Checklist pour organiser une soirée de découverte

Une soirée de découverte demande de coordonner les inscriptions, les espaces, les présentations et le parcours des visiteurs. Commence par fixer la date et le programme, puis avance vers les invitations, la collecte des besoins alimentaires et la préparation des badges. La veille, concentre-toi sur les tests techniques, les accès, les boissons et l’installation des salles. Cette checklist te permet de suivre l’ordre des tâches sans oublier les détails qui ralentissent souvent l’accueil.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver les salles et espaces
Établir le plan de la soirée
2 personnes
Envoyer le programme aux employés
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Préparer les badges nominaux
2 personnes
Rassembler les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Définir l’itinéraire de la visite
2 personnes
Définir les activités par salle
3 personnes
Commander le catering
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Organiser les clés et l’accès
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Composer les dossiers d’information
3 personnes
Trier les badges nominatifs
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Installer le matériel d’information
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Installer les activités locales
6 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Effectuer des rondes de sécurité
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
Briefer les guides
4 personnes
Faire le briefing de l’équipe activité
6 personnes

Événement

Accueillir les invités
4 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Présenter l’ouverture
2 personnes
Accompagner les visites guidées
6 personnes
Tenir les points d’information
8 personnes
Encadrer les cours d’essai
6 personnes
Répondre aux questions des parents
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Animer le moment photo
2 personnes
Annoncer la clôture
Raccompagner les invités
4 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les locaux
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Dégager le comptoir d’accueil
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Vérifier les portes et les fenêtres
2 personnes
Rapporter les clés
Ranger le matériel restant
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Répondre aux questions en attente
2 personnes
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 120
Tables hautesqté 4
Portantsqté 3
Tabouretsqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Verres à eauqté 120
Assiettesqté 120
Fourchettes à gâteauqté 120
Cuillères à caféqté 100
Couverts de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6
Théièresqté 4
Carafes d’eauqté 12
Pichets à laitqté 6
Sucriersqté 6
Pinces de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Ordinateurs portablesqté 4
Projecteursqté 3
Écrans de projectionqté 3
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Câbles HDMIqté 4
Télécommandes de présentationqté 3
Câbles de rechargeqté 6

Décoration

Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 12
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 6
Cartes de menuqté 12
Mur photo
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 3

Catering

Courses

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Bacs isothermesqté 6
Thermosqté 8
Bacs de rangementqté 12
Pinces de cuisineqté 8
Gants de cuisineqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Épongesqté 12
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 10

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes de tableqté 8

Présentation

Tableaux blancsqté 4
Chevaletsqté 4
Papier pour chevaletqté 8
Marqueursqté 24
Stylosqté 50
Dossiers d'informationqté 120
Étiquettes nominativesqté 140
Porte-badgesqté 120
Papier d'impression A4qté 2
Panneaux de directionqté 20
Autocollants flèchesqté 40
Presse-papiersqté 12
Enveloppesqté 150

Activités

Puzzlesqté 6
Matériel de jeuqté 6
Kits de bricolageqté 8
Tabliersqté 12
Mètres rubansqté 4
Ballonsqté 12

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Ruban de signalisationqté 2
Chariots de transportqté 2

Vestiaire

Cintresqté 150
Numéros de vestiaireqté 150
Sacs de vestiaireqté 4

Conseils

Bloque la date et les espaces avant d’envoyer les invitations : prévois au moins 2 à 3 semaines pour recueillir les inscriptions et ajuster le programme.
Ferme les inscriptions quelques jours avant la soirée afin de traiter les réponses, confirmer les participants et intégrer les besoins alimentaires au catering.
Teste chaque présentation avec les ordinateurs portables, projecteurs, écrans, microphones, haut-parleurs et câbles au moins 24 heures à l’avance.
Prépare les badges nominatifs et les dossiers d’information par ordre alphabétique le jour précédent : cela réduit l’attente à l’accueil pendant les 15 premières minutes.
Refroidis les boissons et prépare les en-cas le jour même, puis installe tables, chaises et tables hautes avant l’arrivée des visiteurs ; garde les clés et les accès avec une personne désignée.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée de découverte ?: Envoie-les idéalement 2 à 3 semaines avant l’événement. Laisse ensuite au moins 5 jours pour les inscriptions et les demandes alimentaires avant de confirmer le nombre final au traiteur.
Combien de temps prévoir pour tester le matériel ?: Prévois un test complet au moins 24 heures avant la soirée, puis un contrôle rapide 30 minutes avant l’accueil. Vérifie notamment les projecteurs, les microphones, les haut-parleurs, les câbles HDMI et les rallonges.
Quand préparer les badges nominatifs ?: Prépare-les la veille, après la clôture ou la dernière mise à jour des inscriptions. Trie-les dans l’ordre d’arrivée ou par ordre alphabétique et garde quelques badges vierges pour les changements de dernière minute.
Quand commander le catering pour une soirée de découverte ?: Commande-le dès que le programme et le nombre prévisionnel de participants sont connus, puis confirme les quantités 3 à 5 jours avant. Utilise les inscriptions finales pour vérifier les régimes et allergies signalés.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.