongeveer 6 tot 8 weken voor het concert worden verstuurd.
Wanneer moet ik artiesten en dirigent bevestigen voor een kerstconcert?: Bevestig artiesten en dirigent uiterlijk 10 tot 12 weken voor de concertdatum. Plan vervolgens de repetities en stuur de definitieve artiesteninformatie minimaal 2 weken vooraf.
Wanneer moet ik de techniek voor een kerstconcert testen?: Reserveer luidsprekers, microfoons, statieven, mengpaneel en verlichting uiterlijk 4 weken vooraf. Plan de volledige technische test tijdens een repetitie, bij voorkeur 1 tot 2 weken voor het concert, en controleer op de dag zelf nog alle aansluitingen.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een kerstconcert?: Reken minimaal 3 uur voor stoelen, tafels, garderobe, decoratie, licht en geluid. Voeg 30 tot 60 minuten toe voor een soundcheck en lichttest, zodat technische problemen niet tijdens de inloop ontstaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.