Weihnachtskonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Weihnachtskonzert steht und fällt mit guter Abstimmung: Künstler, Dirigent, Proben, Saal, Technik und Catering müssen rechtzeitig zusammenpassen. Beginne mit Datum und Programm und bestätige Reservierungen immer schriftlich. Später kommen Einladungen, Anmeldungen, Notenmaterial, Licht- und Schallplanung sowie die Ausstattung für Saal und Empfang hinzu. Diese Checkliste führt dich durch die wichtigsten Schritte, damit am Konzerttag weder Mikrofone noch Notenpulte, Namensschilder oder Tassen fehlen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Künstler und Dirigent bestätigen
2 Personen
Proben einplanen
2 Personen
Veranstaltungsort und Saal reservieren
2 Personen
Reservierung schriftlich bestätigen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
2 Personen
Versicherung prüfen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Konzert online veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Reservierungen für Gäste bestätigen
Programm und Texte drucken
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
Künstlerinformationen versenden
Musikpartituren sammeln
2 Personen
Notenmaterial prüfen
2 Personen
Lichtplan erstellen
2 Personen
Schallkonzept erstellen
2 Personen
Technik reservieren
Catering reservieren
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Instrumente transportieren
4 Personen
Saal öffnen
2 Personen
Fluchtwege freihalten
2 Personen
Saal und Sanitäranlagen kontrollieren
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Bühnenbereich freimachen
3 Personen
Weihnachtsdekoration aufhängen
3 Personen
Weihnachtsbaum aufstellen
2 Personen
Lichtdekoration anbringen
2 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
Instrumente bereitstellen
4 Personen
Notenblätter bereitlegen
2 Personen
Cateringbereich einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Programme auslegen
2 Personen
Eingang und Garderobe einrichten
2 Personen
Technischen Soundcheck durchführen
3 Personen
Generalprobe durchführen
8 Personen

Event

Publikumsempfang öffnen
3 Personen
Tickets und Reservierungen prüfen
2 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Garderobe besetzen
2 Personen
Publikum zu den Plätzen begleiten
3 Personen
Künstler empfangen
2 Personen
Konzert eröffnen
Musikauftritte betreuen
4 Personen
Mikrofone bedienen
Licht steuern
Pause ankündigen
Kaffee und Tee servieren
4 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
Publikum zurück in den Saal begleiten
2 Personen
Zweiten Konzertteil betreuen
4 Personen
Schlusswort halten
Publikum verabschieden
3 Personen
Garderobe abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Instrumente sicher verstauen
4 Personen
Beschallungsanlage abbauen
3 Personen
Lichtanlage abbauen
3 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Küche reinigen
2 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
3 Personen
Technische Geräte zurückgeben
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Schlüssel zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 140
TischeAnz. 12
HockerAnz. 8
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 160

Geschirr

KaffeetassenAnz. 140
GläserAnz. 180
TellerAnz. 160
GabelnAnz. 160
LöffelAnz. 160
MesserAnz. 160
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
LautsprecherstativeAnz. 2
NotenpulteAnz. 35
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 20
KabelbinderAnz. 100
DI-BoxenAnz. 2

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
LichtstativeAnz. 3

Dekoration

Künstlicher Weihnachtsbaum
WeihnachtskugelnAnz. 40
WeihnachtsgirlandenAnz. 8
WeihnachtssterneAnz. 12
WeihnachtskränzeAnz. 4
TischdekorationAnz. 12
Elektrische KerzenAnz. 24

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 6
MessbecherAnz. 2
TablettsAnz. 8
GeschirrtücherAnz. 12
OfenhandschuheAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Staubsauger
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 3
BesenAnz. 2
Kehrblech und HandfegerAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Programm mindestens 12 Wochen vorher fest und bestätige Künstler, Dirigent und Veranstaltungsort schriftlich. So erkennst du Terminprobleme, bevor Einladungen verschickt werden.
Plane die Proben mit festen Zeiten und prüfe das Notenmaterial spätestens 3 Wochen vor dem Konzert. Fehlende Partituren lassen sich kurz vor dem Auftritt nur schwer ersetzen.
Kläre Genehmigungen, Meldungen und Versicherung mindestens 6 Wochen vorher. Für Technik solltest du Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Stative und Verlängerungskabel nicht erst am Veranstaltungstag reservieren.
Schicke Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert und bearbeite Anmeldungen laufend. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Catering-Termin und bestätige Gästereservierungen schriftlich.
Erstelle Licht- und Schallplan mindestens 2 Wochen vor dem Konzert und teile Freiwillige mit klaren Einsatzzeiten ein. Prüfe am Vortag Notenpulte, Kabelkanäle, Kabelbinder, Garderobenständer und Geschirr vor Ort.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Weihnachtskonzert organisieren?: Beginne idealerweise 12 bis 16 Wochen vorher mit Datum, Programm, Künstlern und Saal. Genehmigungen, Versicherung und Technik sollten spätestens 6 Wochen vor dem Konzert geklärt sein.
Wann verschickt man Einladungen für ein Weihnachtskonzert?: Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Bitte um Rückmeldung mit einer Frist von 10 bis 14 Tagen, damit Plätze und Catering geplant werden können.
Wann müssen die Proben für ein Weihnachtskonzert beginnen?: Plane die erste Probe normalerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert ein. Die vollständige Prüfung von Partituren und Notenmaterial sollte spätestens 3 Wochen vorher abgeschlossen sein.
Was muss man für die Technik eines Weihnachtskonzerts einplanen?: Plane Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecherstative, DI-Boxen und ausreichend Verlängerungskabel ein. Reserviere die Technik mindestens 4 Wochen vorher und prüfe den Aufbau mit einem Soundcheck am Konzerttag.

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