Kennismakingsavond organiseren: checklist en planning
Een kennismakingsavond vraagt om meer voorbereiding dan alleen een programma en koffie. Je regelt vooraf de ruimtes, aanmeldingen, presentaties en rondleidingsroute, en stemt medewerkers op één duidelijk tijdschema af. In de laatste week controleer je techniek, catering, sleutels en toegang. Op de dag zelf draait het vooral om een logische ontvangst, herkenbare naamlabels en lokalen die klaarstaan voor de juiste activiteit. Gebruik de checklist om niets op het laatste moment te hoeven oplossen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Lokalen en ruimtes reserveren
Plattegrond van de avond maken
2 personen
Programma naar medewerkers sturen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Naamlabels voorbereiden
2 personen
Presentaties verzamelen
Presentaties controleren
2 personen
Rondleidingsroute bepalen
2 personen
Activiteiten per lokaal bepalen
3 personen
Catering bestellen
Benodigdheden controleren
2 personen
Techniek testen
2 personen
Sleutels en toegang regelen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Infopakketten samenstellen
3 personen
Naamlabels sorteren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Infomateriaal uitstallen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Lokaalactiviteiten klaarzetten
6 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Veiligheidsrondes uitvoeren
2 personen
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
Briefing rondleiders geven
4 personen
Briefing activiteitenteam geven
6 personen
Event
Gasten ontvangen
4 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Naamlabels uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Opening presenteren
2 personen
Rondleidingen begeleiden
6 personen
Informatiepunten bemannen
8 personen
Proeflessen begeleiden
6 personen
Vragen van ouders beantwoorden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Fotomoment begeleiden
2 personen
Afsluiting aankondigen
Gasten uitzwaaien
4 personen
Nazorg
Servies verzamelen
3 personen
Eten en drinken opruimen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Lokalen schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Ontvangstbalie leegruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Deuren en ramen controleren
2 personen
Sleutels terugbrengen
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Bedankbericht versturen
Openstaande vragen beantwoorden
2 personen
Foto's delen met deelnemers
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 120
- Statafelsaantal 4
- Garderoberekkenaantal 3
- Krukkenaantal 12
Servies
- Koffiekopjesaantal 100
- Theeglazenaantal 100
- Waterglazenaantal 120
- Bordenaantal 120
- Gebaksvorkjesaantal 120
- Theelepelsaantal 100
- Serveerbestekaantal 12
- Serveerschalenaantal 12
- Koffiekannenaantal 6
- Theepottenaantal 4
- Waterkannenaantal 12
- Melkkannenaantal 6
- Suikerbakjesaantal 6
- Serveertangenaantal 12
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Koelboxenaantal 4
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 8
- Laptopsaantal 4
- Projectorenaantal 3
- Projectieschermenaantal 3
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- HDMI-kabelsaantal 4
- Presentatieafstandsbedieningenaantal 3
- Oplaadkabelsaantal 6
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Ballonnenpompaantal 2
- Slingersaantal 12
- Tafelkledenaantal 12
- Bloemstukkenaantal 6
- Menukaartenaantal 12
- Fotowand
- Plakbandaantal 6
- Touwaantal 3
Catering
- Boodschappen
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks- en broodmessenaantal 8
- Mengkommenaantal 6
- Maatbekersaantal 3
- Koelbakkenaantal 6
- Thermoskannenaantal 8
- Opslagbakkenaantal 12
- Keukentangenaantal 8
- Ovenwantenaantal 4
Schoonmaak
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Sponzenaantal 12
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Afvalbakkenaantal 10
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 6
- Tafellampenaantal 8
Presentatie
- Whiteboardsaantal 4
- Flip-oversaantal 4
- Flip-overpapieraantal 8
- Markeerstiftenaantal 24
- Pennenaantal 50
- Infomappenaantal 120
- Naamlabelsaantal 140
- Badgehoudersaantal 120
- A4-printpapieraantal 2
- Routebordenaantal 20
- Pijlenstickersaantal 40
- Klembordenaantal 12
- Enveloppenaantal 150
Activiteiten
- Puzzelsaantal 6
- Spelmaterialenaantal 6
- Knutselsetsaantal 8
- Schortenaantal 12
- Meetlintenaantal 4
- Ballenaantal 12
Veiligheid
- Zaklampenaantal 4
- Waarschuwingslintaantal 2
- Platteauwagensaantal 2
Garderobe
- Kledinghangersaantal 150
- Nummertjes voor garderobeaantal 150
- Garderobetassenaantal 4
Tips
- Leg datum, programma en ruimtes eerst vast. Maak daarna de plattegrond met de route tussen lokalen, ontvangst, presentaties en catering; zo zie je vroeg waar tafels, stoelen en statafels nodig zijn.
- Open het aanmeldformulier zodra het programma staat en vraag dieetwensen meteen uit. Bevestig aanmeldingen uiterlijk enkele dagen vooraf, zodat je het aantal naamlabels, infopakketten, stoelen en hapjes kunt bijstellen.
- Verzamel presentaties minstens één week van tevoren en controleer ze op de laptop waarop je presenteert. Test projector, scherm, HDMI-kabel, luidsprekers, microfoon en presentatieafstandsbediening nogmaals op locatie.
- Plan de rondleidingsroute en activiteiten per lokaal vóór je medewerkers informeert. Stuur het programma met tijden, ruimtes en verantwoordelijkheden uiterlijk een week vooraf; vermeld ook wie sleutels en toegang regelt.
- Doe boodschappen en bereid hapjes pas nadat het definitieve aantal deelnemers bekend is. Koel dranken op tijd, zet koffie- en theepunten klaar en controleer servies zoals kopjes, glazen, borden, vorkjes en serveerbestek vóór de eerste gasten binnenkomen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een kennismakingsavond organiseren?
- Leg datum, programma en ruimtes bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra het aanmeldformulier werkt en sluit de praktische voorbereiding af met een controle in de laatste week.
- Wanneer verstuur ik de uitnodigingen voor een kennismakingsavond?
- Stuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken voor de avond. Geef aangemelde gasten uiterlijk enkele dagen vooraf een bevestiging met programma, route en eventuele praktische informatie.
- Wanneer test ik de techniek voor een kennismakingsavond?
- Verzamel en controleer presentaties minimaal 1 week vooraf. Test op locatie uiterlijk 1 werkdag van tevoren de projector, het scherm, de HDMI-kabels, luidsprekers, microfoon en stroomvoorziening.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om de ruimtes klaar te zetten?
- Reserveer minimaal 2 uur voor het klaarzetten van tafels, stoelen, statafels, garderoberekken, naamlabels, infopakketten en catering. Plan daarna nog 30 minuten voor een laatste ronde langs alle lokalen en de ontvangst.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!