Checklist para organizar un Concierto de Navidad

Organizar un Concierto de Navidad requiere coordinar música, sala, público y equipo técnico sin dejar decisiones para el último día. Este plan reúne 86 tareas y 54 materiales, desde fijar la fecha y confirmar a los artistas hasta preparar el sonido, la iluminación y el catering. Sigue el orden de la checklist para detectar pronto los permisos, las reservas y la información que suelen faltar. También podrás controlar inscripciones, preferencias dietéticas, voluntarios y acreditaciones antes de abrir las puertas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Confirmar artistas y director
2 personas
Planificar ensayos
2 personas
Reservar la sede y la sala
2 personas
Confirmar la reserva por escrito
Comprobar permisos y notificaciones
2 personas
Comprobar el seguro
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el concierto en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Confirmar las reservas de los invitados
Imprimir el programa y los textos
2 personas
Preparar acreditaciones
Enviar la información de los artistas
Recopilar las partituras
2 personas
Revisar las partituras
2 personas
Hacer el plan de iluminación
2 personas
Crear el plan de sonido
2 personas
Reservar técnica
Reservar el catering
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Transportar instrumentos
4 personas
Abrir la sala
2 personas
Despejar las rutas de evacuación
2 personas
Comprobar el salón y los sanitarios
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Despejar la zona del escenario
3 personas
Colgar la decoración navideña
3 personas
Colocar el árbol de Navidad
2 personas
Colocar la decoración luminosa
2 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Montar la instalación de iluminación
3 personas
Preparar los instrumentos
4 personas
Preparar las partituras
2 personas
Montar el espacio de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Colocar los programas
2 personas
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
Realizar la prueba técnica de sonido
3 personas
Realizar el ensayo general
8 personas

Evento

Abrir la recepción del público
3 personas
Comprobar las entradas y reservas
2 personas
Repartir programas
2 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Guiar al público a sus asientos
3 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Abrir el concierto
Coordinar las actuaciones musicales
4 personas
Operar los micrófonos
Controlar la iluminación
Anunciar el descanso
Servir café y té
4 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Acompañar al público de vuelta a la sala
2 personas
Acompañar la segunda parte del concierto
4 personas
Preparar el discurso de clausura
Despedir al público
3 personas
Cerrar el guardarropa
2 personas

Seguimiento

Guardar los instrumentos de forma segura
4 personas
Desmontar el sistema de sonido
3 personas
Desmontar la instalación de luces
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la cocina
2 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los sanitarios
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Retirar los residuos
2 personas
Recoger objetos perdidos
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
3 personas
Devolver el equipo técnico
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver las llaves

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 140
Mesascant. 12
Taburetescant. 8
Percheroscant. 3
Perchascant. 160

Vajilla

Tazas de cafécant. 140
Vasoscant. 180
Platoscant. 160
Tenedorescant. 160
Cucharascant. 160
Cuchilloscant. 160
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Soportes para altavocescant. 2
Atriles de músicacant. 35
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 20
Bridascant. 100
Cajas DIcant. 2

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 3

Decoración

Árbol de Navidad artificial
Bolas de Navidadcant. 40
Guirnaldas navideñascant. 8
Flores de Pascuacant. 12
Coronas navideñascant. 4
Decoración de mesacant. 12
Velas eléctricascant. 24

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cucharonescant. 6
Jarras medidorascant. 2
Bandejascant. 8
Paños de cocinacant. 12
Guantes de hornocant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Aspiradora
Fregonacant. 2
Cuboscant. 3
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, el programa, la sala y los artistas. Confirma cada reserva por escrito y deja previsto un margen para cambios de programa o de director.
Planifica los ensayos antes de publicar la invitación. Recopila y revisa todas las partituras con tiempo, y envía a los artistas la información práctica de la sala, los horarios y los accesos.
No esperes a la semana del concierto para revisar permisos, notificaciones y seguro. Comprueba también qué requisitos exige la sede para montar sonido, iluminación, sillas y atriles.
Controla las inscripciones con una fecha límite clara y pregunta por las preferencias dietéticas al registrarse. Confirma después las reservas de los invitados para que el catering no se base en estimaciones.
Haz una prueba técnica completa antes de la llegada del público: sonido, micrófonos, altavoces, iluminación y cables. Reserva técnica y catering con antelación, y prepara acreditaciones, programa y textos antes del día del concierto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Concierto de Navidad?: Empieza la planificación al menos 8-12 semanas antes. La sala, los artistas, los permisos y la técnica suelen bloquear el resto del calendario, así que deben confirmarse primero.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un Concierto de Navidad?: Envíalas cuando la fecha, el programa y la sede estén confirmados, idealmente 4-6 semanas antes. Fija una fecha límite de inscripción para poder cerrar catering, asientos y voluntarios.
¿Cuándo se deben revisar las partituras y preparar el programa?: Recopila las partituras en cuanto el programa esté cerrado y revísalas varias semanas antes. Imprime el programa y los textos después de la última corrección, como máximo 3-5 días antes del concierto.
¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido y luces?: Reserva la técnica con varias semanas de antelación y programa una prueba completa el mismo día, antes de recibir al público. Deja al menos 2 horas para ajustar micrófonos, altavoces, focos, cables y posiciones.

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