Checklist para una noche de presentación sin imprevistos
Una noche de presentación necesita más que un programa y unas diapositivas. Hay que coordinar aulas, recorrido, inscripciones, preferencias dietéticas, acceso, catering y equipos técnicos para que todo encaje en el mismo horario. Empieza fijando la fecha y el programa, y deja la revisión de presentaciones y la prueba técnica para antes del montaje. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo y a detectar lo que suele quedarse para el último momento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar aulas y espacios
Hacer el plano de la noche
2 personas
Enviar el programa al personal
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar inscripciones
Preparar etiquetas con nombres
2 personas
Recopilar las presentaciones
Revisar las presentaciones
2 personas
Definir la ruta del recorrido
2 personas
Definir actividades por aula
3 personas
Pedir el catering
Comprobar los suministros necesarios
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Gestionar llaves y acceso
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar los paquetes informativos
3 personas
Ordenar etiquetas con nombres
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar el buffet
3 personas
Colocar el material informativo
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Preparar las actividades del aula
6 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Realizar rondas de seguridad
2 personas
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
Dar la briefing a los guías
4 personas
Dar briefing al equipo de actividades
6 personas
Evento
Recibir a los invitados
4 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Repartir etiquetas con nombre
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Presentar la apertura
2 personas
Guiar visitas
6 personas
Atender los puntos de información
8 personas
Guiar las clases de prueba
6 personas
Responder a las preguntas de los padres
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Coordinar el momento de fotos
2 personas
Anunciar el cierre
Despedir a los invitados
4 personas
Seguimiento
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger comida y bebida
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Separar y desechar los residuos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar los locales
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Vaciar la recepción
2 personas
Recoger objetos perdidos
Comprobar puertas y ventanas
2 personas
Devolver las llaves
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Responder las preguntas pendientes
2 personas
Compartir fotos con los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 120
- Mesas altascant. 4
- Percheroscant. 3
- Taburetescant. 12
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasos de técant. 100
- Vasos para aguacant. 120
- Platoscant. 120
- Tenedores de postrecant. 120
- Cucharillascant. 100
- Cubiertos de serviciocant. 12
- Bandejas de servircant. 12
- Jarras de cafécant. 6
- Teterascant. 4
- Jarras de aguacant. 12
- Jarras de lechecant. 6
- Azucareroscant. 6
- Pinzas de servircant. 12
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Neveras portátilescant. 4
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 8
- Portátilescant. 4
- Proyectorescant. 3
- Pantallas de proyeccióncant. 3
- Altavocescant. 2
- Micrófonoscant. 2
- Cables HDMIcant. 4
- Mandos a distancia para presentacionescant. 3
- Cables de cargacant. 6
Decoración
- Globoscant. 100
- Bomba de globoscant. 2
- Guirnaldascant. 12
- Mantelescant. 12
- Arreglos floralescant. 6
- Cartas del menúcant. 12
- Photowall
- Cinta adhesivacant. 6
- Cuerdacant. 3
Catering
- Compras
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chef y de pancant. 8
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Jarras medidorascant. 3
- Contenedores isotérmicoscant. 6
- Termoscant. 8
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Pinzas de cocinacant. 8
- Guantes de hornocant. 4
Limpieza
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Escobascant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Esponjascant. 12
- Guantes de limpiezacant. 8
- Papeleracant. 10
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas de mesacant. 8
Presentación
- Pizarras blancascant. 4
- Pizarras de hojascant. 4
- Papel para rotafoliocant. 8
- Rotuladores fosforescentescant. 24
- Bolígrafoscant. 50
- Carpetas informativascant. 120
- Etiquetas con nombrescant. 140
- Portabadgescant. 120
- Papel de impresión A4cant. 2
- Señales de rutacant. 20
- Pegatinas de flechascant. 40
- Portapapelescant. 12
- Sobrescant. 150
Actividades
- Puzlescant. 6
- Materiales de juegocant. 6
- Kits de manualidadescant. 8
- Delantalescant. 12
- Cintas métricascant. 4
- Pelotascant. 12
Seguridad
- Linternascant. 4
- Cinta de advertenciacant. 2
- Carros de plataformacant. 2
Guardarropa
- Perchascant. 150
- Números para el guardarropacant. 150
- Bolsas para el guardarropacant. 4
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y el plano de la noche antes de abrir las inscripciones. Así puedes indicar en la invitación qué ocurre en cada aula y cuánto dura cada parte del recorrido.
- Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de antelación y fija una fecha límite de inscripción 7 días antes. Usa ese cierre para confirmar asistentes, preferencias dietéticas y etiquetas con nombres.
- Pide las presentaciones al menos 5 días antes y revísalas en los mismos portátiles, proyectores, pantallas, altavoces y cables HDMI que usarás durante la noche. Una prueba completa evita descubrir incompatibilidades al comenzar.
- Confirma el catering y las bebidas entre 3 y 5 días antes, calculando también tazas, vasos, platos, cubiertos, bandejas y jarras. Enfría las bebidas el mismo día y prepara los aperitivos antes de que empiece el montaje.
- Reserva al menos 2 horas para montar mesas, sillas, mesas altas, percheros y taburetes, y comprueba llaves y acceso antes de que llegue el público. Deja cables de carga, regletas y alargadores preparados junto a cada punto técnico.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de presentación?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar fecha, espacios, programa e invitaciones. Deja la confirmación final de asistentes, el catering y la técnica para la última semana.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones?
- Cierra el formulario unos 7 días antes del evento. Ese plazo permite confirmar asistentes, recoger preferencias dietéticas y preparar las etiquetas con nombres y los paquetes informativos.
- ¿Cuándo hay que probar los proyectores y micrófonos?
- Haz una prueba completa entre 2 y 3 días antes y repítela el mismo día, antes de abrir las puertas. Comprueba portátiles, proyectores, pantallas, altavoces, micrófonos, mandos y cables HDMI.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar el espacio?
- Calcula al menos 2 horas para colocar mesas, sillas, mesas altas, percheros y taburetes, preparar las aulas y revisar la ruta del recorrido. Añade 30 minutos si hay varias zonas con equipos técnicos.
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