Organiser un concert de Noël sans rien oublier

Un concert de Noël demande de coordonner la musique, la salle, l’accueil et la technique bien avant le jour J. Commence par fixer la date et le programme, puis confirme les artistes, le chef de chœur, les répétitions et la réservation de la salle. Les invitations, les inscriptions et les besoins alimentaires arrivent ensuite. Cette checklist de 86 tâches et 54 fournitures t’aide à suivre l’ordre des préparatifs, jusqu’aux courses et à l’installation sur place.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Confirmer les artistes et le chef d'orchestre
2 personnes
Planifier les répétitions
2 personnes
Réserver le lieu et la salle
2 personnes
Confirmer la réservation par écrit
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
Vérifier l’assurance
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le concert en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les réservations des invités
Imprimer le programme et les textes
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Envoyer les informations sur les artistes
Rassembler les partitions
2 personnes
Vérifier les partitions
2 personnes
Établir le plan d’éclairage
2 personnes
Établir le plan sonore
2 personnes
Réserver la technique
Réserver le catering
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Transporter les instruments
4 personnes
Ouvrir la salle
2 personnes
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
Vérifier la salle et les sanitaires
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Dégager l'espace de la scène
3 personnes
Accrocher les décorations de Noël
3 personnes
Installer le sapin de Noël
2 personnes
Installer la décoration lumineuse
2 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Monter l’installation lumière
3 personnes
Installer les instruments
4 personnes
Préparer les partitions
2 personnes
Aménager l'espace traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Déposer les programmes
2 personnes
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
Effectuer la balance technique
3 personnes
Effectuer la répétition générale
8 personnes

Événement

Ouvrir l’accueil du public
3 personnes
Vérifier les billets et les réservations
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Guider le public vers les places
3 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Ouvrir le concert
Coordonner les spectacles musicaux
4 personnes
Gérer les micros
Gérer l’éclairage
Annoncer la pause
Servir le café et le thé
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Reconduire le public dans la salle
2 personnes
Encadrer la deuxième partie du concert
4 personnes
Prononcer le discours de clôture
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
Fermer le vestiaire
2 personnes

Suivi

Ranger les instruments en toute sécurité
4 personnes
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
Démonter l’installation lumineuse
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
3 personnes
Retourner le matériel technique
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rapporter les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 140
Tablesqté 12
Tabouretsqté 8
Portantsqté 3
Cintresqté 160

Vaisselle

Tasses à caféqté 140
Verresqté 180
Assiettesqté 160
Fourchettesqté 160
Cuillèresqté 160
Couteauxqté 160
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Pieds de haut-parleurqté 2
Pupitres de musiqueqté 35
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 20
Serre-câblesqté 100
Boîtiers DIqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Pieds d’éclairageqté 3

Décoration

Sapin de Noël artificiel
Boules de Noëlqté 40
Guirlandes de Noëlqté 8
Étoiles de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 4
Décoration de tableqté 12
Bougies électriquesqté 24

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Louchesqté 6
Verres doseursqté 2
Plateauxqté 8
Torchonsqté 12
Gants de cuisineqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le programme avant d’envoyer les invitations : prévois ensuite plusieurs répétitions et transmets rapidement les partitions aux artistes.
Demande les régimes alimentaires au moment de l’inscription, puis confirme le nombre de convives et les réservations au plus tard une semaine avant le concert.
Fais confirmer la réservation de la salle par écrit et vérifie les autorisations, les déclarations et l’assurance au moins 4 à 6 semaines avant l’événement.
Prépare un plan technique séparé pour le son et la lumière : teste les micros, le mélangeur, les enceintes, les câbles et les prises avant l’arrivée du public.
Prévois l’accueil dès l’ouverture des portes : compte les chaises, tables, porte-manteaux et cintres, puis prépare les badges, les programmes imprimés et les textes.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un concert de Noël ?: Commence idéalement 3 à 6 mois avant la date. La salle, les artistes, le chef de chœur, les répétitions et la technique doivent être confirmés avant de publier le concert.
Combien de répétitions prévoir pour un concert de Noël ?: Prévois au moins 3 répétitions, puis une répétition générale dans la salle si possible. Garde une séance dédiée aux enchaînements, au son, aux lumières et aux déplacements.
Quand envoyer les invitations pour un concert de Noël ?: Envoie-les 4 à 6 semaines avant le concert. Fixe une date limite d’inscription environ 7 jours avant afin de finaliser les places, les badges, la restauration et l’accueil.
Que faut-il vérifier pour la technique le jour du concert ?: Teste le son et les lumières au moins 2 heures avant l’ouverture des portes. Vérifie les micros, supports, enceintes, pieds, DI-boxes, rallonges, multiprises et passages de câbles.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.