Zo organiseer je een kennismakingsavond

Begin met de route door de avond, niet met de hapjes. Leg eerst datum, programma, lokalen en publieksstromen vast, zodat je weet hoeveel ruimtes, medewerkers en apparatuur nodig zijn. Open daarna het aanmeldformulier en verzamel dieetwensen voordat je catering bestelt. In de laatste week controleer je presentaties, techniek, naamlabels en infopakketten. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, korte overdrachten en een getest programma.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Lokalen en ruimtes reserveren
3
Plattegrond van de avond maken
2 personen
4
Programma naar medewerkers sturen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Aanmeldingen bevestigen
11
Naamlabels voorbereiden
2 personen
12
Presentaties verzamelen
13
Presentaties controleren
2 personen
14
Rondleidingsroute bepalen
2 personen
15
Activiteiten per lokaal bepalen
3 personen
16
Catering bestellen
17
Benodigdheden controleren
2 personen
18
Techniek testen
2 personen
19
Sleutels en toegang regelen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
3 personen
23
Infopakketten samenstellen
3 personen
24
Naamlabels sorteren
2 personen
25
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
26
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
27
Koffiepunt inrichten
2 personen
28
Buffet klaarzetten
3 personen
29
Infomateriaal uitstallen
2 personen
30
Versiering ophangen
3 personen
31
Routeborden plaatsen
2 personen
32
Lokaalactiviteiten klaarzetten
6 personen
33
Presentatieruimte inrichten
3 personen
34
Garderobe inrichten
2 personen
35
Toiletten controleren
2 personen
36
Veiligheidsrondes uitvoeren
2 personen
37
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
38
Briefing rondleiders geven
4 personen
39
Briefing activiteitenteam geven
6 personen

Event

40
Gasten ontvangen
4 personen
41
Aanmeldingen afvinken
2 personen
42
Naamlabels uitdelen
2 personen
43
Koffie en thee serveren
3 personen
44
Hapjes serveren
3 personen
45
Opening presenteren
2 personen
46
Rondleidingen begeleiden
6 personen
47
Informatiepunten bemannen
8 personen
48
Proeflessen begeleiden
6 personen
49
Vragen van ouders beantwoorden
4 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Buffet aanvullen
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Toiletten tussentijds controleren
54
Fotomoment begeleiden
2 personen
55
Afsluiting aankondigen
56
Gasten uitzwaaien
4 personen

Nazorg

57
Servies verzamelen
3 personen
58
Eten en drinken opruimen
3 personen
59
Apparatuur uitschakelen
2 personen
60
Versiering verwijderen
3 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
62
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Lokalen schoonmaken
4 personen
65
Toiletten schoonmaken
2 personen
66
Ontvangstbalie leegruimen
2 personen
67
Gevonden voorwerpen verzamelen
68
Deuren en ramen controleren
2 personen
69
Sleutels terugbrengen
70
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
71
Geleende materialen retourneren
2 personen
72
Bedankbericht versturen
73
Openstaande vragen beantwoorden
2 personen
74
Foto's delen met deelnemers

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Statafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 3
Krukkenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Waterglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Gebaksvorkjesaantal 120
Theelepelsaantal 100
Serveerbestekaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Theepottenaantal 4
Waterkannenaantal 12
Melkkannenaantal 6
Suikerbakjesaantal 6
Serveertangenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Laptopsaantal 4
Projectorenaantal 3
Projectieschermenaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
Presentatieafstandsbedieningenaantal 3
Oplaadkabelsaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 6
Menukaartenaantal 12
Fotowand
Plakbandaantal 6
Touwaantal 3

Catering

Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Koelbakkenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Opslagbakkenaantal 12
Keukentangenaantal 8
Ovenwantenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Sponzenaantal 12
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 10

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Tafellampenaantal 8

Presentatie

Whiteboardsaantal 4
Flip-oversaantal 4
Flip-overpapieraantal 8
Markeerstiftenaantal 24
Pennenaantal 50
Infomappenaantal 120
Naamlabelsaantal 140
Badgehoudersaantal 120
A4-printpapieraantal 2
Routebordenaantal 20
Pijlenstickersaantal 40
Klembordenaantal 12
Enveloppenaantal 150

Activiteiten

Puzzelsaantal 6
Spelmaterialenaantal 6
Knutselsetsaantal 8
Schortenaantal 12
Meetlintenaantal 4
Ballenaantal 12

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Waarschuwingslintaantal 2
Platteauwagensaantal 2

Garderobe

Kledinghangersaantal 150
Nummertjes voor garderobeaantal 150
Garderobetassenaantal 4

Tips

Maak één plattegrond met ontvangst, garderobe, presentatieruimte en rondleidingsroute. Geef per lokaal aan welke activiteit plaatsvindt en hoeveel bezoekers er maximaal tegelijk binnen kunnen.
Verstuur de uitnodiging zodra datum en programma vaststaan en sluit de aanmeldingen uiterlijk 3 tot 5 werkdagen voor de avond. Dan kun je dieetwensen verwerken, namen bevestigen en naamlabels sorteren.
Plan de presentaties uiterlijk 3 dagen vooraf binnen en controleer elke laptop, projector, HDMI-kabel, microfoon en presentatieafstandsbediening. Test de techniek in de opstelling waarin je die ’s avonds gebruikt.
Bestel catering op basis van de bevestigde aanmeldingen en houd rekening met een extra marge van ongeveer 10 procent. Zet koffie, thee, water, glazen, borden en serveerbestek op één uitgiftepunt, zodat medewerkers niet tijdens de ontvangst hoeven te zoeken.
Maak een afsluitende controle voor de laatste 60 minuten: lokalen open, tafels en stoelen geplaatst, sleutels geregeld, dranken gekoeld, hapjes klaar en infopakketten en naamlabels bij de ingang gesorteerd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een kennismakingsavond?: Begin minimaal 4 tot 6 weken van tevoren met datum, lokalen, programma en reserveringen. Verstuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je uiterlijk 3 tot 5 werkdagen voor de avond de definitieve aantallen hebt.
Wanneer moet ik de catering voor een kennismakingsavond bestellen?: Bestel de catering zodra de aanmeldingen sluiten, meestal 3 tot 5 werkdagen vooraf. Gebruik de bevestigde deelnemerslijst en tel ongeveer 10 procent extra mee voor late wijzigingen of onverwachte bezoekers.
Hoeveel tijd kost het klaarzetten van een kennismakingsavond?: Reserveer minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, statafels, naamlabels, infopakketten, catering en techniek. Plan daarnaast 30 minuten voor een volledige test van presentaties, projectoren, geluid en aansluitingen.
Wanneer controleer je de presentaties en techniek?: Verzamel presentaties uiterlijk 3 dagen vooraf en controleer ze op dezelfde dag. Doe op de avond zelf nog een korte test van ongeveer 30 minuten met de laptop, projector, HDMI-kabels, microfoon en luidsprekers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.